Rundschreiben Reisegebühren

Bildungsdirektion für Burgenland
Präs/1a - Personalmanagement für Verwaltungspersonal
Amtsdirektorin Ulrike Reiterer
Sachbearbeiterin

+43 2682 710
Kernausteig 3, 7000 Eisenstadt

Rundschreiben 11/2024 (BD B)

Geschäftszahl: BD/PS-2-508/80-2024
Abteilung: Referat Präs/1a – Personalmanagement Verwaltungspersonal
Name des/der Sachbearbeiters/Sachbearbeiterin: ADir.in Ulrike Reiterer
Funktion des/der Sachbearbeiters/Sachbearbeiterin: Referatsleitung-Stellvertreterin
Titel des Rundschreibens: Rundschreiben Reisegebühren
Sachgebiet: Besoldungsrecht
Verteilerkreis: alle Schulen im Bundesland Burgenland, alle Bundesbediensteten im Verwaltungsbereich der Bildungsdirektion für Burgenland
Personenkreis: alle Lehrpersonen an APS, BS, LWFS, Bundesschulen, alle Bundesbediensteten im Verwaltungsbereich der Bildungsdirektion für Burgenland
Geltungsdauer: unbefristet
Kernaussagen/Ziele des Rundschreibens/Erlasses: Verrechnung von Reisekosten
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung des Rundschreibens/Erlasses: Eisenstadt, 11.12.2024

1. Dienstreise

Gem. § 2 RGV liegt eine Dienstreise vor, wenn sich eine Person auf Grund eines erhaltenen Dienstauftrages an eine außerhalb des Dienstortes (Wohnortes) gelegene Dienstverrichtungsstelle begibt und die Wegstrecke von der Dienststelle zu diesem Ort mehr als zwei Kilometer beträgt.

• Dienstreisen sind u.a. Teilnahmen an:
• Seminaren und Dienstbesprechungen (innerhalb oder außerhalb des Bezirks, eventuell im Ausland),
• Schulveranstaltungen (Exkursionen, Wander-, Sport- und Projekttage, Projektwochen, Sportwochen, Sprachwochen),
• Mitverwendungen (Unterrichtstätigkeit an mehreren Schulen – Nebenschulen gelten als Arbeitsstätte)
• Dienstzuteilungen (Enthebung des Dienstes an der Stammschule und vorübergehende Zuweisung an eine andere Schule)

Die Teilnahme an Lehrveranstaltungen zum Zweck der eigenen Fort- u. Weiterbildung begründet nur dann einen Anspruch auf Leistungen aus der RGV, wenn die Teilnahme aufgrund eines Dienstauftrages und darüber hinaus außerhalb des Dienst- oder Wohnortes erfolgt (§ 73 RGV).

Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte stellen keine Dienstreise dar, da diese mit dem Verkehrsabsetzbetrag und einem allenfalls zustehenden Pendlerpauschale sowie Fahrtkostenzuschuss abgegolten sind (§ 20b GehG 1956 iVm § 16 Abs. 1 Z 6 EStG 1988, Lohnsteuerrichtlinien 2002).

2. Vorlage von Reisekostenabrechnungen und Reiseanträgen

Die Anleitungen zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen der Bundeslehrer/innen und Landeslehrer/innen sind auf der Homepage der Bildungsdirektion im Ordner Reisemanagement abrufbar (https://www.bildung-bgld.gv.at/service/formulare-downloads) und werden diesem Rundschreiben angeschlossen.

Im LMS sind Videos zur Unterstützung bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen verfügbar (https://lms.at/reisen).

Fortbildungen werden über PH-online angeboten.

2.1 Erstellung von Reisekostenabrechnungen

a) Bundeslehrpersonal und Bundesverwaltungspersonal

Reisekostenabrechnungen sind in elektronischer Form vorzulegen.

Die Abrechnung erfolgt über ESS (Employee Self Service), welches als Applikation über http://bildung.portal.at für Bundeslehrpersonen und das Bundesverwaltungspersonal verfügbar ist.

b) Landeslehrpersonal (APS und BS)

Reisekostenabrechnungen sind in elektronischer Form vorzulegen.

