Bekanntgabe der Jahresabschlusstermine für das Finanzjahr 2023

520016/0012-PA-BWR-Allgemein/2023
BD - Präs/2a (Budget, Kosten- und Leistungsmanagement Bund)
ADir. Alexandra Schwab
Referatsleiterin
office@bildung-sbg.gv.at
+43 662 8083-2101
Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 51/2023 (BD S)

Titel: Bekanntgabe der Jahresabschlusstermine für das Finanzjahr 2023
Rundschreiben Nr.: 51/2023
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Verteilerkreis: alle Bundesschulen im Bundesland Salzburg
Personenkreis: Schulerhalter, Rechnungsführerinnen und Inventarverwalter der angeschriebenen Schulen
Geltung: Budgetjahr 2023
Rechtsgrundlage:
Kernaussagen/Ziele: (Abschluss)Termine und Informationen zum Budgetjahr 2023
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 21.11.2023
Zeitliche Priorisierung: Das Rundschreiben muss nach Einlangen von den Schulleitungen an die Rechnungsführung und Inventarverwaltung weitergegeben werden.
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion Salzburg

Für einen gelungenen Budgetabschluss ersuchen wir um Beachtung der u.a. Jahresabschlussarbeiten. Dieses Schreiben ist den betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Rechnungsführung, Inventar- und Vorratsverwaltung weiterzuleiten.

Gemäß Schreiben des BMBWF GZ 2023-0.828.575 vom 22.11.2023 gibt die Bildungsdirektion für Salzburg die für den Bereich UG 30 (Bildung) maßgeblichen sowie die im System der Haushaltsverrechnung (HV- SAP) einzuhaltenden Termine für den Abschluss des Finanzjahres 2023 bekannt:

Mittelvormerkungen:
Alle noch offenen Mittelvormerkungen (= Mittelbindungen/Mittelreservierungen) der reellen und zweckgebundenen Gebarung im Jahr 2023 sind entweder - wenn sie nicht mehr benötigt werden - auf erledigt zu setzen oder im Falle von bereits bestellten und verspäteten Lieferungen ins Jahr 2024 zu übertragen (> in der Mittelbindung/Mittelreservierung in der Spalte „Fälligkeit am“ ein Datum aus dem Jahr 2024 eintragen).
So wird das noch gebundene Budget 2023 für allfällige Zahlungen frei und kann anderweitig verbraucht werden.

Fälligkeiten:
Alle Rechnungen, die dem Finanzjahr 2023 zuzurechnen sind, müssen ein Fälligkeitsdatum im Jahr 2023 aufweisen. Das heißt, das Fälligkeitsdatum einer Rechnung (Zahlungsziel) muss mit
der Eingabe in SAP übereinstimmen.
Ausgenommen sind nur Rechnungen, die im Jahr 2023 fällig sind, aber entweder nach dem 14.12.2023 einlangen oder nach Ausschöpfen des Budgets (Budgetrest € 0,00) nicht mehr im
Jahr 2023 gezahlt werden können (siehe „15. bis 30. Dezember 2023“).

Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung für 2024 darf z.B. nicht in das Jahr 2023 vordatiert werden, in diesem Fall muss eine neue Rechnung angefordert werden.
Der Vermerk „wegen Budgetüberschuss vordatiert“ o.ä. ist nicht zulässig.

1. Termine für die Eingabe im System HV-SAP:

14. Dezember 2023 - Letzter Termin für:

HINWEIS: Zum Jahresende dürfen keine Gutschriften mit Belegart „KG“ offen sein, welche 2023 fällig sind (diese wirken budgeterhöhend – Buchung ist nur zulässig, wenn die Gutschrift sofort von einer Rechnung in Abzug gebracht wird) und müssen daher gegebenenfalls in eine KE umgewandelt werden (Storno der KG und Erfassung als KE), was wiederum budgetmindernd wirkt.

HINWEIS: Am 20.12.2023 findet der letzte Zahllauf für Einziehungsaufträge durch die BHAG im laufenden Finanzjahr statt. Einzieher mit einem späteren Fälligkeitsdatum werden erst 2024 eingezogen.

Ohne terminliche Einschränkung:

Bei der Erfassung von Auszahlungen in u.a. Zeiträumen ist zu beachten:

15. bis 30. Dezember 2023:

Für Auszahlungen in diesem Erfassungszeitraum, die zwar noch das Finanzjahr 2023 (Zahlungsziel) betreffen, die Eingabefrist zu Lasten des Finanzjahres 2023 verstrichen ist, gilt:

• Rechnungsdatum wie auf der Rechnung,
• Buchungsdatum 31.12.2023,
• Periode 12,
• Fälligkeit zu Lasten 2024 (Basisdatum ab 02.01.2024),
• in den Notizen den Vermerk „Budget 2024“ eintragen.

2. bis 19. Jänner 2024:

In diesem Erfassungszeitraum müssen die das Finanzjahr 2023 betreffenden Vorgange (Forderungen und Verbindlichkeiten) jedenfalls bis 19.01.2024 ins Jahr 2023 abgegrenzt
(= Buchungsdatum 2023) werden:

Papier- und e-Rechnungen Diese Belege sind mit Periode 13 zu erfassen:

• Rechnungsdatum wie auf der Rechnung
• Buchungsdatum 31.12.2023
• Fälligkeit zu Lasten 2024 (Basisdatum ab 02.01.2024)

Diese Anordnungen sind bis spätestens 19.01.2024 im HV-SAP freizugeben!

