Schulbrief zum Reisemanagement in ESS

540003/0007-PA-Pers-Land/2025
BD - Präs/4 (Personal Landeslehrpersonen)
Mag. Dr. Sebastian Mayr
Abteilungsleiter
office@bildung-sbg.gv.at
+43 662 8083-4001
Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 15/2025 (BD S)

Titel: Schulbrief zum Reisemanagement in ESS
Rundschreiben Nr.: 15/2025
Sachgebiet: Personalswesen
Verteilerkreis: Alle VS, MS, PTS, ASO, BPS
Personenkreis: Alle Schulleitungen und Lehrpersonen der angeschriebenen Schulen
Geltung: Ab sofort
Rechtsgrundlage:
Kernaussagen/Ziele: Wichtige Hinweise und Anleitungen zum Reisemanagement in ESS
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 31.03.2025
Zeitliche Priorisierung: Das Rundschreiben muss zeitnahe nach Einlangen von den Schulleitungen an das Kollegium übermittelt werden.
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Salzburg

Seit 01.01.2025 werden Dienstreisen elektronisch im Reisemanagementprogramm ESS erfasst und bearbeitet; nur Dienstreisen, die 2024 unternommen wurden, werden in „Papierform“ abgerechnet. Vom Dienstauftrag bis zur Reisekostenabrechnung erfolgen mit ESS alle Vorgänge in einem geschlossenen, einfachen und übersichtlichen System – Lehrpersonen haben den Status ihrer (beabsichtigten) Dienstreisen stets im Blick.

Nach beinahe drei Monaten der Anwendung zeigt sich ein äußerst positives Bild: Die überwiegende Zahl der Vorgänge im Programm nehmen die Antragstellerinnen und Antragsteller korrekt vor, bei vielen Anwenderinnen und Anwendern tritt bereits Routine ein.

Es wurde aber auch weiterer Informationsbedarf ersichtlich. Daher möchten wir in nachstehendem Schreiben einige wichtige Aspekte des Programms und zu Dienstreisen generell beleuchten, bestehende Vorgaben verdeutlichen und mögliche letzte Zweifel ausräumen. Ergänzend übermitteln wir Ihnen aktualisierte Fassungen der Ihnen bereits bekannten Kurzanleitungen.

Bitte beachten Sie, dass nachstehendes Schreiben neben Anleitungen zur einfacheren Benutzung von ESS zwar gesetzliche oder erlassmäßige Pflichten widergibt, selbst aber keinen normativen Inhalt aufweist.

1. Papieranträge (für Dienstreisen vor dem 01.01.2025)

Der Anspruch auf Reisegebühren erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs Monaten, beginnend mit dem Monat, in den das Ende der Dienstreise fällt, geltend gemacht wird. Daher sind Papieranträge (generell nur für Dienstreisen möglich, die vor 01.01.2025 beendet wurden) nur mehr eine begrenzte Zeit zulässig. Endete die Dienstreise zB im Dezember 2024, ist die Reisekostenabrechnung in Papierform daher bis spätestens 31.05.2025 (einlangend!) zu übermitteln.

2. Einbringung von Dienstreiseanträgen

Dienstreiseanträge werden seit 01.01.2025 ausschließlich über ESS eingebracht und genehmigt; eine zusätzliche Antragstellung per ISO.Web ist nicht vorgesehen.

3. Vollständige Übermittlung der Belege

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bildungsdirektion bearbeiten eine beachtliche Anzahl an Reiserechnungen. Um die Abläufe effizient zu gestalten und eine rasche Auszahlung sicherzustellen bedarf es der Mitwirkung der Lehrpersonen, die die elektronischen Anträge gewissenhaft und sorgfältig bearbeiten. Leider wird oft übersehen, Belege für ausgewiesene Kosten zu übermitteln. Die hierdurch erforderliche Korrespondenz kann die Bearbeitungszeit vervielfachen und eine verspätete Auszahlung für die betroffene Lehrperson und eine Verzögerung auch in anderen Verfahren bewirken, weil wichtige personelle Ressourcen gebunden werden. Bitte achten Sie auf die Vollständigkeit der übermittelten Belege!

4. Auswahl des richtigen Kontos

Bei Abrechnung einer Dienstreise ist bei „Tätigkeit“ ein Konto anzugeben, um die auszuzahlenden Reisekosten richtig zuzuordnen.

