Abwicklung des Barzahlungsverkehrs im Bereich der Untergliederung 30

Außer Kraft getreten und ersetzt durch den Erlass "Abwicklung des Barzahlungsverkehrs im Bereich der Untergliederung 30 (Bildung)" (Geschäftszahl: 2022-0.642.764)

14.300/0011-B/2/2013
SachbearbeiterIn: MinR Franz Friedrich
Abteilung: B/2
E-Mail: franz.friedrich@bmukk.gv.at
T +43 1 53120-4611
F +43 1 53120-814611

Rundschreiben Nr. 15/2013 (BMBWF)

Verteiler: VII-N
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Organisation und Aufgaben der Zahlstellen; Abwicklung des Barzahlungsverkehrs
Geltung: Unbefristet

An alle Landesschulräte (Stadtschulrat für Wien)

Für die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs können im Bereich des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur Zahlstellen im Sinne des § 10 Bundeshaushaltsgesetz 2013 eingerichtet werden.

Im Hinblick darauf verweist dieses Rundschreiben auf die Rechtsgrundlagen für die Einrichtung von Zahlstellen, regelt näher die Organisation und Aufgaben der Zahlstellen und enthält maßgebliche Bestimmungen für die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs im Bereich der Untergliederung 30.

1. Rechtsgrundlagen

Die Einrichtung von Zahlstellen, die Grundsätze des Zahlungsverkehrs sowie die Verwaltung von Barzahlungsmitteln sind in den §§ 10, 111 Abs. 1 und 112 Bundeshaushaltsgesetz 2013 (BHG 2013) geregelt. Die §§ 23, 36 und 71 Bundeshaushaltsverordnung 2013 (BHV 2013) enthalten nähere Bestimmungen über die Organisation und die Aufgaben der Zahlstellen, die Verrechnung bei den Zahlstellen sowie den Vollzug von Anordnungen durch die Zahlstellen. Spezifische für den Bereich der Untergliederung 30 geltende Regelungen sind aus den nachfolgenden Abschnitten dieses Rundschreibens ersichtlich.

2. Einrichtung von und Zuständigkeitsbereich der Zahlstellen

Sofern und soweit vom Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur nicht anderes festgelegt ist, ist die Einrichtung einer Zahlstelle im Sinne des § 10 BHG 2013 an jeder Dienststelle des Unterrichtsressorts zulässig. Sofern und soweit vom Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur nicht anderes festgelegt ist, sind der sachliche und örtliche Zuständigkeitsbereich einer Zahlstelle auf den Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Dienststelle beschränkt.

3. Barzahlungsverkehr

3.1 Zum Barzahlungsverkehr berechtigter Personenkreis

Leiterin der Haushaltsführende Stelle im Sinne des § 7 Abs. 1 Z 1 BHG 2013 für die Detailbudgets der Untergliederung 30 (mit Ausnahme des Detailbudgets 30.01.06.02) ist die Bundesministerin für Unterricht, Kunst und Kultur.

Anordnende Organe im Bereich der Untergliederung 30 handeln gemäß § 7 Abs. 2 Z 5 BHG 2013 bzw. § 26 Abs. 1 Z 2 BHV 2013 im Umfang der ihnen übertragenen Befugnisse für die Haushaltsführende Stelle. Hinsichtlich der Erteilung von Anordnungsbefugnissen ist gemäß BMUKK-Erlass GZ 14.180/0024-B/2a/2013 vom 18. April 2013 mit der Maßgabe vorzugehen, dass den dort festgelegten Mitteilungsverpflichtungen unverzüglich nachzukommen ist.

Eine Liste mit den Namen und Unterschriften jener Bediensteten, welche mit der Besorgung des Barzahlungsverkehrs betraut sind und daher auch Einzahlungen entgegennehmen dürfen, ist im Kassaraum der Zahlstelle gut sichtbar anzubringen.

3.2 Zulässige Auszahlungsarten

Der Zahlungsverkehr des Bundes ist grundsätzlich bargeldlos abzuwickeln und der Bestand an Barzahlungsmitteln auf das unumgänglich erforderliche Ausmaß zu beschränken (vgl. § 111 Abs. 1 und § 112 Abs. 1 BHG 2013).

