Verrechnung von Kostenbeiträgen und Abwicklung mehrtägiger Schulveranstaltungen

520001/0022-PA-BWR-Allgemein/2024
BD - Präs/2a (Budget, Kosten- und Leistungsmanagement Bund)
ADir.in Alexandra Schwab
Referatsleiterin
office@bildung-sbg.gv.at
+43 662 8083-2101
Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 24/2024 (BD S)

Titel: Verrechnung von Kostenbeiträgen und Abwicklung mehrtägiger Schulveranstaltungen
Rundschreiben Nr.: 24/2024
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Verteilerkreis: alle Bundesschulen
Personenkreis: Schulveranstaltungsleitung, Rechnungsführung​​​​​​​
Geltung: unbefristet
Rechtsgrundlage: Bundeshaushaltsrecht 2013​​​​​​​
Kernaussagen/Ziele: Die Form der SVA-Abrechnung wurde geändert und die Handgeldgrenze erhöht.
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 25.09.2024
Zeitliche Priorisierung: -
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Salzburg

Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung gibt mit Rundschreiben Nr. 26/2024 eine Aktualisierung der Regelungen für die Verrechnung von Kostenbeiträgen für mehrtägige Schulveranstaltungen bekannt. Es ersetzt das seinerzeitige Rundschreiben Nr. 44/1995 (GZ 14.180/36-2/95 vom 24. Juli 1995), welches außer Kraft tritt.

Für eintägige Schulveranstaltungen gelten die betreffenden Regelungen nur, wenn bspw. Vorauszahlungen zu leisten sind oder zwischen der Einhebung von Kostenbeiträgen und ihrer Ausgabe ein Zeitraum von mehr als vier Wochen liegt.

Im Besonderen wurde bei der Übermittlung des Rundschreibens vom Bundesministerium darauf hingewiesen, dass die Nutzung privater Konten von Lehrerinnen und Lehrern für die Abwicklung von Schulveranstaltungen unzulässig ist.

Die Abrechnung einer Schulveranstaltung hat von der Schulveranstaltungsleitung in Zusammenwirken mit der Rechnungsführung zu erfolgen. Dabei werden von der Rechnungsführung die in der Abrechnung notwendigen Verrechnungsaufzeichnungen (Belegnummern/Übersicht durchgeführter Buchungen im HV-SAP) der Schulveranstaltungsleitung zur Verfügung gestellt. Eine Berechnung, in wie weit Restmittel an die einzelnen Eltern
zu retournieren sind, ist nicht Aufgabe der Rechnungsführung. Die Schulveranstaltungsleitung hat der Rechnungsführung Auskunft über die Verwendung der gesamten Beiträge zu geben, so dass das SVA-Konto auf € 0,00 gesetzt werden kann.

Die Unterlage „Verrechnung von Kostenbeiträgen für mehrtägige Schulveranstaltungen – Vorgehensweise“ des Budgetreferats der Bildungsdirektion wurde entsprechend den Vorgaben des Bundesministeriums im o.a. Rundschreiben angepasst und liegt dem Schreiben bei. Sie ist der Rechnungsführung und allen betreffenden Lehrpersonen zu übermitteln. Die Vorgaben sind verpflichtend einzuhalten.

Auch unsere Endabrechnungsvorlagen wurden den Vorgaben des Bundesministeriums angepasst. Dem Schreiben liegen zwei Formen der Endabrechnung bei (einfach und umfangreich). Die Vorlagen können nach Belieben geändert werden, solange die neuen Formvorschriften eingehalten werden (siehe „Verrechnung von Kostenbeiträgen für mehrtägige Schulveranstaltungen – Vorgehensweise“). Die Verwendung der Vorlagen ist eine Empfehlung. Ein Muster für Einverständniserklärungen liegt ebenfalls bei, das beliebig angepasst werden kann.

Auch das o.a. Rundschreiben des Bundesministeriums enthält auf seinen letzten Seiten Mustervorlagen für Abrechnung und Einverständnis.

Salzburg, 25.09.2024

Für den Bildungsdirektor:
ADir. Alexandra Schwab