Leistungen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen Vertragsmuster (Stand: Mai 2018)

Außer Kraft getreten und ersetzt durch den Erlass "Vertragsmuster für Leistungen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen" (Geschäftszahl: 2022-0.643.184)

BMBWF-14.400/0003-Präs/A/2018
Sachbearbeiter/in:
MinR Franz Friedrich
Leiter Gruppe Präs/A
T +43 1 53120-4611
F +43 1 53120-814611

Rundschreiben Nr. 17/2018 (BMBWF)

Verteiler: VII-N
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Vertragsmuster für Leistungen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen (Stand: Mai 2018)
Geltung: unbefristet

An alle LSR/SSR für Wien

Mit dem vorliegenden Rundschreiben stellt das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung ein aktualisiertes Muster für den allenfalls erforderlichen Abschluss von Werkverträgen (Dienstleistungsverträgen) in Belangen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen zur Verfügung.

1. Anwendungsbereich

1.1 Bundesschulen im Sinne dieses Rundschreibens sind alle Schulen und Bildungsanstalten, für welche die Schulerhalterschaft dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung zuzurechnen ist, einschließlich der Pädagogischen Hochschulen des Bundes.

1.2 Das Vertragsmuster stellt eine Empfehlung dar. Es wurde ausschließlich für Leistungen in Belangen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen entwickelt, welche im Sinne des Erlasses BMBF-GZ 16.700/0008-II/2e/2014 vom 27. August 2014 im Rahmen von Werkverträgen (Dienstleistungsverträgen) bezogen werden sollen.

Die mit dem Erlass BMBF-GZ 16.700/0008-II/2e/2014 für die IT-Betreuung sowie die Abgeltung von Leistungen im IT-System- und IT-Sicherheitsmanagement getroffenen Regelungen bleiben von diesem Rundschreiben sowie von diesem Vertragsmuster ausdrücklich unberührt.

1.3 Das Vertragsmuster soll den Abschluss künftig bzw. neu abzuschließender Werkverträge in Belangen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen unterstützen. Die Kündigung bestehender Verträge und deren Neuerrichtung aus Anlass des vorliegenden Rundschreibens sind nicht erforderlich.

2. Zum Vertragsabschluss

2.1 Hinsichtlich der geltenden Ermächtigung sowie der näheren Voraussetzungen zum Abschluss von Verträgen im Bundesschulbereich wird auf das BMBF-Rundschreiben Nr. 18/2015 verwiesen.

2.2 Bei der Vergabe der Leistungen in Belangen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements an Bundesschulen sind die geltenden haushalts-, vergabe- und beschaffungsrechtlichen Vorschriften und – sofern Leistungen an Bundesbedienstete beauftragt werden – die einschlägigen dienst-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Insbesondere ist vor Vergabe der Leistungen zu klären, ob die benötigten Dienstleistungen nicht über aufrechte, von der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) abgeschlossene Verträge zu beziehen sind.

2.3 Die Vergabe der Leistungen hat ausschließlich an befugte, leistungsfähige und zuverlässige Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmer zu erfolgen. Im Zweifelsfall ist von Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmern der Nachweis über das Vorliegen ihrer bzw. seiner Befugnis zu fordern.

2.4 Weitere Informationen zur Einhaltung der vergabe- und beschaffungsrechtlichen Vorschriften stehen im Wege des jährlichen Rundschreibens Nr. 2 des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung zur Verfügung.

3. Zum beigefügten Vertragsmuster

3.1 Für den Eintrag der von den Vertragsparteien zu ergänzenden Daten (bzw. zum Ankreuzen der bei den Punkten 2.1 und 5.2 zutreffenden Fälle) sind jeweils die im Vertragsmuster grau einmarkierten Felder vorgesehen.

3.2 Die Festlegung des Vertragsgegenstandes (Abschnitt 2 des Vertragsmusters) hat sich grundsätzlich auf die beim Abschnitt A.III des Erlasses BMBF-GZ 16.700/0008-II/2e/2014 angeführten Leistungen in Belangen des IT-System- und IT-Sicherheitsmanagements zu beschränken.

3.3 Ausgangspunkt sowie Grundlage der im Vertragsmuster enthaltenen Bestimmungen sind der schon zitierte Erlass BMBF-GZ 16.700/0008-II/2e/2014 sowie die diesem Rundschreiben ebenfalls beigefügten „Allgemeinen Vertragsbedingungen des Bundes für IT-Leistungen Hardware (AVB-IT/HW)“, Version 2015. Sie sollen einen integrierenden Vertragsbestandteil bilden und wären daher den auf Basis des Vertragsmusters errichteten Verträgen beizufügen.

Im Interesse der Kohärenz der im Vertragsmuster getroffenen Regelungen wird empfohlen, etwaige von den „Allgemeinen Vertragsbedingungen des Bundes für IT-Leistungen Hardware (AVB-IT/HW)“, Version 2015 abweichende bzw. ergänzende schul- bzw. standortspezifische Vereinbarungen ausschließlich bei den Punkten 2.2, 2.3, 2.9 und 8 des Vertragsmusters zu treffen.

3.4 Im Vertragsmuster ist die neue datenschutzrechtliche Rechtslage berücksichtigt. In den allgemein gehaltenen Punkten 2.10, 2.11 und 2.12 des Vertragsmusters wird auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwiesen.

Sofern Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmer im Zuge der an sie beauftragten Leistungen personenbezogene (SchülerInnen-)Daten als Dienstleister verarbeiten, sollte mit der Auftragnehmerin bzw. mit dem Auftragnehmer in Ergänzung zum Vertrag eine sogenannte Auftragsverarbeiter-Vereinbarung geschlossen werden:

Vgl. dazu Download: https://www.bmb.gv.at/service/datenschutzvereinbarung.html

3.5 Sofern Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmern für die Erbringung der an sie beauftragten Leistungen Benutzerkennungen und Passwörter für IT-Systeme der Schule zur Verfügung gestellt werden sollen, ist mit der Auftragnehmerin oder dem Auftragnehmer zusätzlich die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen für Schulen zu vereinbaren:

Vgl. dazu Unterlage zum Download: http://pubshop.bmbf.gv.at/detail.aspx?id=646

4. Hinweis zum Außerkrafttreten von Bestimmungen

Das Rundschreiben Nr. 19/2017 des Bundesministeriums für Bildung, GZ 14.400/0002-Präs.B/2017 vom 18. September tritt außer Kraft.

Wien, 30. Mai 2018

Für den Bundesminister:
SektChefin Dr. Iris Rauskala