Die Abrechnung erfolgt über ESS (Employee Self Service), welches als Applikation über das Portal Austria erreichbar ist. Landeslehrpersonen steigen bitte über http://service.gv.at ein.

Übergangsfrist für Landeslehrpersonen:

Reisekostenabrechnungen aus dem Jahr 2024 (Ende der Dienstreise bis 31.12.2024) sind in skooly noch abzurechnen. Um die 6-Monats-Frist zu gewährleisten, haben Sie bis 31. Mai 2025 Zugriff. Daher bitte bis spätestens 31. Mai 2025 alle Reisekostenabrechnungen aus 2024 – auch jene, die zur Korrektur zurückgeschickt wurden! – erledigen. Danach ist kein Zugriff mehr möglich.

Alle Dienstreisen ab 1. Jänner 2025 sind im Employee Self Service abzurechnen.

c) Lehrpersonal an Land- und forstwirtschaftlichen Fachschulen

Für das Lehrpersonal in den Land- und forstwirtschaftlichen Fachschulen Eisenstadt und Güssing ist derzeit keine Änderung bei der Vorlage von Reisekostenabrechnungen vorgesehen. Es sind weiterhin die Dienstreisen in Papierform vorzulegen.

d) Personalvertreter/innen

Sind Personalvertreter/innen im Rahmen ihrer diesbezüglichen Aufgaben unterwegs, sind diese Reisebewegungen zu kennzeichnen – z.B. im Bereich Grund der Reise mittels „PV“ oder im Bereich Bemerkungen „Dienstreise als Personalvertreter/in“ einzutragen.

Diese Reisekostenabrechnungen werden dann vom/von der Sachbearbeiter/in auf die richtige Kostenstelle umgebucht.

Belege (Hotelkosten, Reisekosten mit öffentlichem Verkehrsmittel, Eintritte, usw.) sind bei der elektronischen Abrechnung mittels pdf-Datei hochzuladen und im Original an der Dienststelle abzugeben. Bei Abrechnungen in Papierform sind die Originalbelege anzuschließen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 7 Jahre.

Ausnahmen (Einreichung mittels Papierform):

Reisekostenabrechnungen die von der Pädagogischen Hochschule Burgenland bezahlt werden (bei Mitverwendung an der PH), sind in Papierform (unterfertigt von Rektor/in der PH Burgenland) an die Bildungsdirektion zu übermitteln.

2.2 Dienstreiseanträge

Dienstreiseanträge für Lehrpersonal und Bundesverwaltungspersonal an Schulen sind nicht über die Applikation zu stellen – die Beantragung erfolgt in schriftlicher Form über den Dienstweg an die Bildungsdirektion. Für Fortbildungen, die über PH-Online genehmigt wurden, ist keine Antragstellung notwendig.

Ausnahme:

Das Bundesverwaltungspersonal in der Bildungsdirektion für Burgenland, Schulaufsichtsbeamte/innen sowie Schulpsycholog/innen stellen auch den Dienstreiseantrag elektronisch im ESS.

3. Fristen (§ 36 Abs. 2 RGV)

Reisekostenabrechnungen sind innerhalb von 6 Monaten (beginnend mit dem Monat, in den das Ende der Dienstreise fällt) einzureichen.

Die elektronisch korrekte Vorlage wird durch die Weiterleitung an den/die direkte(n) Vorgesetzte(n) im ESS dokumentiert (Sendedatum an den Vorgesetzten ist das Einreichdatum). Bei Vorlage in Papierform wird die korrekte Einreichung durch den Eingangsstempel der Schule bestätigt.

Fristverfall gem. § 36 RGV

Eine Nachsicht bei Fristverfall ist nicht möglich.

4. Arten von Reiserechnungen

Es gibt drei Gruppen von Reiserechnungsarten. Der Unterschied liegt in der Berechnung des zustehenden Tagsatzes.

4.1 Inlandsdienstreise und Bezirksreise

Hier handelt es sich um landesinterne Dienstreisen (mit oder ohne Nächtigung) bzw. bezirksinterne Dienstreisen ohne Nächtigung (Fortbildungen, Mitverwendungen, Dienstbesprechungen…).