Daher dürfen von den Zahlstellen die nachstehend angeführten Ein- und Auszahlungen nur durchgeführt werden, wenn keine Möglichkeit zum unbaren Zahlungsverkehr besteht:

1. Ein- und Auszahlungen betreffend die Sachkontenverrechnung (durchlaufende Gebarung);
1. Einzahlungen der reellen und zweckgebundenen Gebarung, mit Ausnahme von Einzahlungen aus der Investitionstätigkeit (Kontenklasse 0: Verrechnungskonten, welche an der ersten Stelle die Ziffer 0 tragen);
2. Auszahlungen der reellen und zweckgebundenen Gebarung, mit Ausnahme von Einzahlungen aus der Investitionstätigkeit (Kontenklasse 0: Verrechnungskonten, welche an der ersten Stelle die Ziffer 0 tragen).

3.3 Zulässiges Ausmaß von Barauszahlungen

Barauszahlungen dürfen bei Vorliegen der beim Punkt 3.2 dieses Rundschreibens genannten Voraussetzungen und – sofern gesetzlich nicht anderes bestimmt ist – darüber hinaus gemäß § 110 Abs. 2 BHV 2013 nur geleistet werden

• in besonders dringenden Fällen,
• wenn damit besondere Zahlungsbegünstigungen erreicht werden, oder
• wenn die Barzahlung den im jeweiligen Geschäftsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuchen (dem Handelsbrauch) entspricht.

Barauszahlungen dürfen an einer Zahlstelle im einzelnen Auszahlungsfall einen Betrag von EUR 300,-- und pro Monat einen Gesamtbetrag von EUR 1.000,-- nicht übersteigen.

3.4 Anordnungen im Gebarungsvollzug

Hinsichtlich der Anordnungen im Gebarungsvollzug der Zahlstellen gilt § 36 BHV 2013. Insbesondere haben die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie Anordnungen von Ein- bzw. Auszahlungen ausnahmslos schriftlich zu erfolgen.

3.5 Verrechnungsaufschreibungen

Im Bereich der Untergliederung 30 sind gemäß § 71 Abs 2 BHV 2013 die Verrechnungsaufschreibungen von den Zahlstellen fortlaufend, nach ihrem Anfall zeitgeordnet sowie auf den entsprechenden Konten sachgeordnet entweder

1. in einem von der Bundesministerin für Finanzen oder dem Bundesminister für Finanzen freigegebenen elektronischen Kassabuch (ZBF), oder
1. bei Vorhandensein der technisch-organisatorischen Voraussetzungen direkt im HV-System vorzunehmen.

3.6 Abrechnungszeitraum

Im Barzahlungsverkehr haben Abrechnungen mit der Buchhaltungsagentur des Bundes grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anfallen der jeweiligen Ein- bzw. Auszahlung, jedenfalls aber bis zum Ende des jeweiligen Finanzjahres (das ist bis zum 31. Dezember des betreffenden Kalenderjahres) zu erfolgen. Darüber hinaus gilt § 71 Abs. 5 und 6 BHV 2013.

4. Zusätzliche organisatorische Regelungen

Die aus den Punkten 3.2 und 3.3 dieses Rundschreibens ersichtlichen Verrechnungsarten bzw. Betragsgrenzen können an den Dienststellen bei Bedarf unter sachlichen Gesichtspunkten auf den zum Barzahlungsverkehr berechtigten Personenkreis gemäß Punkt 3.1 dieses Rundschreibens verteilt werden. Die getroffenen Regelungen sind diesfalls schriftlich festzuhalten und den Bediensteten der Buchhaltungsagentur des Bundes auf deren Verlangen im Zuge der Nachprüfung vorzuweisen.

In begründeten Fällen kann vom beim Punkt 3.3 dieses Rundschreibens als zulässig festgelegten Ausmaß von Barzahlungen abgewichen werden. Die Entscheidung hierüber trifft die jeweils vorgesetzte Dienststelle, welche hievon unverzüglich die Buchhaltungsagentur des Bundes in Kenntnis zu setzen hat.

Wien, 25. Juli 2013

Für die Bundesministerin:
SektChef Dr. Helmut Moser