Rundschreiben zur Ausstellung von schriftlichen Informationen am Ende des 1. und 2. Semesters; Jahreszeugnisse

IVZe2/25-2024

Abteilung Präs/2, Budget, Wirtschaft und Recht
Mag. Alexander Steiner
Sachbearbeiter

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Körblergasse 23, 8011 Graz

Rundschreiben Nr. 06/2024 (BD Stmk)

Titel: Rundschreiben zur Ausstellung von schriftlichen Informationen am Ende des 1. und 2. Semesters; Jahreszeugnisse
Rundschreiben Nr.: 06/2024
Sachgebiet: Schulrecht
Verteilerkreis: Alle steirischen Schulen
Personenkreis: Direktor/innen
Geltungszeitraum: unbefristet
Rechtsgrundlage: Schulunterrichtsgesetz, Zeugnisformularverordnung
Kernaussagen/Ziele: In diesem Rundschreiben wird ausführlich dargestellt, welche Informationen Schülerinnen und Schüler am Ende des Semesters bzw. am Ende des Unterrichtsjahres erhalten und wie diese zu gestalten sind.
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Graz, siehe Signatur
Zeitliche Priorisierung:
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Steiermark

1. Schriftliche Informationen am Ende des 1. Semesters (Wintersemester)

1.1. Die Schulnachricht

1.1.1. Allgemeine Informationen betreffend die Ausstellung einer Schulnachricht

Am Ende des 1. Semesters ist grundsätzlich für jede Schülerin und jeden Schüler eine Schulnachricht auszustellen (dies gilt sowohl für ordentliche Schülerinnen und Schüler als auch für schulpflichtige außerordentliche Schülerinnen und Schüler).

Davon ausgenommen sind gem. § 19 Abs. 2 des Schulunterrichtsgesetzes (SchUG) die Vorschulstufe und Klassen der Volks- und Sonderschule, hinsichtlich derer anstelle der Beurteilung gemäß
§§ 18 und 20 SchUG eine Information über die Lern- und Entwicklungssituation gemäß § 18a SchUG tritt, sofern nicht gemäß § 18a Abs. 6 SchUG die Ausstellung einer Schulnachricht verlangt wird, sowie lehrgangs- und saisonmäßige Berufsschulen. Weiters ausgenommen sind die 10. bis 13. Schulstufe von Schulen, an welchen die semestrierte Oberstufe geführt wird. Ferner ausgenommen ist die letzte Schulstufe der allgemeinbildenden höheren Schule, wenn an dieser die ganzjährige Oberstufe geführt wird. Davon abweichend ist an lehrgangsmäßigen Berufsschulen auf Verlangen der Schülerin oder des Schülers eine Schulnachricht auszustellen, sofern der Lehrgang nach mindestens der Hälfte der Lehrgangsdauer unterbrochen wird (Als „Unterbrechung“ gilt hier ein längerer Zeitraum während des Unterrichts, nicht etwa während der Ferien).

Schülerinnen und Schüler der Vorschulstufe erhalten am Ende des 1. Semesters keine spezielle schriftliche Information.

Ebenso wie ordentliche Schülerinnen und Schüler erhalten auch außerordentliche Schülerinnen und Schüler der 1. bis 2. Schulstufe am Ende des Wintersemesters eine Schulnachricht (§ 19 Abs. 1 SchUG iVm § 4 Abs. 7 SchUG), soweit nicht die Semesterinformation über die Lern- und Entwicklungssituation für die Beurteilung der Leistungen gem. § 18a SchUG gewählt wurde. Wird letztere Option gewählt, ist auch außerordentlichen Schülerinnen und Schülern bis einschließlich der zweiten Schulstufe eine Semesterinformation auszustellen, die eine schriftliche Information über die Lern- und Entwicklungssituation enthält (vgl. § 18a SchUG iVm § 4 Abs. 7 SchUG).

1.1.2. Gestaltung einer Schulnachricht

Die Zeugnisformularverordnung findet auf Schulnachrichten keine Anwendung. Schulnachrichten sind daher auf weißem Papier zu drucken.