Die Tagesgebühr ist abhängig von der Ausbleibezeit und wird in drei Drittel unterteilt. Es ist auch zu unterscheiden, ob die Dienstverrichtung im Bezirk des Dienstortes und/oder im Wohnbezirk zu leisten ist.

4.2 Schulveranstaltungen

Schulveranstaltungen sind alle Wandertage, Exkursionen, Sprachwochen, Sportwochen, Projektwochen, Projekttage (ohne Nächtigung) im In- und Ausland.

Die Charakteristik dieser Reiseart ist, dass sie gemeinsam mit Schüler/innen durchgeführt wird.

Die Tagesgebühr ist unabhängig von der Ausbleibezeit – es handelt sich um fixe Tagsätze.

4.3 Auslandsdienstreisen

Bei Auslandsdienstreisen handelt es sich um Dienstreisen außerhalb Österreichs, die den Charakter von Fortbildung, Dienstbesprechung und ähnlichen Veranstaltungen haben.

Ein Auslandsdienstreiseauftrag ist rechtzeitig einzuholen (mindestens vier Wochen vor Beginn der Dienstreise). Die schriftliche Genehmigung ist bei der Abrechnung im ESS hochzuladen!

Die Tagsätze sind in diesem Fall je Land in unterschiedlicher Höhe festgelegt. Es gilt ab 1. Jänner 2025 einheitlich für alle Bediensteten die Gebührenstufe 3.

Bei Auswahl des richtigen Reiseschemas im ESS wird die Tagesgebühr automatisch richtig berechnet.

5. Reisekosten (gem. § 5 bis § 12 RGV)

Als Ausgangs- und Endpunkt der Dienstreise ist grundsätzlich die Dienststelle anzusehen. Wenn jedoch die Dienstreise tatsächlich von der Wohnung aus angetreten oder am Wohnort beendet wurde und dadurch niedrigere Reisekosten entstehen, ist der Wohnort zur Berechnung heranzuziehen (§ 5 Abs. 1 RGV 1955).

Ein Anspruch auf Reisekosten entsteht, wenn der Ort der Dienstverrichtung mehr als 2 km (=mindesten 2,1 km) entfernt ist.

Wenn der Dienstverrichtungsort mehr als 2 km von der Dienststelle entfernt ist, werden die Reisekosten entweder

• für das Massenbeförderungsmittel (mit Beleg)
• durch den Beförderungszuschuss (ohne Beleg) oder
• durch den erhöhten Beförderungszuschuss (ohne Beleg, aber unter Vorlage eines gültigen Klimatickets) ersetzt.

Bei Antritt der Dienstreise vom Wohnort aus, gilt selbiges.

5.1 Abgeltung Massenbeförderungsmittel

Hier werden die tatsächlich entstandenen Kosten aufgrund der Vorlage des Originalbelegs erstattet. Grundsätzlich ist das billigste öffentliche zur Vergütung stehende Verkehrsmittel zu benützen bzw. auf die billigste Kartenart zurückzugreifen - Tageskarte, Wochenkarte, Monatskarte (§§ 6 und 7 RGV).

Bei einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden (ohne Umsteigen) ist die Benützung der ersten Wagenklasse möglich. Der Ersatz erfolgt gegen Nachweis.

Es wurde klargestellt, dass die nachweisbaren Kosten für die Benützung der 1. Wagenklasse und die Benützung eines Schlafwagens auch bei Aufzahlung (z.B. wenn man ein privat gekauftes Klimaticket besitzt und zusätzlich den Beförderungszuschuss in Anspruch nimmt), sofern die Voraussetzungen für deren Benützung vorliegen, erstattet werden können.

Sitzplatzreservierungen werden gegen Nachweis erstattet.

Fahrten mit innerstädtischen Verkehrsmitteln werden gegen Nachweis ersetzt (U-Bahn, Stadtbus,...).

