Schmutzzulagen – Verwaltungspersonal, Anspruchsvoraussetzungen

BMB-466/0009-Präs.4/2017
Mag.^a Judith Eidher
Abteilung Präs.4
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judith.eidher@bmb.gv.at

Rundschreiben Nr. 14/2017

Sachgebiet: Personalwesen
Inhalt: Schmutzzulagen
Geltung: Unbefristet
Rechtsgrundlage: § 20 Gehaltsgesetz 1956 - GehG, BGBl. Nr. 54
§ 22 Vertragsbedienstetengesetz 1948 – VBG, BGBl. Nr. 86

An alle 
Landeschulräte / Stadtschulrat für Wien 

Mit Schreiben des Bundesministeriums für Bildung vom 13. Dezember 2016, GZ BMB-298/0023-III/3a/2016, wurde angeordnet, im jeweiligen Dienststellenbereich die Schmutzzulagenvoraussetzungen der Bezieher/innen – basierend auf der ständigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes – zu überprüfen und wurde dazu folgender Sachverhalt festgehalten:

Nach § 68 Abs. 1 und 5 Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988) steht eine Begünstigung der Schmutzzulage nur zu, wenn die vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin zu leistenden tatsächlichen Arbeiten überwiegend (mehr als die Hälfte bezogen auf die gesamten vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin zu leistenden Arbeiten) unter Umständen erfolgen, die in erheblichem Maß zwangsläufig eine Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin und seiner/ihrer Kleidung bewirken.

Die Steuerfreiheit der Schmutzzulage setzt weiters voraus, dass dem Finanzamt nachgewiesen wird, um welche Arbeiten es sich im Einzelnen gehandelt hat, für die die Schmutzzulage gewährt wurde, sowie wann und wie lange diese Arbeiten konkret geleistet worden sind.

Hierzu fordert die Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) die Erbringung überprüfbarer Nachweise (VwGH 14.09.2005, Zl. 2003/08/0266; VwGH 27.06.2000, Zl. 99/14/0342; VwGH 10.03.1994, 93/15/0172). Den Dienstgeber trifft diesbezüglich eine qualifizierte Mitwirkungspflicht, die ihn dazu verhält, konkrete Behauptungen dazu aufzustellen und dafür geeignete Beweisangebote zu machen (VwGH 30.01.2002, 99/08/0033; VwGH 27.07.2001, 98/08/0149).

Es ist daher erforderlich, Aufzeichnungen dahingehend zu führen, wann, wie lange und welche Arbeiten erledigt wurden. Eine spätere Rekonstruierbarkeit reicht zum Nachweis im obigen Sinne nicht aus (VwGH 10.03.1994, 93/15/0172).

Weiters darf in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen werden, dass mit Kurrende vom 4. Dezember 2006, GZ BMBWK-466/0010-III/9/2006, den Landesschulräten/dem Stadtschulrat für Wien die Ermächtigung zur Feststellung über Nebengebühren laut Nebengebührenkatalog erteilt wurde.

Der dzt. geltende Schmutzzulagenkatalog (1. Mai 2014 bis 30. April 2018) des Bundeskanzleramtes – GZ BKA-924.534/0006-III/2/2014 - stellt die generelle Zustimmung des Bundeskanzlers gemäß § 20 Abs. 1 iVm § 15 Abs. 2 GehG zur Pauschalierung der angeführten Aufwandsentschädigungen (Schmutzzulage) dar.

Pauschalierte Zulagen können begünstigt besteuert werden. Dafür müssen aber vorher über eine längere Zeit Aufzeichnungen geführt worden sein, aus denen sich die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und die Tatsache, dass die Arbeit überwiegend unter Umständen erfolgt, die eine erhebliche und zwangsläufige Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin und seiner/ihrer Kleidung bewirken, ergeben.

In Ergänzung zu o. a. Sachverhalt darf konkret ausgeführt werden:

Der Beamte hat gemäß § 20 Abs. 1 GehG Anspruch auf Ersatz des Mehraufwandes, der ihm in Ausübung des Dienstes oder aus Anlass der Ausübung des Dienstes notwendigerweise entstanden ist.

Für die Nebengebühren gelten die einschlägigen Bestimmungen für die Bundesbeamten sinngemäß (§ 22 Abs. 1 VBG).

Gemäß § 68 Abs. 1 EStG 1988 sind Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen sowie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit und mit diesen Arbeiten zusammenhängende Überstundenzuschläge insgesamt bis 360 Euro monatlich steuerfrei.