Die Schulnachricht hat gem. § 19 Abs. 2 SchUG die Noten der Schülerin oder des Schülers in den einzelnen Unterrichtsgegenständen zu enthalten. In leistungsdifferenzierten Gegenständen ist zur Note auch das Leistungsniveau anzugeben; an Berufsschulen entfällt die Angabe der Leistungsniveaus, doch ist im Falle des Besuches von Pflichtgegenständen mit erweitertem oder vertieftem Bildungsangebot (§ 47 Abs. 3 des Schulorganisationsgesetzes) ein diesbezüglicher Vermerk aufzunehmen, sofern dieser Vermerk nicht wegen der besonderen Bezeichnung dieser Pflichtgegenstände entbehrlich ist. Weiters ist im Falle des § 31c SchUG ein diesbezüglicher Vermerk aufzunehmen.

Sofern für Schülerinnen und Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf Lehrpläne verschiedener Schularten oder Schulstufen Anwendung finden, sind Abweichungen vom Lehrplan der Schulart und der Schulstufe, welche die Schülerin oder der Schüler besucht, zu vermerken.

Ferner hat die Schulnachricht in den allgemeinbildenden Pflichtschulen in der 5. bis 7. Schulstufe und in den allgemeinbildenden höheren Schulen sowie in den berufsbildenden mittleren und höheren Schulen in allen Stufen die Note der Schülerin oder des Schülers für das Verhalten in der Schule zu enthalten. Die Verhaltensbeurteilung hat jedoch in der letzten Schulstufe einer Schulart nicht zu erfolgen. Ferner hat sie gemäß § 18 Abs. 1 der Leistungsbeurteilungsverordnung (LBVO) an allgemeinbildenden Pflichtschulen nicht zu erfolgen, wenn die Schülerin oder der Schüler zufolge der Erfüllung der allgemeinen Schulpflicht die Schule verlässt.

Für verbindliche und unverbindliche Übungen sowie für therapeutische und funktionelle Übungen sind nur Teilnahmevermerke aufzunehmen (§ 19 Abs. 2 SchUG).

In Sonderschulen für Kinder mit erhöhtem Förderbedarf ist anstelle der Noten der erreichte Entwicklungsstand der Schülerin oder des Schülers darzustellen; dies gilt auch in Sonderschulen für mehrfach behinderte Kinder, wenn Art und Ausmaß der Mehrfachbehinderung diese Form der Beurteilung erforderlich macht.

In der Mittelschule ist der Schülerin oder dem Schüler in der 8. Schulstufe zusätzlich zur Schulnachricht eine ergänzende differenzierende Leistungsbeschreibung auszustellen, die in schriftlicher Form die Leistungsstärken sowie Lernfortschritte der Schülerin oder des Schülers ausweist.

1.2. Die Information über die Lern- und Entwicklungssituation

1.2.1. Allgemeine Informationen betreffend die Ausstellung einer Information über die Lern- und Entwicklungssituation (Semester- und Jahresinformation)

In der 1. und 2. Klasse der Volks- und Sonderschulen kann das Klassenforum hinsichtlich einzelner Schulstufen festlegen, dass an Stelle der Beurteilung der Leistungen gemäß den Bestimmungen der §§ 18 und 20 SchUG bis einschließlich des 1. Semesters der 2. Schulstufe eine Information der Erziehungsberechtigten über die Lern- und Entwicklungssituation der Schülerinnen und Schüler zu erfolgen hat. Eine solche Festlegung ist innerhalb der ersten neun Wochen des Schuljahres zu treffen. Die Information über die Lern- und Entwicklungssituation hat jeweils am Ende des 1. Semesters in Form einer schriftlichen Semesterinformation und am Ende des ersten Unterrichtsjahres in Form einer schriftlichen Jahresinformation zu erfolgen. Auf Verlangen der Erziehungsberechtigten der Schülerin oder des Schülers ist ihr oder ihm zusätzlich zur Information über die Lern- und Entwicklungssituation eine Schulnachricht bzw. ein Jahreszeugnis auszustellen (vgl. § 18a SchUG).

