Bekanntgabe der Jahresabschlusstermine für das Finanzjahr 2024

500000 Budget/0034-PA-BWR-Allgemein/2024
BD - Präs/2a (Budget, Kosten- und Leistungsmanagement Bund)
ADir.in Alexandra Schwab
Referatsleiterin
office@bildung-sbg.gv.at
+43 662 8083-2101
Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 25/2024 (BD S)

Titel: Bekanntgabe der Jahresabschlusstermine für das Finanzjahr 2024
Rundschreiben Nr.: 25/2024
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Verteilerkreis: alle Bundesschulen im Bundesland Salzburg
Personenkreis: Schulleitungen
Geltung: Budgetjahr 2024
Rechtsgrundlage: -
Kernaussagen/Ziele: (Abschluss)Termine und Informationen zum Budgetjahr 2024
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 26.11.2024
Zeitliche Priorisierung: Das Rundschreiben muss nach Einlangen von den Schulleitungen an die Rechnungsführung und Inventarverwaltung weitergegeben werden.
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Salzburg

Bekanntgabe der Jahresabschlusstermine für das Finanzjahr 2024

Für einen gelungenen Budgetabschluss ersuchen wir um Beachtung der u.a. Jahresabschlussarbeiten. Dieses Schreiben ist den betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Rechnungsführung, Inventar- und Vorratsverwaltung weiterzuleiteten.

Gemäß Schreiben des BMBWF GZ 2024-0.836.254 vom 22.11.2024 gibt die Bildungsdirektion für Salzburg die für den Bereich UG 30 (Bildung) maßgeblichen sowie die im System der Haushaltsverrechnung (HV-SAP) einzuhaltenden Termine für den Abschluss des Finanzjahres 2024 bekannt:

Mittelvormerkungen:

Alle noch offenen Mittelvormerkungen (= Mittelbindungen/Mittelreservierungen) der reellen und zweckgebundenen Gebarung im Jahr 2024 sind entweder, wenn sie nicht mehr benötigt werden, auf „erledigt“ zu setzen oder im Falle von bereits bestellten und verspäteten Lieferungen ins Jahr 2025 zu übertragen (→ in der Mittelbindung/Mittelreservierung in der Spalte „Fälligkeit am“ ein Datum aus dem Jahr 2025 eintragen).
So wird das noch gebundene Budget 2024 für allfällige Zahlungen frei und kann anderweitig verbraucht werden.
Für das Jahr 2025 können bereits neue Mittelvormerkungen angelegt werden (wichtig: Fälligkeitsdatum 2025 eintragen).

Fälligkeiten:

Alle Rechnungen, die dem Finanzjahr 2024 zuzurechnen sind, müssen ein Fälligkeitsdatum im Jahr 2024 aufweisen. Das heißt, das Fälligkeitsdatum einer Rechnung (Zahlungsziel) muss mit der Eingabe in SAP übereinstimmen. Ausgenommen sind nur Rechnungen, die im Jahr 2024 fällig sind, aber entweder nach dem 13.12.2024 einlangen oder nach Ausschöpfen des Budgets (Budgetrest € 0,00) nicht mehr im Jahr 2024 gezahlt werden können (siehe „14. bis 30. Dezember 2024“).
Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung für 2025 darf z.B. nicht in das Jahr 2024 vordatiert werden, in diesem Fall müsste eine neue Rechnung angefordert werden. Der Vermerk „wegen Budgetüberschuss vordatiert“ oder ähnliches ist nicht zulässig.

1. Termine für die Eingabe im System HV-SAP:

13. Dezember 2024 - Letzter Termin für:

• die Erfassung und Freigabe (!) von Auszahlungen, Dauerzahlungen sowie Umbuchungen zu Auszahlungen zu Lasten des Finanzjahres 2024,
• das Abarbeiten von offenen Posten für Forderungen/Einzahlungen,
• die Stornierung von gebuchten KG (Achtung, wirkt budgetmindernd), die noch nirgends gutgeschrieben wurden und Neuerfassung mit Fälligkeit 2025 (siehe HINWEIS unten)
• die Zahlstellenabrechnung/Bargeldbuchungen und Erfassung/Freigabe der dazugehörigen Sachkontenbuchung und die
• Erfassung und Freigabe von Einziehungsaufträgen (A1, Post, usw.). Gilt für alle Einziehungsaufträge, die bis 31.12.2024 fällig sind.
• ZBF: Im System ist das Jahresende durchzuführen, danach können Kassageschäfte wie gewohnt weitergeführt werden.

Ohne terminliche Einschränkung:

• Sachkontenbuchungen, die die durchlaufende Gebarung betreffen.

14. bis 30. Dezember 2024:

Für Auszahlungen in diesem Erfassungszeitraum, die zwar noch das Finanzjahr 2024 (Zahlungsziel) betreffen, die Eingabefrist zu Lasten des Finanzjahres 2024 verstrichen ist, gilt:

• Rechnungsdatum wie auf der Rechnung,
• Buchungsdatum 31.12.2024,
• Fälligkeit zu Lasten 2025 (Basisdatum ab 02.01.2025),
• in den Notizen den Vermerk „Budget 2025“ eintragen.

2. bis 20. Jänner 2025:

In diesem Erfassungszeitraum müssen die das Finanzjahr 2024 betreffenden Vorgänge (heißt, Liefer- und Leistungsdatum der Forderung/Verbindlichkeit ist noch 2024) jedenfalls bis 20.01.2025 ins Jahr 2024 abgegrenzt (= Buchungsdatum 2024) werden:

a) Papierrechnungen (FI-Modul) Diese Belege sind mit Periode 13 zu erfassen:

• Rechnungsdatum wie auf der Rechnung
• Buchungsdatum 31.12.2024
• Fälligkeit zu Lasten 2025 (Basisdatum ab 02.01.2025)

b) e-Rechnungen (MM-Modul) Diese Belege sind mit Periode 12 zu erfassen:

• Rechnungsdatum wie auf der Rechnung
• Buchungsdatum 31.12.2024
• Fälligkeit zu Lasten 2025 (Basisdatum ab 02.01.2025)

Diese Anordnungen sind bis spätestens 20.01.2025 im HV-SAP freizugeben.

