Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2022/23

2022-0.632.849
BMBWF - III/4 (Bildungsstatistik und -monitoring)
Josef Steiner
Sachbearbeiter

+43 1 531 20-2811
Minoritenplatz 5, 1010 Wien

Rundschreiben Nr. 22/2022 (BMBWF)

Titel: BilDok: Rundschreiben Nr. 22/2022. Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2022/23
Rundschreiben Nr.: 22/2022
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Verteilerkreis: alle österreichischen Schulen
Personenkreis: Direktor/innen
Geltung: Schuljahr 2022/23
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BGBl. I Nr. 20/2021 idgF.) in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung 2021 (BGBl. II Nr. 268/2021 idgF.)
Kernaussagen/Ziele: Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen SchülerInnendaten-Erhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Wien, 28.09.2022
Zeitliche Priorisierung: Das Rundschreiben muss innerhalb von 24 Stunden nach Einlangen von den Bildungsdirektionen an die Schulen übermittelt werden.
Veröffentlichende Stelle: BMBWF

Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) informiert hiermit über die Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schülerinnen- und Schülerdaten-Erhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation.

1. Grundsatz:

Alle öffentlichen und privaten Schulen (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) werden gebeten, die jährliche Schülerinnen- und Schülerdatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation gemäß § 7 Abs. 4 Bildungsdokumentationsgesetz 2020 durchzuführen.

Die Schülerinnen- und Schülerdaten sind direkt an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria) zu melden.

2. Stichtage und Meldetermine:

Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 4 der Bildungsdokumentations­verordnung 2021, die Dateneinbringungstermine (Meldetermine) sind im § 5 dieser Verordnung festgelegt.

Die erforderlichen Datenmeldungen umfassen den Schulerfolg im Schuljahr 2021/22 bzw. Sommersemester 2022, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2022/23 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen Schülerinnen- und Schülerstammdaten. Die Datenmeldungen sollen per letztem zutreffenden Stichtag gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria übermittelt werden:

Anm. *): Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle Schüler/innen, Studierenden bzw. Prüfungskandidat/inn/en (inkl. Externist/inn/en), die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schule erforderlich sind.

Hinweise betreffend "neue Oberstufe" und "semestrierte Oberstufe":

Die Datenmeldung zur Bildungsdokumentation erfolgt für die Schulformen der "neuen Oberstufe" und der "semestrierten Oberstufe" weiterhin jährlich und nicht pro Semester (weil es sich dabei nicht um „organisatorisch in Semester gegliederte Bildungsgänge“ handelt – d.h. die Frage des Aufsteigens und Wiederholens sich weiterhin nur am Ende des Unterrichtsjahres stellt und nicht auch im Halbjahr).
Das Attribut „semester“ ist demnach weiterhin mit „g“ zu signieren, die Klassenbezeichnung folgt weiterhin den bisherigen Bezeichnungen für Klassen/Jahrgänge und das Attribut „organisation“ ist bei diesen Schulformen in allen Schulstufen mit „o“ bzw. "p" zu belegen.

Meldungen mittels Papierformularen:

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wird um eine möglichst rasche Übermittlung bereits vor den angegebenen Meldeterminen gebeten, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

3. Meldevarianten:

Die Übermittlung der Schülerinnen- und Schülerdaten soll grundsätzlich in elektronischer Form erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen möglich.

3.1 Elektronische Datenübermittlung:

Gemäß § 5 der Bildungsdokumentationsverordnung 2021 wird um die Schülerinnen- und Schülerdaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 gebeten, d.h. in Form einer genormten XML-Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen wird mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Damit ist für alle Schulen, denen ein üblicher PC-Arbeitsplatz mit Internetanschluss und ein entsprechendes Schülerverwaltungsprogramm zur Verfügung stehen, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer elektronischen Schülerinnen- und Schülerdatenmeldung gegeben.

Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse . Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Abfrage des eigenen BilDok-Meldestands zur Verfügung.

Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung über das Portal Austria erhält die Schule standardmäßig am Bildschirm eine Übermittlungsbestätigung, bei der ganz oben in grüner Schrift "Die XML-Datei wurde von Statistik Austria übernommen" angeführt ist. Zusätzlich sind auf dieser Übermittlungs­bestätigung eine Übersicht zu den übermittelten Klassen und auch das Ergebnis der Datenprüfung ausgewiesen.

Diese Übermittlungsbestätigung ist – im Gegensatz zu allfälligen programm­spezifischen Datenexportübersichten – der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungs­bestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.

Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit, die validierte XML-Datei mittels Datenträger (CD-ROM) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich die Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich die Meldung bezieht, zu beschriften.

Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird ebenfalls bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:

Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Wir bitten um Verständnis, dass Einsendungen per E-Mail nur in Ausnahmefällen nach Absprache mit Statistik Austria akzeptiert werden können, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders bzw. der Absenderin zumeist nicht gesichert überprüfbar ist.

3.2 Online-Datenüberprüfung:

Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte Benutzerinnen und Benutzer auf http://www.portal.at bzw. http://bildung.portal.at (für Bundesbedienstete) sollen prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an Statistik Austria übermittelt werden, da die bei dieser Überprüfung ggf. ausgewiesenen Datenfehler einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank verhindern können.

Eine Online-Prüfmöglichkeit wurde überwiegend (z.B. bei Sokrates-Bund bzw. Sokrates-Web) bereits in die Programme eingebunden. Im Rahmen der Online-Datenprüfung besteht auch die Möglichkeit, zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung abzurufen.

