Controllingkonzept (Budgetcontrolling) für die Untergliederung 30

Außer Kraft getreten und ersetzt durch den Erlass "Controllingkonzept (Budgetcontrolling) für die Untergliederung 30, Ausgabe November 2022" (Geschäftszahl: 2022‐0.817.143)

Geschäftszahl: 2021-0.409.373
BMBWF - Präs/2 (Koordination Budgetangelegenheiten Bildung (UG 30))
MinR Franz Friedrich
Leiter Präs/2

T +43 1 53120-4611
Minoritenplatz 5, 1010 Wien

Rundschreiben Nr. 1/2021 (BMBWF)

Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Grundsätze, Organisation und Durchführung des Budgetcontrollings für den Bereich der Untergliederung 30 (Bildung)
Geltung: Unbefristet

An alle Bildungsdirektionen, nachgeordnete Dienststellen UG UG 30, Sektions- und Gruppenleiter/innen im Hause

Gemäß § 66 Abs. 1 BHG 2013 ist zur Erreichung der Ziele der Haushaltsführung, der Einhaltung des jeweiligen Bundesfinanzrahmengesetzes und des Bundesvoranschlages ein Budgetcontrolling einzurichten und durchzuführen, welches die Steuerung der Mittelverwendungen unterstützt.

Ziele und Aufgaben des Controllings, seine Organisation und Durchführung, sowie das dazugehörige Berichtswesen werden durch die Controllingverordnung 2013, BGBl. II Nr. 500/2012 näher geregelt. Gemäß § 9 der Controllingverordnung 2013 hat jedes Haushaltsleitende Organ für seinen Wirkungsbereich ein Konzept für das Budgetcontrolling zu erstellen und die Umsetzung anzuordnen.

Mit dem vorliegenden Rundschreiben wird ein aktualisiertes Konzept für das Budgetcontrolling für die Untergliederung 30 im Sinne des § 9 Controllingverordnung 2013 in Geltung gesetzt. Die aus dem Konzept ersichtlichen Grundsätze und Regelungen für die Organisation und Durchführung des Budgetcontrollings sind im Bereich der Untergliederung 30 integrierender Bestandteil der Haushaltsführung an allen Dienststellen des Bildungsressorts.

Mit dem aktualisierten Controllingkonzept werden die bisherigen Gepflogenheiten sowie die im jährlichen Rundschreiben Nr. 2 des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung verfügte Durchführung des Budgetcontrollings fortgeschrieben. Die Änderungen gegenüber dem bisher geltenden Controllingkonzept vom Jänner 2019 erschöpfen sich insbesondere in redaktionellen Anpassungen infolge organisatorischer Veränderungen. Darüber hinaus waren in das Controllingkonzept einschlägige Regelungen für die zwischenzeitlich neu eingerichteten Detailbudgets 30.01.08 (Institut für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen), 30.01.09 (Steuerung Elementarpädagogik) und 30.01.10 (Digitale Schule) aufzunehmen.

Zusammenfassend gilt:

1. Controllingverständnis

Allgemein versteht das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung unter Controlling eine Führungs- und Managementaufgabe, die eine systematische, faktenbasierte sowie ziel- und ergebnisorientierte Steuerung der Organisation anstrebt. Durch ein diesen Grundsätzen entsprechendes aktives Steuern soll den einzelnen Führungsebenen Unterstützung bei ihren Entscheidungen geboten und ermöglicht werden, die Ergebnisse der getroffenen Entscheidungen in die Arbeitsprozesse einfließen zu lassen.

In Konsequenz dieses Controllingverständnisses ist die Wahrnehmung des Budgetcontrollings für die Untergliederung 30 allerdings nicht bloß auf die Organe der Haushaltsführung beschränkt, sondern bedingt die Einbeziehung der Führungskräfte bzw. Handelnden auf allen Planungs- und Steuerungsebenen des Ressorts – sowohl an der Zentralleitung, als auch an den ihr nachgeordneten Dienststellen.

