Einsatz des digitalen Eilnachrichtenverfahrens im System der Haushaltsverrechnung des Bundes

520001/0018-PA-BWR-Allgemein/2023
BD - Präs/2a (Budget, Kosten- und Leistungsmanagement Bund)
ADir. Alexandra Schwab
Referatsleiterin
office@bildung-sbg.gv.at
+43 662 8083-2101
Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 03/2024 (BD S)

Titel: Einsatz des digitalen Eilnachrichtenverfahrens im System der Haushaltsverrechnung des Bundes
Rundschreiben Nr.: 03/2024
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Verteilerkreis: alle Bundesschulen im Bundesland Salzburg
Personenkreis: Rechnungsführung
Geltung: ab sofort
Rechtsgrundlage: BHV 2013
Kernaussagen/Ziele: Änderung des technischen Ablaufs im HV-SAP
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 12.02.2024
Zeitliche Priorisierung: ab sofort
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Salzburg

Beim „Eilnachrichtenverfahren“ handelt es sich um ein Verfahren, bei dem die Buchhaltungsagentur des Bundes bei einzelnen Zahlungen über € 7.000,00 (brutto) das Finanzamt kontaktierte, ob von der betreffenden Firma Steuerrückstände bzw. offene Abgabenforderungen bestünden. Im Falle von offenen Forderungen musste die Zahlung abgeändert werden, sodass ein Teil oder die gesamte Zahlung an das Finanzamt überwiesen wurde, anstatt an die rechnungsstellende Firma.

Das Bundesministerium für Finanzen hat das Eilnachrichtenverfahren im HV-SAP jetzt auf ein digitales Eilnachrichtenverfahren umstellt. Das heißt, dass bei den meisten der betreffenden
Geschäftsfälle mit einer Zahlung von über € 7.000,00 eine unmittelbare, technische Abfrage auf „offene Abgabenforderungen beim Finanzamt“ direkt zwischen dem HV-SAP und dem Verfahren der Finanz erfolgt. Nachdem dabei sekundenschnelle Antwortzeiten zu erwarten sind, verkürzt sich die Durchlaufzeit für ein Eilnachrichtenverfahren von mehr als 10 Tagen auf ein Minimum und ermöglicht uns fristgerechtere Zahlungen an die Geschäftspartner.

Wenn es hier anschließend zu einer Aufrechnung der Verbindlichkeiten mit einer fälligen Abgabeforderung kommt, wird der Betrag von der BHAG gesplittet oder zur Gänze an das Finanzamt umgeleitet. Damit Sie als Rechnungsführung nach einer solchen Zahlungsänderung auch die Information darüber erhalten, kommt die Zahlung nach Fertigstellung nochmals in den elektronischen Schreibtisch (Workflow), zur „Kenntnisnahme“.

Dass eine Aufrechnung erfolgte, kann zusätzlich im Nachhinein jederzeit im Reiter „Eilnachrichten“ eingesehen werden:

Kann kein digitales Eilnachrichtenverfahren durchgeführt werden, weil z.B. der Geschäftspartner nicht allen Anforderungen entspricht, erfolgt wie bisher ein „händisches“ Eilnachrichtenverfahren durch die BHAG.

Salzburg, 12.02.2024

Für den Bildungsdirektor:
ADir. Alexandra Schwab