Für Bundeslehrer/innen und Bundesverwaltungspersonal besteht aufgrund eines Übereinkommens aller Dienststellen des Bundes mit der ÖBB die Möglichkeit eine Business-Card in Anspruch zu nehmen. Dabei werden Fahrausweise von der Organisationseinheit (der Stammschule) ausgestellt und dem/der Reisenden übergeben. Die Verrechnung erfolgt seitens der Dienststelle direkt mit der ÖBB.

Die benützte Business-Card ist der Reiserechnung anzuschließen (hochzuladen im ESS als pdf-Datei).

5.2 Abgeltung mittels Beförderungszuschuss (Bezu privates KFZ)

Anstelle der Auslagen für ein Massenbeförderungsmittel mittels Beleg, kann der/die Bedienstete die Auszahlung des Beförderungszuschusses verlangen. (§ 7 Abs. 4 RGV)

Zur Ermittlung des Beförderungszuschusses wird die kürzeste möglich Wegstrecke herangezogen.

Der Differenzbetrag des erstatteten Beförderungszuschusses zum amtlichen Kilometergeld kann im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden, insofern die Voraussetzungen seitens des Finanzamtes dafür bestehen (vgl. Lohnsteuerrichtlinien 2002).

Die Höhe des Beförderungszuschusses richtet sich nach der Länge der Wegstrecke. Hinund Rückweg sind getrennt zu berechnen.

Wegstrecke Zuschuss in Euro:

• Kilometer 1 bis 50 0,26 € je Kilometer
• Kilometer 51 bis 300 0,13 € je Kilometer
• ab Kilometer 301 0,07 € je Kilometer
• bis 8 km gesamt 2,00 pauschal

Der Höchstbetrag je Wegstrecke beträgt € 69,30.

5.3 Abgeltung mittels erhöhtem Beförderungszuschuss (Nutzung von Klimaticket oder Jahreskarte)

Bei Fahrten mit einem öffentlichen Verkehrsmittel unter Nutzung eines privaten Klimatickets oder einer Jahreskarte, wird ein erhöhter Beförderungszuschuss (Bezu öffentliches VKM) gewährt. Bei der Beantragung des erhöhten Beförderungszuschusses ist das Klimaticket oder die Jahreskarte vorzuweisen, um eine Benutzung des Massenbeförderungsmittels für die Reisebewegung glaubhaft zu machen.

Das Klimaticket/die Jahreskarte ist bei jeder Reiserechnung hochzuladen.

Die Höhe des erhöhten Beförderungszuschusses richtet sich ebenso nach der Länge der kürzesten Wegstrecke, Hin- und Rückweg sind getrennt zu berechnen.

Wegstrecke Zuschuss in Euro

• Kilometer 1 bis 50 0,50 € je Kilometer
• Kilometer 51 bis 300 0,20 € je Kilometer
• ab Kilometer 301 0,10 € je Kilometer

Der Höchstbetrag je Wegstrecke beträgt € 109,00.

Die Gesamtsumme der erstatteten Beförderungszuschüsse darf pro Kalenderjahr maximal € 2.450,00 betragen.

5.4 Amtliches Kilometergeld

Unter bestimmten Voraussetzungen kann amtliches Kilometergeld erstattet werden. Dies ist jedoch nur mit Genehmigung der Bildungsdirektion für Burgenland möglich. Die Genehmigung ist schriftlich VOR Antritt der Dienstreise einzuholen. Die Genehmigung ist bei Legung der Reisekostenabrechnung anzuschließen (hochzuladen).

Hinsichtlich der Benützung des privaten PKW’s wird auf § 10 Abs. 2a RGV verwiesen. Es ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Bei Fahrten mit dem privaten PKW ohne schriftliche Genehmigung des amtlichen Kilometergeldes wird als Ersatz der Beförderungszuschuss erstattet (Bezu priv. KFZ).