1.2.2. Gestaltung einer Semester- und Jahresinformation

Die Formulare für Semester- und Jahresinformationen sind entsprechend der Vorgaben des § 11a der Zeugnisformularverordnung sowie deren Anlage 17 zu gestalten. In den schriftlichen Semesterinformationen sind die Leistungen der Schülerin oder des Schülers zu beschreiben. Dies hat aufgegliedert nach Pflichtgegenständen im dafür vorgesehenen Abschnitt der Semesterinformationen zu erfolgen. Hinsichtlich der Ausformulierung der Leistungsinformation ist der Erfüllungsgrad der Kompetenzanforderungen gemäß § 23a der Leistungsbeurteilungsverordnung zu berücksichtigen. Geführte Bewertungsgespräche (ausgenommen die Erörterung der Persönlichkeitsentwicklung, der sozialen Kompetenz sowie des Verhaltens in der Gemeinschaft) sind der Leistungsinformation zugrunde zu legen.

Semester- und Jahresinformation sind mangels einer speziellen Rechtsvorschrift auf weißem Papier zu drucken (Nur für die erste Seite der Jahresinformationen ist Papier mit hellgrünem Unterdruck gemäß Anlage 1 zu verwenden!). Sofern für Semester- und Jahresinformationen mehrere Seiten benötigt werden, sind diese zu verbinden.

1.3. Das Semesterzeugnis

1.3.1. Allgemeine Informationen betreffend die Ausstellung eines Semesterzeugnisses

An zumindest dreijährigen mittleren und höheren Schulen, an denen die Bestimmungen über die semestrierte Oberstufe oder neue Oberstufe anzuwenden sind, ist ordentlichen Schülerinnen und Schülern ab der 10. Schulstufe am Ende jedes Semesters ein Semesterzeugnis auszustellen (vgl. § 22a SchUG).

1.3.2. Gestaltung eines Semesterzeugnisses

Im Gegensatz zur Schulnachricht handelt es sich beim Semesterzeugnis um eine öffentliche Urkunde. Für Semesterzeugnisse sowie für das Beiblatt zum Semesterzeugnis gemäß Anlage 7 der Zeugnisformularverordnung ist Papier mit hellgrünem Unterdruck gem. Anlage 1 der Zeugnisformularverordnung zu verwenden (vgl. § 2 Abs. 10 der Zeugnisformularverordnung).

Es sind die Vorgaben des § 22a SchUG, des § 3 der Zeugnisformularverordnung sowie deren Anlage 5 einzuhalten.

1.4. Die Schulbesuchsbestätigung

Nicht schulpflichtigen außerordentlichen Schülerinnen und Schülern ist auf ihr Verlangen zum Zeitpunkt ihres Ausscheidens und am Ende eines jeden Semesters (bei semestrierten Formen) bzw. Unterrichtsjahres eine Schulbesuchsbestätigung über die Dauer ihres Schulbesuches bzw. über das Unterrichtsjahr und die besuchten Unterrichtsgegenstände auszustellen (vgl. § 24 Abs. 1 SchUG).

Außerordentliche Schülerinnen und Schüler an zumindest dreijährigen mittleren und höheren Schulen, an denen die Bestimmungen über die semestrierte Oberstufe oder neue Oberstufe anzuwenden sind, erhalten demnach ab der 10. Schulstufe am Ende eines jeden Semesters eine Schulbesuchsbestätigung. Alle anderen nicht schulpflichtigen außerordentlichen Schülerinnen und Schüler erhalten hingegen keine spezielle schriftliche Information am Ende des Wintersemesters, sofern sie die Schule weiterbesuchen.

Im Hinblick auf nähere Ausführungen und die Gestaltung von Schulbesuchsbestätigungen wird auf die Ausführungen in Punkt 2.2. hingewiesen.

2. Schriftliche Informationen am Ende des 2. Semesters (Sommersemester)

2.1. Das Jahreszeugnis

2.1.1. Allgemeine Informationen betreffend die Ausstellung eines Jahreszeugnisses

Am Ende des Unterrichtsjahres, bei lehrgangs- und saisonmäßigen Berufsschulen am Ende des Lehrganges, ist für jede Schülerin und jeden Schüler gemäß § 22 Abs. 1 SchUG ein Jahreszeugnis über die betreffende Schulstufe auszustellen.