Wählen Sie dabei bitte aus folgenden möglichen Angaben, die jeweils zutreffende:
5606000 = Inlandsschulveranstaltung
5606020 = Inlandsreise (Fortbildung, Mobile Dienste)
5613400 = Auslandsreise
5613410 = Auslandsschulveranstaltungen
7294607 = kirchlich best. Religionslehrer (Inland, Schulveranst., Mobile Dienste, Fortbildung)

5. PKW-Genehmigungen

Kosten für die Benutzung eines privaten PKWs im Rahmen einer Dienstreise können nur sehr eingeschränkt vergütet werden. Voraussetzung ist, dass entweder der Zweck der Dienstverrichtung nicht oder nicht vollständig erreicht werden kann (zB: notwendiger Transport von sperrigen Gegenständen), der Ort der Dienstverrichtung nicht zeitgerecht erreicht werden kann (zB: keine geeigneten Busverbindungen an diesem Tag vorhanden) oder dass die Benützung von Massenbeförderungsmitteln nicht zumutbar ist (zB: Rückfahrt mit dem Zug wäre erst um 03:00 Uhr nachts möglich). Die beabsichtigte Benutzung des PKWs für eine Dienstreise bedarf daher jedenfalls einer Begründung („Bemerkung“ in ESS)
und stellt eine Ausnahme dar. Im Regelfall sind öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen!

Für APS-Schulleitungen gilt die PKW-Genehmigung mit Vorliegen eines (pauschalen) Dienstauftrages für Fahrten innerhalb des Bundeslandes Salzburg als pauschal erteilt. Ein gesondertes Ansuchen um PKW-Genehmigung ist in diesen Fällen daher nicht erforderlich.
Für BPS-Schulleitungen muss generell um PKW-Genehmigung angesucht werden.

6. Pauschal erteilte Dienstreiseaufträge für Schulleitungen

Für bestimmte Dienstreisen der Schulleitungen gilt der Dienstreiseauftrag pauschal als erteilt. Stellen Sie daher bitte insbesondere in nachfolgenden Fällen keinen Reiseantrag in ESS:

Vergleichen Sie hierzu bitte auch den Punkt 3. des Erlasses 2.10. In jedem Fall ist der Reisekostenabrechnung in ESS die jeweilige Einladung beizufügen und als Bemerkung „Dienstreiseauftrag pauschal erteilt“ anzugeben.

7. Reiseanträge frühzeitig stellen

Als Schulleitung wollen Sie über anstehende Dienstreisen Ihrer Lehrpersonen frühzeitig informiert sein. Bitte stellen auch Sie als Schulleitung Ihre Reiseanträge möglichst frühzeitig. Jedenfalls müssen zwischen Ihrer Antragstellung und der geplanten Dienstreise drei Wochen Zeit liegen.

8. Fortbildungen an der Pädagogischen Hochschule

Geben Sie bei Fortbildungen an der pädagogischen Hochschule bitte neben der Bezeichnung der Fortbildung stets auch die Kursnummer an, um eine Zuordnung zu erleichtern.

Sollten Sie für eine Fortbildung an der pädagogischen Hochschule auf der Warteliste platziert werden, stellen Sie bitte dennoch rechtzeitig (mindestens drei Wochen vor der Fortbildung) einen Reiseantrag mit der Bemerkung „Warteliste“ und Angabe Ihres Rangs auf der Warteliste (zB: „Rang 3“). Sollten Sie anschließend von der Pädagogischen Hochschule eine Fixplatzzuweisung erhalten, teilen Sie dies bitte der Assistentin Ihrer Außenstelle (APSBereich) oder der Personalreferentin (BPS-Bereich) formlos per Mail mit.

9. Ihre Verantwortung als Schulleitung

Als Schulleitung erteilen Sie Dienstreiseaufträge für Ihre Lehrpersonen (im Detail vergleiche Punkt 2. des Erlasses 2.10.) und prüfen Reisekostenabrechnungen auf ihre sachliche Richtigkeit. Hierfür sind Sie als Schulleitung unmittelbar verantwortlich. Bereits vor Genehmigung des Reiseantrags müssen Sie diesen daher insbesondere auf seine Konformität mit dem Erlass 2.10. prüfen!

Sie stellen bei allen Reisekostenabrechnungen Ihrer Lehrpersonen außerdem sicher, dass sämtliche erforderlichen Belege wie insbesondere Hotelrechnungen, Bahntickets, Klimaticket etc. vorhanden sind (mitübermittelt werden).

Lehrpersonen werden sich mit Fragen zu ihren Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen an Sie als Schulleitung wenden. Können Sie Anfragen auf Grundlage der vorhandenen Anleitungen und rechtlichen Rahmenbedingungen nicht beantworten, wenden sie sich bitte

1. mit technischen Fragen und Fragen zur Eingabe in ESS an Ihre/n IT-Clusterbetreuer/in (APS) bzw. Ihre Personalreferentin (BPS).
2. mit inhaltlichen Fragen zur Reisegebührenvorschrift oder zum Erlass 2.10 an die Assistenz Ihrer Außenstelle (APS) bzw. Ihre Personalreferentin (BPS).