Sobald die e-Rechnung es technisch zulässt, die Periode 13 einzutragen, kann die Periode 13 verwendet werden.

14. Jänner 2025 – letzter Termin für:

das Nacharbeiten bzw. ergänzende Buchungen zu den Kontoauszügen des Finanzjahres 2024 und die Übermittlung an die BHAG.

Das betrifft im Besonderen Lastschriften von den Bankkonten, aber auch allenfalls zu buchende Forderungen, die erst ab 02.01.2025 bearbeitet werden, zu denen die Einzahlung jedoch noch 2024 erfolgt ist (Buchungs- und Rechnungsdatum auf 31.12.2024 ändern und mit Periode 13 erfassen – direkte Kontaktaufnahme mit BHAG).

Auch Sachkontobuchungen (ZA) sind mit Buchungsdatum 31.12.2024 und Periode 13 zu erfassen. Sofern die Periode 13 technisch nicht möglich ist, ist die Periode 12 zu verwenden.

21. Jänner bis 7. März 2025

Rechnungen, welche nach dem 20.01.2025 einlangen, aufwandsmäßig dem Jahr 2024 zuzuordnen sind und für welche noch keine Abgrenzungen oder Rückstellungen vorhanden sind, sind bis 07.03.2025 ebenfalls mit Buchungsdatum 31.12.2024 und Fälligkeitsdatum im laufenden Geschäftsjahr 2025 (gemäß Rechnung/Beleg) zu erfassen.

Ab 10. März 2025

ist für Belege, welche aufwands- oder ertragsmäßig dem Geschäftsjahr 2024 oder früher zuzurechnen sind, das Abgrenzungskennzeichen „w“ im Feld Referenzschlüssel 1 ohne Angabe eines Datums der Abgrenzung, zu verwenden. Buchungsdatum ist ab 08.03. im Jahr 2025.

Gutschriften, welche ertragsmäßig dem Finanzjahr 2024 zuzurechnen sind, können bereits ab 02.01.2025 mit dem Kennzeichen „w“ abgegrenzt werden.

16. Jänner bis 26. Februar 2025

Korrekturen betreffend das Budgetjahr 2024 sind in diesem Zeitraum nur mehr mittels ZVA im Dienstweg über die Bildungsdirektion möglich. Informationen und Formulare sind zum betreffenden Zeitpunkt über erhältlich.

2. Inventar

Ab sofort (dringend erforderlich) bis spätestens 18. Dezember 2024:

Das Anlagenzugangsverrechnungskonto 0999999 ist abzugleichen. Der Saldo des Anlagenkontos grundsätzlich muss ausgeglichen sein (€ 0,--) und auch die einzelnen Zugangsnummern in der Spalte „Zuordnung“ müssen auf Rechnung und Inventarisierung ident sein.

Werden Rechnungen zu Anlagenkäufen in das Finanzjahr 2024 gebucht (unabhängig von der Fälligkeit/Bezahlung!), muss auch die Inventarisierung 2024 erfolgen (Buchungs- und Inbetriebnahmedatum 2024).

ab 21. Jänner bis 7. März 2025

Die notwendige Inventarisierung von einem Investitionsgut (Anlage) für das abgelaufene Jahr 2024 (= Lieferdatum 2024) im FI-AA muss durch die BRZ GesmbH vorgenommen werden, da es sich dabei um eine Mängelbehebung handelt. Hier ist wie folgt vorzugehen:

Bei Anlagen-Investitionen (Fipos 1-0*) ist im HV-SAP eine Supportmeldung (SLF) zu erfassen und folgende Daten sind darin zur Inventarisierung bekanntzugeben:

• Belegnummer der Rechnung (mit Buchungsdatum aus dem Vorjahr 2024)
• Hauptinventar (= 35**)
• Bezugsdatum aus dem Vorjahr (= Aktivierungsdatum)
• AKZ und AKZ-Untergliederung
• Menge (Anzahl der Inventargegenstände)
• Anschaffungswert pro Gegenstand
• Bezeichnung des Anlagenstamms (Inventargegenstand)
• Standort (SKZ)
• Raum
• CO-Kontierung (Kostenstelle = ident mit der Zahlung, SKZ+2 betr. reelle Gebarung, SKZ+3 betr. zweckgeb. Gebarung)

3. Vorratsbewertung und Materialbestände

Die Vorräte und Materialbestände sind zu prüfen und gegebenenfalls bis 20.01.2025 zu korrigieren oder auszubuchen.

Es wird auf das Dokument in den Mitarbeiterinformationen auf bildung.portal.at „Vorratsverwaltung (Jahresabschluss)“ hingewiesen, wonach in Verwahrung genommene Vorräte (z.B. Lern- und Arbeitsmittel; durchlaufende Gebarung) – sofern bestehende Vorschriften nicht anderes bestimmen – gesondert auszuweisen und gesichert zu verwahren sind.

Auch Materialien, die ausschließlich dem Verwaltungsbereich dienen, aber aus betrieblichen Gründen in einem Lager bevorratet werden, sind nicht als Vorräte zu verwalten.

Wir wünschen einen gelungenen Budgetabschluss.

Salzburg, 28.11.2024

Für den Bildungsdirektor:
ADir. Alexandra Schwab