Dies gilt nicht, wenn gemäß § 18a SchUG eine Information über die Lern- und Entwicklungssituation zu erfolgen hat und eine schriftliche Jahresinformation auszustellen ist. In diesem Fall ist jedoch gemäß
§ 18a Abs. 6 SchUG auf Verlangen der Erziehungsberechtigten der Schülerin bzw. des Schülers zusätzlich zur Information über die Lern- und Entwicklungssituation ein Jahreszeugnis auszustellen (vgl. Punkt 1.2.).

An Schulen, an denen die semestrierte Oberstufe geführt wird, ist von der 10. bis zur 13. Schulstufe kein Jahres-, sondern ein Semesterzeugnis auszustellen (vgl. Punkt 1.3.).

Das Unterrichtsjahr endet gemäß § 2 Abs. 2 Z 1 lit c Schulzeitgesetz (SchZG) mit dem Beginn der Hauptferien. Für die letzte Stufe von Schulen, in welchen Reife-, Diplom-, Befähigungs- oder Abschlussprüfungen vorgesehen sind, endet das zweite Semester mit dem Sonntag vor dem Beginn der Klausurprüfung. Die Hauptferien beginnen gemäß § 2 Abs. 2 Z 2 SchZG im Bundesland Steiermark an dem Samstag, der frühestens auf den 5. Juli und spätestens auf den 11. Juli fällt. Somit ist das Jahreszeugnis am Freitag vor dem Beginn der Hauptferien auszustellen.

Für Schülerinnen und Schüler der Mittelschule ist gemäß § 22 Abs. 1a SchUG für jede erfolgreich absolvierte Schulstufe mit Ausnahme der 8. Schulstufe zusätzlich zum Jahreszeugnis eine ergänzende differenzierte Leistungsbeschreibung auszustellen, die in schriftlicher Form die Leistungsstärken und Lernfortschritte (zB Ausdauer, Kreativität, Kooperationsfähigkeit, vernetztes Denken oder soziale Kompetenzen) der Schülerin bzw. des Schülers ausweist.

2.1.2. Inhalt eines Jahreszeugnisses

Der Inhalt von Jahreszeugnissen ist in § 22 Abs. 2 SchUG geregelt und sind zusätzlich die in § 3 Abs. der Zeugnisformularverordnung normierten Vermerke (z.B. Abschluss der Schulstufe mit ausgezeichnetem Erfolg, erfolgreicher Abschluss der 8. Schulstufe) aufzunehmen. Die Jahreszeugnisse haben den Anlagen 2 bis 4 der Zeugnisformularverordnung zu entsprechen.

2.1.2.1. Personalien

Im Hinblick auf die gemäß § 22 Abs. 2 lit. b SchUG aufzunehmenden Personalien ist darauf hinzuweisen, dass auf einem Jahreszeugnis jedenfalls alle Vornamen angeführt werden müssen. Dies deshalb, da es sich bei einem Zeugnis um eine öffentliche Urkunde handelt, der Beweiskraft und die Vermutung der Echtheit zukommt, wodurch die in ihr wiedergegeben Angaben auch vollständig sein müssen.

2.1.2.2. Beurteilung

Gemäß § 22 Abs. 2 lit. e SchUG hat ein Jahreszeugnis nach Maßgabe des § 21 Abs. 1 SchUG die Beurteilung des Verhaltens der Schülerin oder des Schülers zu enthalten.

Eine Beurteilung des Verhaltens in der Schule hat gemäß § 21 Abs. 1 SchUG iVm § 18 Abs. 1 LBVO grundsätzlich in den allgemeinbildenden Pflichtschulen in der 5. bis 7. Schulstufe, in den allgemeinbildenden höheren Schulen sowie in den berufsbildenden mittleren und höheren Schulen in allen Schulstufen zu erfolgen. Davon ausgenommen ist die letzte Stufe einer Schulart, sowie die Schulnachricht und das Jahreszeugnis von Schülerinnen und Schülern an allgemeinbildenden Pflichtschulen, welche nach Erfüllung der allgemeinen Schulpflicht die Schule verlassen.

Es ist unzulässig, die ergänzende differenzierte Leistungsbeschreibung als Sanktionsinstrument für Verhaltensverstöße zu nutzen. Generell wird darauf hingewiesen, dass die Verhaltensbeurteilung strikt von der Leistungsbeurteilung zu trennen ist.