In beiden Fällen wird Ihre Frage entweder direkt beantwortet oder im Haus einer eingehenden Prüfung unterzogen.

10. Abrechnungen mehrtägiger Schulveranstaltungen

Bei mehrtägigen Schulveranstaltungen warten Sie als Schulleitung zu, bis sämtliche Reisekostenabrechnungen aller teilnehmenden Lehrpersonen vorliegen. Erst danach genehmigen Sie diese in ESS; die genehmigten Reisekostenabrechnungen werden automatisiert an die Assistent/innen der Außenstellen zur Prüfung weitergeleitet. Nur so können Sie zuverlässig beurteilen, ob die einzelnen Reisekostenabrechnungen einheitlich und daher plausibel sind. Bitte informieren Sie Ihre Lehrpersonen daher über die Notwendigkeit, die Abrechnung rasch vorzunehmen.

11. Berufspraktische Tage

Zuletzt haben sich vermehrt Fragen zur richtigen Abrechnung von Reisekosten für die Durchführung der „Berufspraktischen Tage“ ergeben. Es gelten nachstehende Besonderheiten:

Für jeden Tag ist eine gesonderte Reisekostenabrechnung vorzunehmen.

• Als „Reiseziel“ müssen für den jeweiligen Tag (Einzelabrechnung, vgl. Punkt 1.) alle besuchten Betriebe mittels Routenplaner über den Button „+ Zusätzliches Reiseziel hinzufügen“ angegeben werden. ESS errechnet die abrechnungsrelevanten Kilometer in Folge automatisiert.
• Bei Berufspraktischen Tagen ist als „Unternehmensspezifische Reiseart“ auszuwählen:
  • „Exkursion/Berufspra. Tage“, wenn die Ausbleibezeit mehr als 12 Stunden (und nicht mehr als 24 Stunden) beträgt, und
  • „übr. eintä. Schulveranstalt“, wenn die Ausbleibezeit bis zu 12 Stunden beträgt.

12. Zuständigkeit für Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen der Schulleitungen

Als Schulleitung wählen Sie in ESS als „Genehmiger/in“ Ihrer Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen bitte

1. im APS-Bereich Frau Ehrentraud Wimmer und
2. im BPS-Bereich Ihre zuständige Personalreferentin (Frau Silke Warchold oder Frau Gabriele Friedl) aus.

13. Auslandreisen und Zusatzausbildungen

Ausschließlich von der Bildungsdirektion zu genehmigen sind neben Hochschul- bzw. Universitätslehrgängen auch:

• EU-Projekte,
• Zusatzausbildungen (wie zB: die Drittfachausbildung oder auch Trainerausbildungen, welche in ihrer Länge und Umfänglichkeit mit Hochschullehrgängen vergleichbar sind bzw. zur Ausübung zusätzlicher Tätigkeiten, für welche eine entsprechende Qualifikation erforderlich ist, befähigen) und
• Auslandsreisen (= alle Dienstreisen ins Ausland ausgenommen bayrischer Raum und Schulveranstaltungen).

Alle diese Reiseanträge Ihrer Lehrpersonen leiten Sie als Schulleitung nach Prüfung des begründeten Antrags an Frau Sabine Lerch weiter.

• Hierzu öffnen Sie den Reiseantrag mit „Klick“ auf „Bearbeiten“ und klicken im geöffneten Reiseantrag auf „Weiterleiten“.
• In der nunmehr aufscheinenden „Benutzerauswahl“ suchen Sie mit der Suchfunktion nach dem Namen „Lerch“ und wählen anschließend „Lerch Sabine (90643254)“ aus und bestätigen mit „Weiterleiten“ (Siehe die beiliegende Kurzanleitung).

14. Abruf der Reiserechnungen im Serviceportal Bund

Im Service Portal Bund können Sie als Lehrperson unter dem Reiter „Bezahlung“ neben dem Lohnzettel (Button „Lohn und Gehalt“) einen weiteren, gesonderten Lohnzettel (Button „Reisekostenvergütung und Reisezulage“) über Ihre Reisekostenabrechnungen abrufen. Hierauf finden Sie eine Aufstellung der bereits ausbezahlten Reisekosten (für bis zu 12 Monate zurück).

15. Anleitungen

Alle Anleitungen entnehmen Sie den Beilagen. Mehr Anleitungen finden Sie unter:
https://aps.it-betreuung.salzburg.at/datenverarbeitung/ess.html

Salzburg, 31.03.2025

Für den Bildungsdirektor:
Mag. Dr. Sebastian Mayr