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Energieverbrauchserfassung im Bundesbereich für das Jahr 2020

Geschäftszahl: 2020-0.845.376
BMBWF - II/16a (Kosten- und Leistungsrechnung für den Bereich Bildung)
RgR Gerhard Kosian
Sachbearbeiter

+43 1 531 20-4237
Minoritenplatz 5, 1010 Wien

Rundschreiben Nr. 3/2021

Verteiler: (siehe Beilage, Erl. II)
Sachgebiet: Schuleinrichtung, -ausstattung, -gebäudebetrieb
Inhalt: Energieverbrauchserfassung im Bundesbereich für das Jahr 2020
Geltung: Kalenderjahr 2021

An alle Dienststellen

Wie in den Vorjahren ist auch für das Kalenderjahr 2020 der Energieverbrauch der Bundesverwaltung zu erheben. Das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort übernimmt die Erfassung und Auswertung des Energieverbrauches im Bundesbereich und stellt diese Tätigkeiten den Ressorts kostenlos als Serviceleistung zur Verfügung.

Um eine moderne Verwaltung (ELAK) zu gewährleisten, werden heuer wieder die Formulare für die Erfassung des Energieverbrauchs im Jahre 2020 mittels E-Mail den zuständigen Sachbearbeiter/innen der Dienststellen übermittelt.

Es müssen nur die hellgrün unterlegten Felder des elektronischen Formulars ausgefüllt werden.

Auf folgende Punkte ist besonders Bedacht zu nehmen:

1. Jede meldende Dienststelle hat das elektronische Formular
(20_Grundz_ObN_Schlkz.xls) des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung zu verwenden.
Abgespeichert wird diese Datei unter folgender Nomenklatur
(bitte unbedingt einhalten):

20 (2-stellig) = bleibt gleich (=aktuelles Erhebungsjahr!) _
Grundz (6-stellig) = Grundzahl der Liegenschaft laut Liegenschaftsdatenbank
des BMDW_
ObN (3-stellig) = Objektnummer des Gebäudes laut Liegenschaftsdatenbank
des BMDW_
Schlkz (6-stellig) = Schulkennzahl des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung,
also zum Beispiel:
20_610037_001_101016.xlsx
(sind etwaige Ziffern nicht vorhanden, wären entsprechend stellige Textkürzel zu verwenden!)

BITTE WEITERS ZU BEACHTEN:

a) Von jeder Dienststelle muss für jedes separate Objekt (zum Beispiel Einmietung, dislozierte Klassenräume, Bauhof, etc.) eine eigene Excel-Datei (gemäß oben angeführter Nomenklatur) ausgefüllt werden, falls eigene Zähler vorhanden sind.

b) In der Excel-Datei müssen in der Spalte "Jahreskosten" die Jahreskosten in (auf „Einer-Stelle“ gerundet, inkl. USt.) pro Energieträger angegeben werden (zum Beispiel: Fernwärme 180 MWh .......... € 10.052,-).

c) verbindliche Vorgangsweise bzw. TERMINPLAN für eine effiziente EDV-Erfassung:

  • Erhalt der Excel-Datei Anfang des Jahres 2021
  • Anschließende Aussendung der Excel-Datei an evtl. nachgeordnete Dienststellen (Dislozierungen, Einmietungen etc.)
  • Bis 5. März 2021 müssen die Excel-Dateien an die Hauptdienststelle von den nachgeordneten Dienststellen zurückgesandt werden.
  • Kontrolle durch die Hauptdienststelle auf Vollständigkeit (Kubatur, Verbrauch, KOSTEN, ev. Mehr- Minderverbrauch)
    • Falls nicht, sind Urgenzen sofort telefonisch durchzuführen!
    • Sammlung aller Excel-Dateien und Gesamtübermittlung mittels .zip-File
      (zum Beispiel: „20_610037_001_101016.zip“)
  • bis spätestens 31. März 2021 an die jeweiligen Energieberater des Bundes.
    • Überprüfung der Daten auf Plausibilität (elektronische Unterschrift!)
    • evtl. telefonische Rückfragen bei der Hauptdienststelle (die betroffenen Hauptdienststellen werden bei der Aufklärung ersucht, unbürokratisch mitzuwirken, um die straffe Termingestaltung einhalten zu können. Nur so kann eine rasche Energiekostenbudgetierung gewährleistet werden).
      Rückübermittlung der Excel-Dateien (mittels .zip-File) durch die Energieberater des Bundes an die Hauptdienststelle.
  • Bis spätestens 28. Mai 2021 werden dann die Daten als Serviceleistung von den Energieberatern des Bundes erfasst (eGISY) und nach einer Zusammenfassung durch das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung elektronisch zur Verfügung gestellt.

d) Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung dienen diese Informationen als Hilfestellung für eine rationelle Energiebewirtschaftung und bilden eine Grundlage für die finanzielle Mittelzuteilung einer möglichst autonomen Bewirtschaftung.