Aufgrund Vorliegen folgender Tatbestände wird das amtliche Kilometergeld auf Ansuchen genehmigt:

• wenn durch das Gründen von Fahrtgemeinschaften Reisegebühren eingespart werden können (mind. 3 Personen inkl. Fahrer/in)
• der Transport von sperrigen oder schweren Gegenständen oder Unterrichtsmaterialien unerlässlich ist
• wenn der Zweck der Dienstverrichtung nicht oder nicht vollständig hätte erfüllt werden können
• wenn der Ort der Dienstverrichtung mittels öffentlichem Verkehrsmittel nicht zeitgerecht erreicht werden kann oder kein öffentliches Verkehrsmittel verkehrt.

Parkkosten und Mautgebühren können nicht erstattet werden (vgl. VwGH94/12/0115).

Bei Fortbildungen und Dienstreisen außerhalb des Burgenlandes ist eine Abrechnung mittels Kilometergeld nicht gestattet.

Bei der Teilnahme an Direktor/innen- bzw. Administrator/innen-Tagungen innerhalb des Burgenlandes kann amtliches Kilometergeld verrechnet werden.

Ab 1. Jänner 2025 gelten folgende Sätze:

• € 0,50/km für Benützung von PKW und Motor(fahr)räder
• € 0,15/km für jeden Beifahrer
• € 0,50/km für Benützung des eigenen Fahrrades

5.4 Mitverwendungsreisen

Bei Dienstreisen aufgrund von Verwendung an mehreren Schulstandorten (Mitverwendung), ist die Reisebewegung genau zu dokumentieren. Die Angabe des Abfahrts- bzw. des Ankunftsortes („an/ab Wohnung“ oder „an/ab Dienstort) wird ausdrücklich eingefordert.

Bei Lehrpersonen, die von einer Stammschule an eine oder mehrere Nebenschulen fahren, werden die tatsächlich aufgelaufenen Kosten aufgrund der Unterfertigung der monatlichen Aufstellung (siehe Anleitung Video Mitverwendungsreisen) erstattet.

Anmerkung: Bei steuerlichen Prüfungen kann ein Fahrtenbuch angefordert werden!

6. Reisezulagen (gem. §§ 13 bis 19 RGV)

6.1 Tagesgebühr

Die Tagesgebühr gebührt für die Dauer der Reisebewegung.

Die Dauer der Dienstreise wird vom Zeitpunkt des Verlassens bis zum Zeitpunkt des Wiederbetretens der Dienststelle oder Wohnung berechnet (§ 16 Abs. 1 RGV).

Fahrten von der Wohnung zum Dienstort gelten nicht als Dienstreise. Für den Aufenthalt am Dienstort (Wohnort gem. § 16 Abs. 6 RGV) stehen keine Tagesgebühren zu.

Bei Fahrten mit einem Massenbeförderungsmittel dürfen Zeitzuschläge hinzugerechnet werden, wenn die Einstiegsstelle nicht mehr als zwei Kilometer entfernt ist (§ 16 Abs. 2 RGV 1955):

vor der Abfahrt: ¾ Stunde vor der fahrplanmäßigen Abfahrtszeit
bei der Ankunft: ½ Stunde nach der tatsächlichen Ankunftszeit

Wenn die Einstiegsstelle mehr als zwei Kilometer entfernt ist gelten folgende Zeitzuschläge (§16 Abs. 3 RGV):

vor der Abfahrt: ½ Stunde zuzügl. erforderliche Zeit für den Weg zum Abfahrtsort
bei der Ankunft: ¼ Stunde zuzügl. erforderliche Zeit für den Weg zur Dienststelle

Bei tatsächlicher Benützung des eigenen PKWs kommen diese Zeitzuschläge nicht in Betracht.

Bei Dienstreisen zum Zweck der Fortbildung innerhalb des Wohnortes oder innerhalb des Dienstortes kann keine Tagesgebühr geltend gemacht werden. (§ 73 RGV)

Freistädte mit eigenem Statut und die Landeshauptstadt gelten im Sinne der RGV nicht als politische Bezirke – somit werden die Freistädte Eisenstadt und Rust mit dem Bezirk Eisenstadt-Umgebung als ein Bezirk gerechnet (§ 13 Abs. 4 RGV)!