§ 68 Abs. 5 EStG besagt:

Unter Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen sind jene Teile des Arbeitslohnes zu verstehen, die dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin deshalb gewährt werden, weil die von ihm/ihr zu leistenden Arbeiten überwiegend unter Umständen erfolgen, die

• in erheblichem Maß zwangsläufig eine Verschmutzung des Arbeitsnehmers/der Arbeitnehmerin und seiner/ihrer Kleidung bewirken,
• im Vergleich zu den allgemein üblichen Arbeitsbedingungen eine außerordentliche Erschwernis darstellen, oder
• infolge der schädlichen Einwirkungen von gesundheitsgefährdenden Stoffen oder Strahlen, von Hitze, Kälte oder Nässe, von Gasen, Dämpfen, Säuren, Laugen, Staub oder Erschütterungen oder infolge einer Sturz- oder anderen Gefahr zwangsläufig eine Gefährdung von Leben, Gesundheit oder körperlicher Sicherheit des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin mit sich bringen.

Diese Zulagen sind nur begünstigt, soweit sie

1. auf Grund gesetzlicher Vorschriften,
2. auf Grund von Gebietskörperschaften erlassener Dienstordnungen,
3. auf Grund aufsichtsbehördlich genehmigter Dienst(Besoldungs)ordnungen der Körperschaften des öffentlichen Rechts,
4. auf Grund der vom Österreichischen Gewerkschaftsbund für seine Bediensteten festgelegten Arbeitsordnung,
5. auf Grund von Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen, die auf Grund besonderer kollektivvertraglicher Ermächtigungen abgeschlossen worden sind,
6. auf Grund von Betriebsvereinbarungen, die wegen Fehlens eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteiles (§ 4 des Arbeitsverfassungsgesetzes, BGBl. Nr. 22/1974) auf der Arbeitgeberseite zwischen einem einzelnen Arbeitgeber und dem kollektivvertragsfähigen Vertragsteil auf der Arbeitnehmerseite abgeschlossen wurden,
7. innerbetrieblich für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern
   gewährt werden.

Nach der Rechtsprechung kommt es bei der Prüfung der Frage, ob die Tatbestandsvoraussetzung des § 68 Abs. 5 EStG 1988 für die Gewährung einer Schmutzzulage gegeben ist, in Fällen, in denen die Kollektivvertragspartner die Gewährung der Schmutzzulage davon abhängig gemacht haben, dass Arbeiten geleistet werden, die ihrer Auffassung nach üblicherweise (typischerweise) eine außerordentliche Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin verursachen, zunächst darauf an, ob diese Einschätzung der Kollektivvertragspartner richtig ist, d. h. - vor dem Hintergrund des § 68 Abs. 5 EStG 1988 -, ob Arbeiten wirklich üblicherweise (typischerweise) zwangsläufig eine Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin und seiner/ihrer Kleidung in erheblichem Maß bewirken. Ist dies der Fall, so ist es unmaßgeblich, ob auch in einem konkreten Einzelfall Arbeiten eine solche Verschmutzung bewirkt haben.

Die üblicherweise (typischerweise) auftretende zwangsläufige Verschmutzung in erheblichem Maß während und durch die gegenständlichen Arbeiten reicht aber – auch unter dem Gesichtspunkt des § 68 Abs. 5 EStG 1988 – zufolge der weiters erforderlichen Tatbestandsvoraussetzung der „überwiegenden“ Leistung solcher Arbeiten noch nicht aus. Der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin muss vielmehr während der gesamten Arbeitszeit überwiegend mit Arbeiten betraut sein, die die erhebliche Verschmutzung zwangsläufig bewirken.

Zur Frage, ob die zu leistenden Arbeiten überwiegend unter Umständen erfolgten, welche die als erheblich erkannte Verschmutzung der Arbeitnehmer und ihrer Kleidung bewirkten, sind Feststellungen unerlässlich. Zwar kommt es nicht auf wetterbedingte Verschmutzungen an, sondern vielmehr darauf, ob die Tätigkeit an sich zu außergewöhnlichen Verschmutzungen führt; der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin muss nämlich während der gesamten Arbeitszeit überwiegend, nicht etwa nur gelegentlich, mit Arbeiten betraut sein, die die erhebliche Verschmutzung zwangsläufig bewirken. Dies erfordert einen überprüfbaren Nachweis, für welche Arbeiten die Schmutzzulage gewährt wird und in welchem Umfang diese Arbeiten von den einzelnen Arbeitnehmern geleistet worden sind. Den Dienstgeber trifft diesbezüglich eine qualifizierte Mitwirkungspflicht, die ihn dazu verhält, konkrete Behauptungen dazu aufzustellen und dafür geeignete Beweisangebote zu machen.