2.1.2.3. Nachtragsprüfung

Wenn einer Schülerin bzw. einem Schüler gemäß § 20 Abs. 3 SchUG eine Prüfung gestundet worden ist, so ist der Schülerin bzw. dem Schüler auf ihr bzw. sein Verlangen gemäß § 22 Abs. 5 SchUG ein vorläufiges Jahreszeugnis auszustellen, welches gemäß § 3 Abs. 3 der Zeugnisformularverordnung als „Vorläufiges Jahreszeugnis“ zu bezeichnen ist. An die Stelle der Beurteilung tritt in dem betreffenden Unterrichtsgegenstand der Vermerk über die Stundung der Prüfung. Ferner ist ein Vermerk über die Nachtragsprüfung aufzunehmen, welcher § 3 Abs. 3 der Zeugnisformularverordnung zu entsprechen hat. Nach Ablegung der Prüfung ist das vorläufige Jahreszeugnis einzuziehen und ein „klassisches“ Jahreszeugnis auszustellen.

2.1.2.4. Wiederholungsprüfung

Wenn eine Schülerin bzw. ein Schüler berechtigt ist, eine Wiederholungsprüfung abzulegen, so ist dieser Umstand in einem § 3 Abs. 4 der Zeugnisformularverordnung entsprechenden Vermerk zu bekunden. Die Vermerke sind vom Schulleiter der Schule, an der die Wiederholungsprüfung abgelegt wurde, sowie dem betreffenden Fachprüfer bzw. den betreffenden Fachprüfern unter Anbringung des Rundsiegels der Schule zu fertigen.

2.1.3. Gestaltung eines Jahreszeugnisses

Für Jahreszeugnisse ist gemäß § 2 Abs. 10 der Zeugnisformularverordnung Papier mit hellgrünem Unterdruck gemäß Anlage 1 der Zeugnisformularverordnung zu verwenden. Kann wegen der Fülle der in das Zeugnis aufzunehmenden Vermerke mit dem Zeugnisformular nicht das Auslangen gefunden werden, so ist ein Anhang aus dem gleichen Unterdruckpapier herzustellen. Es darf daher für die Herstellung des Zeugnisses selbst, wie auch für die Leistungsbeschreibungen ausschließlich hellgrünes Unterdruckpapier verwendet werden.

Der mit dem Unterdruckpapier hergestellte Anhang ist mit dem Zeugnisformular so zu verbinden, dass ein nachträgliches Austauschen nicht möglich ist. Hier wird empfohlen, das Zeugnis auf einem Bogen anzufertigen (DIN A3 Format, mittig gefaltet zu A4). Kann hiermit nicht das Auslangen gefunden werden, ist das Heften mittels Heftklammer möglich, welche in weiterer Folge mit einer Vignette (es kann hier auch ein unbedrucktes Adressetikett oÄ verwendet werden, wichtig ist nur, dass die Heftklammer ohne Beschädigung nicht gelöst werden kann) zu überkleben ist. Zusätzlich ist über die Vignette und das Jahreszeugnis ein Rundsiegel zu stempeln.

2.2. Die Schulbesuchsbestätigung

2.2.1. Ausstellung einer Schulbesuchsbestätigung

Wenn eine Schülerin bzw. ein Schüler aus einer Schule zu einem Zeitpunkt ausscheidet, zu dem über das Ergebnis des Schulbesuchs ein Jahreszeugnis noch nicht ausgestellt werden kann, ist auf ihr bzw. sein Verlangen eine Schulbesuchsbestätigung auszustellen (vgl. § 22 Abs. 10 SchUG). Die Schulbesuchsbestätigung hat in diesem Fall die in § 22 Abs. 2 lit. a bis c und l SchUG genannten Angaben, sowie die Beurteilung der bis zu diesem Zeitpunkt von der Schülerin bzw. vom Schüler erbrachten Leistungen zu enthalten.

Schulpflichtigen außerordentlichen Schülerinnen und Schülern ist am Ende des Unterrichtsjahres bzw. wenn sie vor Ende des Unterrichtsjahres ausscheiden, zum Zeitpunkt ihres Ausscheidens, eine Schulbesuchsbestätigung über das Unterrichtsjahr bzw. über die Dauer ihres Schulbesuches sowie gegebenenfalls über den Besuch einer Deutschförderklasse auszustellen (vgl. § 22 Abs. 11 SchUG).