3.3 Datenmeldung mittels Papierformularen:

Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Datenübermittlung nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist im Falle einer Papierdatenmeldung zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) entweder auf der von Statistik Austria bereitgestellten Informationsseite unter der Internetadresse
https://www.statistik.at/ueber-uns/erhebungen/bildungs-kultur-forschungs-und-gesundheitseinrichtungen/schulstatistik/schulstatistik-oeffentliche-schulen (siehe auch Pkt. 4) herunter geladen oder auch bei der BilDok-Hotline angefordert werden kann.

Für die Meldung der einzelnen Schülerinnen- und Schülerdaten selbst sind die zentral aufgelegten Formulare "Schülerblatt zur Schulstatistik" zu verwenden, die bei Bedarf nur via Hotline angefordert werden können. Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können leider nicht akzeptiert werden, da diese nicht maschinenlesbar und daher zur Weiterverarbeitung bei Statistik Austria unbrauchbar sind.
Es ist daher sehr wichtig, dass nur die an den aktuellen Erhebungsumfang angepassten Formulare verwendet werden (erkennbar am rechts oben angebrachten Hinweis "gültig ab Erhebungsjahr 2021/22").

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("Erläuterungen Schüler:innendatenmeldung (.pdf)") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleit­schreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt soll bitte ebenfalls direkt an Statistik Austria erfolgen.

Diese Postsendungen sind daher wie folgt zu adressieren:

Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante soll spezielle Vorsorge getroffen werden, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten Schülerinnen und Schülern wieder korrekt zuzuordnen. Es sind daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die Schülerinnen und Schüler an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:

Den Schulen und Schulbehörden steht bei inhaltlichen und erhebungstechnischen Fragen die BilDok-Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 71128 - 8444 erreichbar ist.

Mit programmtechnischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Supportstellen der benutzten Schülerverwaltungsprogramme.

Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z.B. gesperrte User/innen-Kennungen oder Passwortverlust) ist von Bundeslehrer/inne/n bitte der/die Portal-Administrator/in an der eigenen Schule, von den anderen Portal-Benutzer/inne/n der ServiceDesk im Bundesrechenzentrum (E-Mail: bzw. Tel. 01/71123-884422, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.

Änderungen von schulspezifischen Portal Austria-Kennungen für die Durchführung der BilDok-Schüler/innen-Datenmeldung (z.B. bei Schulleiter/innen- oder Administrator/inn/en-Wechsel) können mit Angabe der betreffenden Schulkennzahl seitens der Schulleitung per E-Mail an die Adresse angefordert werden.

Im Internet stellt Statistik Austria für die öffentlichen Schulen unter http://www.statistik.at > Erhebungen (in der Kopfzeile der Webseite) > Erhebungen A-Z à S > "Schulstatistik – Öffentliche Schulen" eine Informationsseite zur Verfügung. Der Direktlink auf diese Seite lautet:
https://www.statistik.at/ueber-uns/erhebungen/bildungs-kultur-forschungs-und-gesundheitseinrichtungen/schulstatistik/schulstatistik-oeffentliche-schulen.

Für Privatschulen steht eine spezielle Internetseite der Statistik Austria unter http://www.statistik.at > Fragebögen > Bildungseinrichtungen > Schulstatistik > Privatschulen gemäß Privatschulgesetz (PS) zur Verfügung.
Der Direktlink auf die Seite für Privatschulen lautet:
https://www.statistik.at/ueber-uns/erhebungen/bildungs-kultur-forschungs-und-gesundheitseinrichtungen/schulstatistik/schulstatistik-privatschulen.

5. Ausführungen zum Datenschutz:

Das Grundrecht auf Datenschutz (Verfassungsbestimmung § 1 DSG 2000) bewirkt einen Anspruch auf Geheimhaltung personenbezogener Daten, sofern ein schutzwürdiges Geheimhaltungsinteresse (an bestimmten personenbezogenen Daten) besteht. Darunter sind vor allem der Schutz der/des Betroffenen vor Ermittlung ihrer/seiner Daten und der Schutz vor der Weitergabe der über sie/ihn ermittelten Daten zu verstehen. Es ist daher aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt, insbesondere Daten, die für Zwecke der Bildungsdokumentation erhoben werden, für andere Zwecke zu verwenden, etwa an Privatunternehmen zu übermitteln.

Dieses Grundrecht gilt jedoch nicht absolut, sondern darf durch bestimmte, zulässige Eingriffe beschränkt werden. Wird ein Eingriff zugunsten der „Interessen anderer“ durch ein hoheitlich handelndes staatliches Organ vorgenommen, bedarf es hierzu einer besonderen gesetzlichen Grundlage (im vorliegenden Fall das BilDokG 2020). Daher ist es auch zur Einhaltung des Grundrechts auf Datenschutz erforderlich, dass das BilDokG 2020, die Bildungsdokumentationsverordnung 2021, die IKT-Schulverordnung und die hier vorliegenden Richtlinien genaue Beachtung finden.

Das BilDokG 2020 sieht im § 4 Abs. 7 auch eine Löschungsverpflichtung verschiedener Daten, insbesondere der Sozialversicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung, und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungs­dokumentation (§ 1 BilDokG 2020 in Verbindung mit Artikel 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) vor. Weiters ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Datensicherheits­maßnahmen eingehalten werden (IKT-Schulverordnung, BGBl. II Nr. 382/2021, in Verbindung mit § 4 Abs. 3 Z 1 BilDokG 2020).
Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen an der Bildungseinrichtung trägt der Leiter/die Leiterin der Bildungseinrichtung.

Wien, 28. September 2022

Für den Bundesminister:
Dr. Mark Nèmet