Der Umstand, dass der Schmutz schwer zu entfernen ist, wird die Annahme einer Verschmutzung „in erheblichem Maß“, wenn es zutrifft, erleichtern und unter Umständen dazu führen, dass auch eine Verschmutzung, von der nur geringe Teile des Körpers und der Kleidung betroffen sind, als eine solche „in erheblichem Maß“ anzusehen ist. Daraus ist aber nicht zu schließen, eine massive Verunreinigung mit leicht entfernbaren Substanzen wie Staub oder Erde könne keine Verschmutzung „in erheblichem Maß“ sein. Die leichte Entfernbarkeit der verunreinigenden Stoffe wird auch dann – unter sonst gleichen Umständen – von geringerer Bedeutung sein, wenn während des gesamten Arbeitstages keine Möglichkeit zur Reinigung besteht. Der Rechtsansicht, eine Verunreinigung erfülle schon dann den Tatbestand einer Verschmutzung „in erheblichem Maß“, wenn sie sich erst „nach Arbeitsende“ entfernen lasse, ist aber nicht zu folgen. Maßgeblich ist vielmehr, ob die zu leistenden Arbeiten „überwiegend“ unter Umständen erfolgten, welche die als „erheblich“ erkannte Verschmutzung der Arbeitnehmer und ihrer Kleidung bewirkten.

Nach der Verkehrsauffassung sind unter Umständen, die in erheblichem Maße eine Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitsnehmerin und seiner/ihrer Kleidung zwangsläufig bewirken, nur solche zu verstehen, die von außen einwirken. Dieses Verständnis entspricht auch dem Zweck der Bestimmung des § 68 Abs. 5 EStG 1988, die bestimmte Arten von Tätigkeiten begünstigen will.

Seitens Abteilung Präs.4 wird nunmehr zusammenfassend festgehalten:

Der Schmutzzulagenkatalog des BKA gilt für Bedienstete, die mit Arbeiten betraut sind, die zwangsläufig eine erhebliche Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin und seiner/ihrer Kleidung bewirken und richten sich die Sätze je nach anspruchsbegründender Tätigkeit (die Summe der Sätze bei täglicher Verrechnung darf EUR 22,90 monatlich nicht übersteigen).

Nach der Rechtsprechung des VwGH ist auch bei Vorliegen einer lohngestaltenden Vorschrift für die Begünstigung der Schmutzzulage zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen einer Verschmutzung im Sinne der Legaldefinition des § 68 Abs. 5 EStG 1988 gegeben sind und das Ausmaß der Zulage angemessen ist (VwGH 31.03.2011, 2008/15/0322; VwGH 17.02.1988, 85/13/0177).

Eine Begünstigung der Schmutzzulage nach § 68 Abs. 1 und 5 EStG 1988 steht daher nur zu, wenn die vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin zu leistenden tatsächlichen Arbeiten überwiegend (= mehr als die Hälfte bezogen auf die gesamten vom Arbeitnehmer/von der Arbeitnehmerin zu leistenden Arbeiten) unter Umständen erfolgen, die in erheblichem Maß zwangsläufig eine erhebliche Verschmutzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin und seiner/ihrer Kleidung bewirken.

Die Steuerfreiheit setzt weiters voraus, dass dem Finanzamt nachgewiesen werden muss, um welche Arbeiten es sich im Einzelnen gehandelt hat, für die die Schmutzzulage gewährt wurde, sowie wann und wie lange diese Arbeiten konkret geleistet worden sind. Hiezu ist die Erbringung überprüfbarer Nachweise unabdingbar. Eine nachträgliche Rekonstruierung ist für den Nachweis nicht ausreichend, ebenso wenig bloß allgemein gehaltene Stellenbeschreibungen (= Arbeitsplatzbeschreibungen).

Die Bediensteten haben daher Aufzeichnungen wie folgt zu führen:

• welche Tätigkeiten wurden erbracht (z. B. Reinigung des Bodens, Fenster putzen usw.),
• wie lange wurden die Tätigkeiten ausgeübt (z. B. Reinigung des Bodens: eine Stunde und 15 Minuten, Fenster putzen drei Stunden usw.) und
• an welchem Tag fand die Tätigkeit statt (z. B. Reinigung des Bodens am 17.03.2017, Fenster putzen am 20.03.2017 usw.).

Die Schmutzzulagen im PM-SAP sind ausnahmslos unter der Lohnart 4720 einzupflegen. Eine andere Lohnart ist dafür nicht vorgesehen. Die Eingabe der Lohnart 4520 (Aufwandsentschädigung) ist aufgrund des Lohnartenkataloges nicht zulässig.

Im Rahmen der am 21. März 2017 bis 22. März 2017 stattgefundenen Frühjahrstagung der LandesschulratsdirektorenInnen in Wien wurde seitens der Leiterin der Abteilung Präs.4, Mag.^a HORVATITS, die Thematik „Schmutzzulagen“ ausführlich – unter Zugrundelegung der ständigen Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes – erläutert und wurden die LandesschulratsdirektorenInnen bzw. der Stadtschulratsdirektor angewiesen, im jeweiligen Dienstbehördenbereich die erforderlichen Maßnahmen sicherstellen zu wollen.

In Verfolg dieser Besprechung werden die Landesschulräte/der Stadtschulrat für Wien als Dienstbehörde nochmals ausdrücklich um Einhaltung der rechtlichen Vorgaben ersucht.

Wien, 3. April 2017

Für die Bundesministerin:
Mag.^a Eveline Horvatits