6.1.1 Tagesgebühr nach Tarif I – außerhalb des Bezirks („Inlandsreise“)

Für die Dauer der Reisebewegung und des Aufenthalts, jedoch nur für die ersten 30 Tage in derselben Ortsgemeinde (bei regelmäßigem Aufenthalt wie z.B. Mitverwendung) außerhalb des Dienstortes (Wohnortes).

Abwesenheit:

• mehr als 5 Stunden: € 10,00
• mehr als 8 Stunden: € 20,00
• mehr als 12 Stunden: € 30,00

6.1.2 Tagesgebühr nach Tarif II – innerhalb des Bezirks („Bezirksreise ohne Nächtigung“)

Für die Dauer der Reisebewegung und des Aufenthalts bei Bezirksreisen, bei denen kein Anspruch auf Nächtigungsgebühr erwächst. Für die Zeit ab dem 31. Tag des Aufenthalts in derselben Ortsgemeinde (bei regelmäßigem Aufenthalt wie z.B. Mitverwendung).

Abwesenheit:

• mehr als 5 Stunden: € 7,33
• mehr als 8 Stunden: € 14,67
• mehr als 12 Stunden: € 22,00

ACHTUNG: Der Bezirk Eisenstadt-Umgebung wird mit den Städten Eisenstadt und Rust als EIN Bezirk gerechnet!

6.1.3 Tagesgebühr bei Auslandsdienstreisen

• abhängig vom Zielland
• Grenzübertritts Zeiten angeben!! (bei Flug Abflug- u. Ankunftszeit angeben)
• gilt nicht für Schulveranstaltungen

6.1.4 Tagesgebühr bei Schulveranstaltungen

Siehe Punkt 9.2
Diese Tagesgebühr gilt für alle Schulveranstaltungen (egal ob im Inland oder Ausland) und ist unabhängig von der Ausbleibezeit – es handelt sich um einen fixen Tagsatz.

Wurde eine Verpflegung seitens Dritter während der Dienstreise kostenlos zur Verfügung gestellt, so ist die Tagesgebühr gem. § 17 (3) RGV 1955 wie folgt zu kürzen:

• für das Frühstück um 15% der vollen Tagesgebühr
• für das Mittagessen um 40% der vollen Tagesgebühr
• für das Abendessen um 40% der vollen Tagesgebühr

Bei Seminarpauschalen, die Verpflegung beinhalten, ist die Tagesgebühr jedenfalls zu reduzieren. Seminarpauschalen dürfen nur unter dem Gesichtspunkt, dass zur Verfügung gestellte Technik, Raummiete udgl. beinhaltet sind, erstattet werden. Daher sollte die Seminarverpflegung explizit ausgewiesen werden.

6.2 Nächtigungsgebühr

Bei der Nächtigungsgebühr handelt es sich um einen Fixbetrag je Nächtigung ohne Hotelrechnung. Bei Vorlage einer Hotelrechnung steht ein Zuschuss gem. u.a. Richtlinien zu.

Mit der Dienstrechts-Novelle 2024 wurde mit Wirksamkeit vom 10. Oktober 2024 der Zuschuss zur Nächtigungsgebühr (Nächtigungsgebühr € 15,00) von 600% auf 800% angehoben, somit konnten ab 10. Oktober 2024 max. € 135,00 für eine Hotelrechnung erstattet werden.

Mit Wirksamkeit vom 1. Jänner 2025 wird die Nächtigungsgebühr auf € 17,00 angehoben. Somit sind ab 1. Jänner 2025 Hotelkosten (Nächtigung ohne Verpflegung) mit max. € 153,00 (= 800% von € 17,00) erstattbar.

Die Nächtigungsgebühr im Ausland ist je nach Land in unterschiedlicher Höhe angesetzt.

Grundsätzlich ist eine Verrechnung von Nächtigungen nur mit Originalbeleg mit den Kriterien gem. § 11 UStG (Name, Datum, Leistung, Kosten) möglich.

