Umstellung auf das ESS-Reisemanagement ab 2024

Bildungsdirektion Vorarlberg
Abteilung Präs/3
pr3@bildung-vbg.gv.at
05574 4960 - 456
Bahnhofstraße 12, 6900 Bregenz

Rundschreiben Nr.: 10/2023

Sachgebiet: Personalwesen
Verteilerkreis: alle allgemeinen Pflichtschulen in Vorarlberg
Geltung: Ab 2024
Kernaussagen/Ziele: Digitalisierung Reiseantrag und Reiserechnung im ESS-Reisemanagement ab 2024
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Bregenz, 13. Dezember 2023
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Vorarlberg

Sehr geehrte Frau Direktorin,
sehr geehrter Herr Direktor,

als weiteren Schritt zur Digitalisierung möchten wir Sie hiermit über die geplante Umstellung
der Reisekostenabrechnungen ab 01.01.2024 informieren.

Mit der Umstellung erreichen wir einen vollständig digitalen Prozess von der Antragstellung
über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung und Auszahlung einer Dienstreise. Für die
Lehrpersonen ist der jeweilige Status eines Antrags bzw. einer Abrechnung jederzeit im
Personalservice unter der Rubrik „Reisemanagement“ einsehbar. Darüber hinaus können in
der Rubrik „Bezahlung -> Reisekostenvergütung und Reisezulage“ alle Reisegebühren im Detail
aufgerufen werden.

Neu ist auch, dass Veranstaltungen, die eine Gesamtdauer von 1 Tag nicht übersteigen (keine
mehrteiligen Kurse) und deren Kurskosten nicht mehr als € 100 betragen, von der Schulleitung
selbst genehmigt werden. Details dazu entnehmen Sie den beiliegenden Anleitungen bzw. der
Checkliste zur Genehmigung durch die Schulleitung.

Einstieg
Der Zugriff auf das Employee-Self-Service für das Reisemanagement (ESS-RM) im Serviceportal
Bund (service.gv.at) erfolgt über den gewohnten Einstieg mittels ID Austria (ehemals HandySignatur) über Personalservice -> Mitarbeiter/in -> Reisemanagement.

Es gibt zudem eine mobile App mit der alle notwendigen Schritte am Handy durchgeführt
werden können. Die App bietet auch die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen, sodass
eine schnelle Rückmeldung an die Lehrperson möglich ist. Die App „SPB Serviceportal Bund“
ist abrufbar im Google Play- und App-Store von Apple.

Gültigkeitsbereich
Alle neuen Anträge werden ab Jänner 2024 nur mehr über das ESS-RM abgewickelt.

Ausnahmen bilden

• Sammelabrechnungen (zB Unterschriftenlisten bei Leiterdienstbesprechungen oder
  KPH-Veranstaltungen)
• PH-Vorarlberg Kurse ohne Nächtigung
• Abrechnung von Schulveranstaltungen und Aufzahlung auf volle Bezüge
• Abrechnungen für den Dienst an Nebenschulen
• KM-Abrechnungen (Mobile Lehrpersonen wie zB Pädagog. Berater/innen, IT)

Diese Bereiche lassen sich leichter außerhalb des ESS-RM abwickeln und müssen daher
weiterhin in gewohnter Form beantragt bzw. abgerechnet werden.

Fristen
Es wird darauf hingewiesen, dass für alle Dienstreisen 3 Wochen vor Beginn ein Antrag gestellt
werden soll, damit der Dienstreiseantrag rechtzeitig geprüft werden kann. Reisen ohne
vorherigen Dienstreiseauftrag können nicht abgerechnet werden. Für Fortbildungen der PH
und KPH sowie Leiterdienstbesprechungen bzw. alle Veranstaltungen, welche von der
Bildungsdirektion organisiert werden, ist kein Reiseantrag vorab zu stellen.

Für die Rechnungslegung gilt eine Frist von 6 Monaten.

Anleitungen
Die Schritt-für-Schritt Anleitungen zum Reiseantrag und zur Reisekostenabrechnung sowie zur
Genehmigung von Dienstreisen durch die Schulleitung entnehmen Sie bitte dem Anhang sowie
unter www.vobs.at -> Service -> Formulare im Landesbereich -> Reisegebühren und
Schulveranstaltungen. Dort sind alle notwendigen Schritte zur Antragstellung bzw.
Reisekostenabrechnung detailliert beschrieben.

Übergangsfrist
Jene Dienstreiseanträge, die bereits vor der Umstellung in Papierform genehmigt wurden,
müssen im Papierweg abgerechnet werden.

Kontakte
Bei Fragen zum generellen Einstieg ins Serviceportal Bund wenden Sie sich bitte an
Isabella Graber, 05574/4960-442 oder isabella.graber@bildung-vbg.gv.at.

Bei Fragen zur Anwendung des ESS-RM wenden Sie sich bitte an die zuständigen
Ansprechpersonen für das Reisemanagement:

Bitte leiten Sie dieses Schreiben allen Lehrpersonen Ihrer Schule weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Bregenz, 13. Dezember 2023
Für die Bildungsdirektion
Mag. Matthias Gächter

Beilagen:
- Anleitungen für den Reiseantrag, die Reisekostenabrechnung, die Genehmigung
durch die Schulleitung und eine Checkliste zur Genehmigung