In Belangen des Budgetcontrollings wird dabei von einem erweiterten Verständnis des Begriffes „Führungskraft“ ausgegangen. Er umfasst nicht nur Organe bzw. Personen, welchen in organisatorischer Hinsicht Leitungsfunktionen zukommen, sondern auch Organe bzw. Personen, denen vorübergehend projektbezogen Führungsaufgaben übertragen sind. Nach diesem Verständnis am Budgetcontrolling Beteiligte sind neben den Organen der Haushaltsführung daher alle anordnenden Organe, alle sonstigen mit der Bewirtschaftung budgetärer Ressourcen befassten Organe sowie alle mit der Planung und Durchführung von Vorhaben befassten Organe des Bildungsressorts (siehe dazu Punkt 3.2 des Controllingkonzepts).

2. Controllingverantwortliche

Wenngleich die Aufgaben des Budgetcontrollings von den Führungskräften bzw. Handelnden auf allen Steuerungsebenen des Bildungsressorts wahrzunehmen sind, bleibt die Verantwortung für die Durchführung des Budgetcontrollings in prozessualer Hinsicht den Leiterinnen oder Leitern der sachlich zuständigen Organisationseinheiten der Zentralleitung bzw. den Leiterinnen und Leitern der ihr nachgeordneten Dienststellen übertragen (siehe dazu Abschnitt 4 des Controllingkonzepts).

Eine Übersicht über diese Verantwortungen und Zuständigkeiten bietet insbesondere der Anhang B zum Controllingkonzept.

3. Controllingberichte

Wesentliches Instrument des Budgetcontrollings der Untergliederung 30 sind Controllingberichte. Zeichnen sich im Budgetvollzug beispielsweise für Investitionen oder den Sachaufwand Abweichungen von den Planungswerten (Soll-Werten, siehe dazu Punkt 2.6.4 des Controllingkonzepts) ab und muss befürchtet werden, dass mit den zur Verfügung stehenden Budgetmitteln bis zum Ende des Finanzjahres nicht das Auslangen gefunden werden kann, sind für die betroffene Gebarung die bei den Punkten 6.2.2 bzw. 6.2.3 bzw. 6.2.4 des Controllingkonzepts angeführten Aufgaben wahrzunehmen und ist ein Controllingbericht zu erstatten.
Form und Inhalt solcher Controllingberichte, ihre Einreichung und Adressaten sind im Punkt 5.2 des Controllingkonzepts näher beschrieben. Mündliche oder schriftliche Mitteilungen, welche sich in der bloßen Feststellung der Abweichung bzw. Nichteinhaltung von Soll-Werten (Planungswerten) erschöpfen oder Mitteilungen, die lediglich Anträge auf zur Verfügungstellung zusätzlicher Budgetmittel zum Gegenstand haben, stellen ausdrücklich keine Controllingberichte im Sinne des Controllingkonzepts dar.

4. Laufende Controllingmeldungen

Laufende Controllingmeldungen sind lediglich für die Gebarung betreffend das Bundespersonal, die Gebarung der Transfers betreffend die Landeslehrerinnen und Landeslehrer, sowie die Gebarung der Lehrbeauftragungen an den Pädagogischen Hochschulen vorgesehen (siehe dazu die Punkte 5.2.6 und 6.2.1 bzw. 6.2.5 des Controllingkonzepts).

5. Budgetcontrolling der Bildungsdirektionen

Im Wirkungsbereich der Bildungsdirektionen erstrecken sich die im Controllingkonzept getroffenen Regelungen lediglich auf Angelegenheiten der Bundesvollziehung.

Hinsichtlich der Durchführung des Budgetcontrollings in Belangen der Investitionen und des Sachaufwandes der Bildungsdirektionen wird insbesondere auf die Punkte 5.2.5.2 und 6.2.3 des Controllingkonzeptes hingewiesen.

6. Hinweis zum Außerkrafttreten von Bestimmungen

Dieses Rundschreiben ersetzt das Rundschreiben Nr. 1/2019, GZ 14.300/0007-Präs/2/2019 des seinerzeitigen Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung vom 3. Jänner 2019, welches außer Kraft tritt.

Wien, 4. Juli 2021

Für den Bundesminister: Mag. Martin Netzer, MBA