11. Jänner 2024 – letzter Termin für:

Das betrifft im Besonderen Lastschriften von den Bankkonten, aber auch allenfalls zu buchende Forderungen, die erst ab 02.01.2024 bearbeitet werden, zu denen die Einzahlung jedoch noch 2023 erfolgt ist (Buchungs- und Rechnungsdatum auf 31.12.2023 ändern und mit Periode 13 erfassen – direkte Kontaktaufnahme mit BHAG).
Auch Sachkontobuchungen (ZA) sind mit Buchungs- und Rechnungsdatum 31.12.2023 und Periode 13 zu erfassen.

22. Jänner bis 8. März 2024

Rechnungen, welche nach dem 19.01.2024 einlangen, aufwandsmäßig dem Jahr 2023 zuzuordnen sind und für welche noch keine Abgrenzungen oder Rückstellungen vorhanden sind, sind bis 08.03.2024 ebenfalls mit Buchungsdatum 31.12.2023 und Fälligkeitsdatum im laufenden Geschäftsjahr 2024 (gemäß Rechnung/Beleg) zu erfassen.

ab 8. März 2024

Ab 08.03.2024 ist für Belege, welche aufwands- oder ertragsmäßig dem Geschäftsjahr 2023 oder früher zuzurechnen sind, das Abgrenzungskennzeichen „w“ im Feld Referenzschlüssel 1 ohne Angabe eines Datums der Abgrenzung, zu verwenden.

Gutschriften, welche ertragsmäßig dem Finanzjahr 2023 zuzurechnen sind, können bereits ab 02.01.2024 mit dem Kennzeichen „w“ abgegrenzt werden.

ACHTUNG:
Im Jahr 2023 vorerfasste, aber nicht vollständig gebuchte Belege sind beginnend mit 02.01.2024 umgehend zu buchen oder allenfalls zu löschen. Offene Belege aus 2023 werden ansonsten spätestens am 14.03.2024 von der BHAG gelöscht! Danach ist ein Buchen nur mehr mit hohem Aufwand möglich, da die Belege nur mehr durch die Transaktion ZRM_VORERFASSTE_BELE abfragbar sind und e-Rechnungen zum Buchen geklont werden müssen.

16. Jänner bis 28. Februar 2024

Korrekturen betreffend das Budgetjahr 2023 sind in diesem Zeitraum nur mehr mittels ZVA im Dienstweg über die Bildungsdirektion möglich. Informationen und Formulare sind zum betreffenden Zeitpunkt über erhältlich.

2. Inventar

HINWEIS: Grundsätzlich gelten für die Bezahlung von Rechnungen die gleichen Termine wie bei Punkt „Termine für die Eingabe im System HV-SAP“. Für die Erfassung ab 02.01.2024 ist daher zu beachten, dass im Modul MM die Periode 13 und das Buchungsdatum 31.12.2023 zu verwenden ist.

Werden Rechnungen zu Anlagenkäufen in das Finanzjahr 2023 gebucht (unabhängig von der Fälligkeit/Bezahlung!), muss auch die Inventarisierung 2023 erfolgen (Buchungs- und Inbetriebnahme Datum 2023).

ab 22. Jänner bis 8. März 2024

Die notwendige Inventarisierung von einem Investitionsgut für das abgelaufene Jahr 2023 im FI-AA muss durch die BRZ GesmbH vorgenommen werden, da es sich dabei um eine Mängelbehebung handelt. Hier ist wie folgt vorzugehen:

Anlagen-Investitionen (Fipos 1-0*):

Eine Supportmeldung (SLF) ist im HV-SAP zu erfassen und folgende Daten sind darin zur Inventarisierung bekanntzugeben:

• Belegnummer der Rechnung (mit Buchungsdatum aus dem Vorjahr 2023)
• Hauptinventar (= 35**)
• Bezugsdatum aus dem Vorjahr (= Aktivierungsdatum)
• AKZ und AKZ-Untergliederung
• Menge (Anzahl der Inventargegenstände)
• Anschaffungswert pro Gegenstand
• Bezeichnung des Anlagenstamms (Inventargegenstand)
• Standort (SKZ)
• Raum
• CO-Kontierung (Kostenstelle = ident mit der Zahlung, SKZ+2 betr. reelle Gebarung, SKZ+3 betr. zweckgeb. Gebarung)

HINWEIS: Die Inventarisierung geringwertiger Wirtschaftsgüter (Fipos 1-4*) erfolgt mit Buchungs- und Bezugsdatum des neuen Geschäftsjahres 2024, die Erfassung der Daten in FI-AA kann durch die Dienststelle (Schule) vorgenommen werden und unterliegt keiner gesonderten Regelung.

Vorratsbewertung und Materialbestände

Die Vorräte und Materialbestände sind zu prüfen und gegebenenfalls bis 19.01.2024 zu korrigieren oder auszubuchen.

Es wird auf das Dokument in den Mitarbeiterinformationen auf bildung.portal.at „Vorratsverwaltung (Jahresabschluss)“ hingewiesen, wonach in Verwahrung genommene Vorräte (z.B. Lern- und Arbeitsmittel; durchlaufende Gebarung) – sofern bestehende Vorschriften nicht anderes bestimmen – gesondert auszuweisen und gesichert zu verwahren sind.
Auch Materialien, die ausschließlich dem Verwaltungsbereich dienen, aber aus betrieblichen Gründen in einem Lager bevorratet werden, sind nicht als Vorräte zu verwalten.

ACHTUNG:
Auch, wenn die letzte Freigabe von Rechnungen zulasten des Budgetjahrs 2023 am 14.12.2023 erfolgen muss, ist unbedingt darauf zu achten, dass in den nachfolgenden Tagen etwaige Korrekturen zeitig freigegeben werden.

Wir wünschen einen gelungenen Budgetabschluss.

Salzburg, 28.11.2023

Für den Bildungsdirektor:
ADir Alexandra Schwab