Bei Hotelkosten kann grundsätzlich nur „Nächtigung ohne Verpflegung“ erstattet werden. Bei Hotelrechnungen mit Aufschlüsselung der Kosten (Nächtigung, Frühstück, …) sind somit die Nächtigungskosten eindeutig zuordenbar. Ist dies nicht der Fall und die Kosten des Frühstücks sind auf der Hotelrechnung nicht ersichtlich, werden für das Frühstück 15% der vollen Tagesgebühr in Abzug gebracht (§ 13 Abs. 8 RGV). Ein händischer Vermerk „ohne Frühstück“ kann nicht akzeptiert werden!

Bei Halb- oder Vollpension werden für das Mittag- und/oder Abendessen je 40 % der vollen Tagesgebühr abgezogen.

Wird eine Nächtigung im privaten Umfeld des/der Rechnungslegers/in in Anspruch genommen, können € 17,00 je Nächtigung erstattet werden. In diesem Fall ist Name und Adresse des/der Unterkunftgebers/in anzugeben. Ist kein Name angeführt und/oder liegt der Dienstverrichtungsort weniger als 120 km vom Wohnort entfernt, wird die Nächtigungsgebühr steuerpflichtig (vgl. Lohnsteuerrichtlinien 2002).

Grundsätzlich muss eine der folgenden Voraussetzungen zur Nächtigung vorliegen:

• Wohnort liegt mehr als 80 km vom Dienstverrichtungsort entfernt
• eine 11-stündige Ruhezeit ist aufgrund des Veranstaltungsprogrammes (z.B. Abendeinheit bei Fortbildungen, Dienstbesprechung) inkl. Fahrzeit zum Wohnort nicht gewährleistet
• das Veranstaltungsprogramm bzw. der Veranstalter setzt eine Nächtigung voraus (z.B. Teambuilding) – Vermerk auf der Reisekostenabrechnung!

Die Orts-/Kurtaxe ist der Nächtigung hinzuzurechnen, ebenso sonstige mit der Nächtigung direkt verbundene Kosten.

7. Sonstige Kosten (Nebenkosten)

Als Nebenkosten werden sämtliche Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen können wie z.B. Eintritte, Liftkarten bei Fortbildungen (bei Skikursen sind die Begleitlehrpersonen meist frei von Kosten), Raummiete udgl. angesehen.

Kein Anspruch auf Vergütung besteht auf:

• Versicherungen
• Parkgebühren (VwGH94/12/0115)
• Mautkosten (VwGH94/12/0115)
• Reservierungsgebühren

Auf die Abgeltung von Taxifahrten besteht nur unter besonderen Umständen Anspruch. Eine Begründung (z.B. bei Aufsichtspflicht, wenn Schüler/in mit Rettung ins Krankenhaus gebracht wird und die Lehrkraft mit dem Taxi zurückfährt) oder eine im Vorfeld erteilte Genehmigung ist unbedingt anzuschließen.

Sämtliche Nebenkosten können nur mit Originalbeleg verrechnet werden.

8. Stornokosten

Stornokosten für Hotel, Flug, Bahn werden ersetzt, wenn der Reisende die Dienstreise nicht angetreten hat, die Absage jedoch nicht durch den Reisenden selber verursacht wurde bzw. er keinen Einfluss darauf hatte, z.B. wegen Krankheit, Spitalsaufenthalt, Absage der Veranstaltung durch den Veranstalter, Termin wurde in Online-Form umgewandelt.

9. Schulveranstaltungen gem. § 49a RGV (In- und Ausland)

9.1. Reisekosten

Reisekosten mit öffentlichem Verkehrsmittel werden gegen Vorlage des Beleges erstattet. Bei Sammelrechnung und/oder Sammelticket sind personenbezogene Vergünstigungen in der Berechnung anzuführen und zu berücksichtigen.

Der Beförderungszuschuss für PKW ist bei Schulveranstaltungen nur unter Angabe einer Begründung vergütbar. Bei Schulveranstaltung gilt Aufsichtspflicht – daher wäre zu begründen, wie die Schüler/innen zum Veranstaltungsort gekommen sind (z.B. Schüler/innen eigenberechtigt; Schüler/innen wurden von Eltern zum Veranstaltungsort gebracht; u.ä.)