2. Die Excel-Dateien (mittels .zip-File) sind dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, Abteilung II/16a, z.H. Herrn ADir. RgR Gerhard Kosian, nach Prüfung durch die Energieberater des Bundes, bis spätestens 28. Mai 2021, mittels E-Mail () zu übermitteln.

3. Berichtsperiode ist ausnahmslos das Kalenderjahr 2020.

4. Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung kommt für Schulen die Abteilung 80 für die betriebssystematische Zuordnung in Frage.

5. Anmerkungen zum elektronischen Erhebungsformular:

a.) Die Kosten wären in Euro zu erfassen.

b.) Vor allem bei Bundesschulzentren bzw. Aufteilung der Dienststelle auf mehrere Objekte wäre der vereinbarte Aufteilungsschlüssel für das Jahr 2020 im Formular einzutragen, wenn die betroffenen Dienststellen nicht mittels eigenem Formular erfasst werden.

c.) Im Feld „Auskünfte erteilt“ wäre auch die E-Mail-Adresse des/r Bearbeiters/in anzuführen.

6. Das Gesamtausmaß des umbauten Raumes (Kubatur) per 31. Dezember 2019 bzw. 31. Dezember 2020 ist unbedingt anzugeben. Fehlende Kubaturdaten sollten erhoben und ergänzt werden.

7. Beim Ausfüllen der Formblätter ist auf die beim jeweiligen Energieträger angeführte Menge bzw. Einheit Bedacht zu nehmen. Es sind keine Kommastellen anzugeben.

Änderungen gegenüber dem Vorjahr (+/-20%) sind detailliert anzugeben (z. B. Umstellung von Ölbeheizung auf Fernwärme, Nichtverwendung von Werkstätten wegen Umbaus, etc.).

8. Name, Adresse, Fernsprechnummer und E-Mail-Adresse des/r Sachbearbeiters/in sind anzuführen. Grundsätzlich hat jede Dienststelle, die die Bezahlung der Energierechnung vornimmt, die Meldung zu erstatten. In die Meldung nicht einzubeziehen sind vorschussweise für andere Bundesdienststellen vollzogene Rechnungen. Meldepflichtig ist hier die bevorschusste Dienststelle. Wenn von Dienststellen keine Meldungen vorzunehmen sind, da diese bereits bei anderen Meldungen einbezogen sind, ist eine Leermeldung unbedingt erforderlich und auf diesen Umstand hinzuweisen.

9. Bei angemieteten Räumlichkeiten ist der anteilige Energieverbrauch zu melden.

10. Die unter Punkt 1.c) vorgenommenen Terminfestlegungen sind von der Dienststelle verbindlich einzuhalten.

Nur durch eine qualitativ hochstehende statistische Meldungspraxis kann eine rasche Energieausgabenbudgetierung gewährleistet werden.

Das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort ersucht, sowohl im Sinne der von der EU stärker geforderten Energieverbrauchsdaten (CO2-Emissionen), als auch im Sinne des Bundes-Energieeffizienzgesetzes (EEffG) § 14 Abs. 4, Ziff. 4 und Abs. 6, Ziff. 1, um gründliche und Ressort umfassende Verbrauchsmeldungen.

Dafür wäre eine monatliche Energiebuchhaltung, wie sie schon bei etlichen Dienststellen praktiziert wird, mittelfristig anzustreben, längerfristig jedenfalls erforderlich. Jene Dienststelle, die noch keine Energiebuchhaltung führt, sollte Kontakt mit ihrem jeweiligen Energieberater des Bundes aufnehmen.

Weiteres wird ersucht, jene Dienststellen, die eine Energiekostenabrechnung von Dritten (z. B. BIG) erhalten, darauf hinzuweisen, dass es im Sinne einer effizienten Überprüfung unbedingt notwendig ist, von den Rechnungslegern die im Abrechnungsjahr verbrauchten Energiemengen einzufordern.

Wien, 11. Jänner 2021

Für den Bundesminister:
Dr. Helmut Moser

Beilagen

Zugeordnete/s Sachgebiet/e

Schulerrichtung, -einrichtung, -ausstattung, -gebäudebetrieb