Außerordentliche Schülerinnen und Schüler der Vorschulstufe erhalten eine Schulbesuchsbestätigung mit dem Vermerk „teilgenommen“.

In die Schulbesuchsbestätigung außerordentlicher Schülerinnen und Schüler, welche Deutschförderklassen besuchen, ist keine Beurteilung aufzunehmen. In diesem Fall ist in der Schulbesuchsbestätigung der in § 7 Abs. 1a der Zeugnisformularverordnung normierte Verweis anzuführen.

Eine Schulbesuchsbestätigung über das Unterrichtsjahr oder über die Dauer des Schulbesuches für außerordentliche Schülerinnen und Schüler, die den Deutschförderkurs besuchen, hat die Beurteilung der Leistungen in den einzelnen Pflichtgegenständen unter Berücksichtigung ihrer Sprachschwierigkeiten (vgl. § 22 Abs. 11 SchUG) oder, wenn eine Information über die Lern- und Entwicklungssituation zu erfolgen hat, eine schriftliche Information (vgl. § 18 Abs. 9 SchUG) zu beinhalten.

Wenn Schülerinnen und Schüler in Deutschförderkursen die erforderlichen Leistungen wegen mangelnder Kenntnis der Unterrichtssprache nicht erbringen, wird der betreffende Pflichtgegenstand nicht beurteilt. In diesem Fall ist der entsprechende Vermerk gem. § 7 Abs. 2 der Zeugnisformularverordnung aufzunehmen.

Wenn eine Schülerin bzw. ein Schüler im Rahmen der MIKA-D-Testung am Ende des Sommersemesters das Ergebnis „ausreichend“ erzielt und eine sichere Beurteilung in allen Unterrichtsgegenständen möglich ist, kann sie bzw. er sofort in den ordentlichen Status wechseln und erhält ein Jahreszeugnis.

Nicht mehr schulpflichtigen außerordentlichen Schülerinnen und Schülern ist auf ihr Verlangen zum Zeitpunkt ihres Ausscheidens und am Ende eines jeden Semesters bzw. Unterrichtsjahres eine Schulbesuchsbestätigung über die Dauer ihres Schulbesuches bzw. über das Unterrichtsjahr und die besuchten Unterrichtsgegenstände auszustellen (§ 24 SchUG).

2.2.2. Gestaltung einer Schulbesuchsbestätigung

Für Schulbesuchsbestätigungen ist mangels einer speziellen Rechtsvorschrift weißes Papier zu verwenden.

Wenn nicht schulpflichtige außerordentliche Schülerinnen oder Schüler innerhalb der ersten beiden Monate beantragen, dass ihre Leistungen in den von ihnen besuchten Unterrichtsgegenständen beurteilt werden oder dass, falls eine entsprechende Festlegung gemäß § 18a Abs. 1 erster Satz SchUG getroffen wurde, eine Information über die Lern- und Entwicklungssituation zu erfolgen hat, sind die §§ 17 bis 21 und § 23 SchUG anzuwenden. In diesem Fall hat die Schulbesuchsbestätigung auch die Beurteilung der Leistungen in den Unterrichtsgegenständen bzw. die Information über die Lern- und Entwicklungssituation zu enthalten (vgl. § 24 Abs. 2 SchUG).

Hinsichtlich der Gestaltung der Schulbesuchsbestätigung sind die Vorgaben des § 7 der Zeugnisformularverordnung zu beachten. Für die gemäß § 24 Abs. 1 SchUG auszustellenden Schulbesuchsbestätigungen ist zudem die Anlage 16 der Zeugnisformularverordnung heranzuziehen. Die gemäß § 24 Abs. 2 SchUG auszustellenden Schulbesuchsbestätigungen sind hingegen entsprechend der Anlage 15 der Zeugnisformularverordnung zu gestalten.

3. Übersicht

Mit freundlichen Grüßen

Für die Bildungsdirektorin:
Dr. Martin Kremser

Elektronisch gefertigt