Bei der Verrechnung von Reisekosten für berufspraktische Tage (Besuch von Schüler/innen in Betrieben) ist der genaue Fahrtverlauf (z.B. als Auszug aus dem Protokoll, Fahrtenbuch) anzuschließen und vom Schulleiter/der Schulleiterin zu unterfertigen.

Fahrt mit der ÖBB-Schulcard: Für Begleitpersonen entstehen keine Kosten.

Buscharter: Eine Originalrechnung und eine Zahlungsbestätigung bzw. Einzahlungsbeleg über die anteilsmäßig bezahlten Buskosten sind anzuschließen.

Wird der anteilsmäßige Betrag in der Schule in bar eingezahlt, ist eine Zahlungsbestätigung unterfertigt von der Schulleitung oder dem/der Rechnungsführer/in anzuschließen.

Bestätigungen dürfen nicht vom Rechnungsleger/von der Rechnungslegerin selbst unterschrieben werden!!

9.2. Reisezulage

Gem. § 3 SchVRGV, beträgt die Reisezulage für Schulveranstaltungen im In- und Ausland:

9.3. Nächtigungskosten

Gem. SchVRGV wurde nunmehr der für alle Bundesbediensteten geltende Höchstbetrag der Nächtigungsgebühr gem. § 13 RGV (€ 17,00) übernommen.

Zur Präzisierung darf hervorgehoben werden, dass die in § 13 Abs. 1 Z 2 RGV angeführte Höhe der Nächtigungsgebühr (€ 17,00) ausschließlich im Inland gilt. Für Dienstverrichtungen im Ausland ist gem. § 25c Abs. 1 RGV die „Verordnung der Bundesregierung über die Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland“, BGBl. II Nr. 434/2001, zur Ermittlung der Nächtigungsgebühr heranzuziehen.

Es ist unerheblich wie hoch die Nächtigungskosten der Schüler/innen sind bzw. waren. Ein Zuschuss zu den tatsächlich entstandenen Nächtigungskosten gegen Beleg ist in beiden Fällen bis zu 800% der zustehenden Nächtigungsgebühr (im betreffenden Land der Dienstverrichtung) möglich.

Bestätigungen über die Nächtigungskosten der Schüler/innen sind nicht mehr vorzulegen. (SchVRGV)

9.4 Schulfremde Begleitpersonen

Um Integrationsschülern/innen die Teilnahme an einer Schulveranstaltung gemeinsam mit den Mitschülern/innen zu ermöglichen, können schulfremde Begleitpersonen ihre tatsächlichen Auslagen (z.B. Nächtigung, Eintritte, Liftkosten) unter Vorlage der Originalrechnungen und einer Reisekostenabrechnung in Papierform geltend machen. Erstattungen von Verpflegungskosten bzw. Tagesgebühren stehen nicht zu.

10. Reisen als Personalvertreter/in

Sind Personalvertreter/innen im Rahmen ihrer diesbezüglichen Aufgaben unterwegs, sind diese Reisebewegungen zu kennzeichnen – z.B. im Bereich „Grund der Reise“ mittels „PVReise“ oder im Bereich „Bemerkungen“ Dienstreise als Personalvertreter einzutragen.

Diese Reisekostenabrechnungen werden dann vom Sachbearbeiter/der Sachbearbeiterin auf die richtige Kostenstelle umgebucht.

11. Kontaktdaten in der Bildungsdirektion für Burgenland

Beilagen:

• Einstieg in SAP Reisemanagement.pdf
• Anlegen Schulveranstaltung mit Nächtigung.pdf
• Anlegen Schulveranstaltung – eintägig.pdf
• Anlegen Inlandsreise – ohne Nächtigung.pdf
• Anlegen Inlandsreise – mit Nächtigung.pdf
• Anlegen Mitverwendung an mehreren Standorten.pdf
• Anlegen Auslandsdienstreise (keine Schulveranstaltung).pdf
• Korrekturen durchführen.pdf
• Freigabe durch Schulleitung.pdf

Mit besten Grüßen

Für den Bildungsdirektor: w.HRin Mag.a Sandra Steiner

Elektronisch gefertigt!