Umgang mit sozialen Medien und elektronischer Kommunikation im schulischen Bereich

143.05/0022-allg/2019

BD Tirol / Abt. Präs/3-Recht
Mag. Clemens Rainer
Mag. Alexandra Kuen
SachbearbeiterIn
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Heiliggeiststraße 7, 6020 Innsbruck

Rundschreiben Nr. 2019-03 (BD T)

Titel: Umgang mit sozialen Medien und elektronischer Kommunikation im schulischen Bereich
Rundschreiben Nr.: 2019-03
Sachgebiet: Rechtliche Angelegenheiten, Schulrecht
Verteilerkreis: alle Tiroler Schulen
Personenkreis: Direktor/innen
Geltung: unbefristet
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Innsbruck, 15.04.2019
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion Tirol

• Umgang mit Gruppenchats, insbesondere mit WhatsApp, in der Kommunikation zwischen Eltern, Schülerinnen, Schülern sowie Lehrerinnen und Lehrern

Grundsätzlich ist die Kommunikation zwischen Lehrerinnen, Lehrern und Eltern sowiezwischen Lehrerinnen, Lehrern, Schülerinnen und Schülern im schulischen Bereich wichtig und im Schulunterrichtsgesetz auch rechtlich vorgesehen. Die Verwendung von Messenger- Diensten wie z. B. WhatsApp bzw. die Einrichtung von Gruppenchats anderer sozialer Medien ist für die dienstliche Kommunikation mit Schülerinnen, Schülern und Eltern aus mehreren Gründen nicht zulässig.

Im Falle von WhatsApp werden personenbezogene Daten an das US-Unternehmen Facebook übermittelt. Dabei werden regelmäßig die Kontaktdaten des Adressbuches mit Telefonnummern von Personen, die der Verwendung ihrer Daten nicht zugestimmt haben, an Facebook weitergegeben.
Darüber hinaus kann keine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitervereinbarung mit dem hinter WhatsApp stehenden Unternehmen abgeschlossen werden, weil sich der Sitz des Unternehmens außerhalb der Europäischen Union befindet. Auftragsverarbeitervereinbarungen sind Verträge mit Dienstleistern, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben.
Darin sind Themen wie Vertraulichkeit, Datenschutz, Weisungsrecht etc. geregelt.

Für Unterrichtszwecke und für die Schulverwaltung findet man mit den angebotenen und zur Verfügung gestellten Anwendungen (z. B. Lernmanagementsystem, elektronisches Klassenbuch, Schülerverwaltungsprogramm Sokrates, Schüler-E-Mail im TSN, Kommunikationssystem ISO.web für mittlere und höhere Schulen) das Auslangen. Mögliche datenschutzrechtlich konforme Alternativen für Messenger-Dienste, die zudem auf den Schulbereich ausgerichtet sind, stellen Anwendungen wie „InfoSMS“, „SchoolUpdate“, „Microsoft Teams“ oder „SchoolFox“ dar und können daher zur elektronischen Kommunikation zwischen den Schulpartnern genutzt werden. Mit den Anbietern dieser Anwendungen sind zum Teil bereits gültige Auftragsverarbeitervereinbarungen abgeschlossen worden.

• Elektronische Kommunikation mit der Bildungsdirektion für Tirol

Da sich offenbar noch nicht alle Lehrpersonen an die geltende Regelung bezüglich der elektronischen Kommunikation halten, wird diese noch einmal ausdrücklich in Erinnerung gerufen und die Schulleitungen werden angewiesen, diese Regelung (erneut) allen Kolleginnen und Kollegen nachweislich zur Kenntnis zu bringen. Insbesondere sind die Lehrpersonen auch anzuhalten, die über die dienstliche E-Mail-Adresse einlangenden Nachrichten regelmäßig abzurufen. Die Bildungsdirektion für Tirol behält sich vor, diesbezüglich stichprobenweise Überprüfungen vorzunehmen.

Die elektronische Kommunikation zwischen Dienstbehörde und Lehrpersonen (in beide Richtungen) hat ausschließlich über die dienstliche E-Mail-Adresse zu erfolgen.

Für Bundeslehrerinnen und -lehrer gelten die bildung.gv.at-Adresse und die TSN-Adresse als dienstliche E-Mail-Adressen. Diese Regelung war bereits durch das Schreiben des damaligen Landesschulrates für Tirol vom 4. April 2018, GZ 100.92/0032-allg/2018, bzw. das Rundschreiben Nr. 4/2018 des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung getroffen worden.

Für Landeslehrerinnen und -lehrer gelten weiterhin die E-Mail Adressen des TSN (Tiroler Schulnetzwerk) als dienstliche E-Mail-Adressen.

Die dienstlichen E-Mail-Adressen werden auf datenschutzkonformer und zertifizierter Infrastruktur, die die aktuellen Sicherheitsanforderungen erfüllt, betrieben. Daher ist die Verwendung der dienstlichen E-Mail-Adressen aus Gründen der Sicherheit von Informationen und Feststellbarkeit der Identität sowie aus datenschutzrechtlichen Gründen notwendig.

• Webauftritt der Schule

Die Bildungsdirektion für Tirol weist darauf hin, dass der Webauftritt nach außen nur über die Schul-Website erfolgen sollte. Die Bildungsdirektion empfiehlt die Website-Lösung des TSN (TSNweb), die seit Feber 2019 allen Schulen zur Verfügung steht, zu nutzen, da diese auf zertifizierten Servern des Landes Tirol betrieben wird und die aktuellen Sicherheitsstandards erfüllt. Von Schulauftritten auf sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram, YouTube, Twitter etc. ist aus datenschutz- sowie lizenzrechtlichen Gründen dringend abzuraten. Die Sicherheit personenbezogener Daten ist nämlich bei Verwendung der genannten Medien nicht gewährleistet. Darüber hinaus wurden mit den Unternehmen, die diese Medien betreiben, keine Auftragsverarbeitervereinbarungen abgeschlossen. Für schulische bzw. dienstliche Zwecke sind derartige Medien daher ungeeignet.

Bei der Verwendung personenbezogener Daten auf der Schul-Website (z. B. Schülerinnen-, Schüler- und Klassenfotos) bedarf es neben urheberrechtlichen Überlegungen jedenfalls der Einwilligung der Erziehungsberechtigten bzw. der Schülerinnen und Schüler selbst, wenn diese bereits das 14. Lebensjahr vollendet haben. In diesem Zusammenhang wird auf die Informationsschreiben des damaligen Landesschulrates für Tirol vom 6. September 2018, GZ 90.14/0341-allg/2018, sowie der damaligen Abteilung Bildung vom 5. September 2018, IVa-9611/29-2018, samt den damit übermittelten Mustern für die Einwilligungserklärungen verwiesen werden.

Im Übrigen wird auch auf die „Empfehlungen zur Nutzung digitaler Technologie an Schulstandorten“ des Bildungsministeriums vom 13. November 2018 verwiesen, die unter
https://bildung.bmbwf.gv.at/schulen/schule40/ndts/index.html zu finden sind.

Mit freundlichen Grüßen

Innsbruck, 15. April 2019
Der Bildungsdirektor:
Dr. Paul Gappmaier

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