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Schulbrief zu Anleitungen, Schulungen und Fristen für ESS, zur dienstlichen E-Mail- Adresse und zur postalischen Zustellung des Gehaltszettels

540003/0013-PA-Pers-Land/2024
BD - Präs/4 (Personal Landeslehrpersonen)
Mag. Dr. Sebastian Mayr
Abteilungsleiter
office@bildung-sbg.gv.at
+43 662 8083-4001
Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 39/2024 (BD S)

Titel: Schulbrief zu Anleitungen, Schulungen und Fristen für ESS, zur dienstlichen E-Mail-Adresse und zur postalischen Zustellung des Gehaltszettels
Rundschreiben Nr.: 39/2024
Sachgebiet: Dienst- und Besoldungsrecht
Verteilerkreis: Alle VS, MS, PTS, ASO, Berufsschulen
Personenkreis: Alle Schulleitungen und Lehrpersonen der angeschriebenen Schulen
Geltung: Ab sofort, teilweise ab 01.01.2025
Rechtsgrundlage:
Kernaussagen/Ziele: Zurverfügungstellung von Schulungsunterlagen und Informationen zu ESS (Dienstreisemanagement) und Informationen zur dienstlichen E-Mail-Adresse
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 16.12.2024
Zeitliche Priorisierung: Das Rundschreiben muss innerhalb von 48 Stunden nach Einlangen von den Schulleitungen an das Kollegium übermittelt werden.
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Salzburg

Bitte beachten Sie nachstehende Informationen zum Reisemanagement in ESS und zur dienstlichen E-Mail-Adresse und informieren Sie hierüber Ihr Kollegium.

1. Schulungsunterlagen

Wie Ihnen bekannt ist, erfolgt das Reisekostenmanagement (Schulveranstaltungen, Fortbildungen, Mobile Dienste) ab 01.01.2025 über das Tool ESS und damit vollständig digital und übersichtlich.

ESS wird bereits in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung erfolgreich eingesetzt. Der Grund hierfür ist der klare, selbsterklärende Aufbau des Programms: ESS ist eine benutzerfreundliche Anwendung und leitet Sie einfach durch den Antrags- oder Bearbeitungsprozess unter Zuhilfenahme beiliegender Kurzanleitungen zu:

  • Dienstreiseanträgen,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Ihrer Vorgesetztenrolle als Schulleitung und
  • Ansuchen um Kostenrückerstattung (ohne Tagesgebühr).
Diese Kurzanleitungen wurden von der Bildungsdirektion für Sie erstellt und versetzen Sie in die Lage, alle praktisch wichtigen Vorgänge in ESS problemlos selbstständig abzuwickeln.

→ Nutzen Sie bitte auch die didaktisch aufbereiteten Lehrvideos des Bundeskanzleramtes:

Sollten Sie Ihr Wissen in ESS weiter vertiefen wollen, stehen Ihnen im Service Portal des Bundes weitere detaillierte Unterlagen des Bundeskanzleramtes für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Lehrpersonen) und Vorgesetzte (Schulleitungen) zur Verfügung. Sie finden diese Unterlagen unter: Verfahrensinformationen ⇒ Personalverfahren des Bundes ⇒ Schulungsunterlagen ⇒ Employee Self Services (ESS-RM und ESS-ZW).

2. Hilfe und Ansprechpersonen

APS-Bereich:
Ab 01.01.2025 steht Ihnen als Schulleitung und Lehrperson eine eigene Rolle in ESS zur Verfügung (zum Einstieg in ESS siehe die beiliegenden Kurzanleitungen). Daher werden nach den Weihnachtsferien die Schulungen der Schulleitungen durch die IT-Clusterbetreuerinnen und – betreuer beginnen; hierzu erhalten Sie eine gesonderte Einladung. Als Schulleitung können Sie anschließend:

  • Dienstreiseanträge Ihrer Lehrpersonen genehmigen und
  • Ihre Lehrpersonen bei der technischen Abwicklung der Antragstellung und Abrechnung unterstützen.

→ Hierzu stehen Ihnen als Schulleitung die IT-Clusterbetreuerinnen und – betreuer unterstützend zur Seite.

BPS-Bereich:
Als Schulleitungen werden Sie für Mittwoch, 08.01.2025, 10:30-12:30 Uhr gesondert zu einer Online-Schulung eingeladen und können anschließend:

  • Dienstreiseanträge Ihrer Lehrpersonen genehmigen und
  • Ihre Lehrpersonen bei der technischen Abwicklung der Antragstellung und Abrechnung unterstützen.

3. Längere Übergangsfrist für die Umstellung auf ESS

Der Zentralausschuss der Allgemeinbildenden Pflichtschulen sowie offenbar auch eine größere Zahl von Lehrpersonen haben sich mit Nachdruck gegen die vorgezogene Umstellung auf ESS ausgesprochen und gefordert, dass jedenfalls die Reiserechnungen aus dem Kalenderjahr 2024 in gewohnter Weise als Papieranträge eingebracht werden.

Die Bildungsdirektion kommt diesem Anliegen nach:

  • Alle Abrechnungen von Dienstreisen, die bis einschließlich 31.12.2024 angetreten werden, sind daher in der gewohnten Weise als Papieranträge (ausgefüllte Formulare) einzubringen.
  • Alle Abrechnungen von Dienstreisen, die ab 01.01.2025 angetreten werden, sind elektronisch in ESS einzubringen.
  • ACHTUNG: Wenn der Dienstreiseantrag im Kalenderjahr 2024 in Papierform genehmigt wurde und die Dienstreise im Kalenderjahr 2025 stattfindet, erfolgt die Abrechnung der Dienstreise in ESS. Hierzu laden Sie ein Foto oder einen Scan des Papier-Dienstreiseantrags in ESS als Anhang zu Ihrer Reisekostenabrechnung hoch.

4. Dienstliche E-Mail-Adressen

Wie Sie bereits wissen, erhalten Sie ab 01.01.2025 eine neue dienstliche E-Mail-Adresse, auf die Sie mittels ID Austria Zugriff erhalten. Unter folgendem Link finden sich alle wichtigen Informationen hierzu, die laufend ergänzt werden:

https://aps.it-betreuung.salzburg.at/dienstmail

Entnehmen Sie der Beilage zu diesem Schreiben bitte außerdem die aktualisierte Version der Richtlinien für die Verwendung der dienstlichen E-Mail-Adressen.

5. Postalische Zustellung Ihres Gehaltszettels

Wie Ihnen bereits bekannt ist, können Sie im Serviceportal Bund jederzeit elektronisch auf Ihren Gehaltszettel zugreifen, nachdem Sie sich mit Ihrer ID Austria angemeldet haben. Wenn Sie Ihren Gehaltszettel dennoch postalisch an Ihre Dienststelle zugesandt bekommen möchten, wenden Sie sich bitte mit einem formlosen Schreiben (E-Mail) an die Bildungsdirektion. Bedenken Sie dabei bitte, dass Druck und Zusendung Kosten verursachen und wertvolle Ressourcen verbrauchen. Postalische Zustellungen an Ihre Privatadresse sind nicht möglich.

Salzburg, 16.12.2024

Für den Bildungsdirektor:
Mag. Dr. Sebastian Mayr

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Zugeordnete/s Sachgebiet/e

Dienst- und Besoldungsrecht