Einsatz dienstlicher E-Mail-Adressen an mittleren und höheren Schulen

Außer Kraft getreten und ersetzt durch Rundschreiben Nr. 4/2018 ; BMBWF-303.000/0003-IT/2/2018 ; Einsatz dienstlicher E-Mail-Adressen an mittleren und höheren Schulen

BMB-303.200/0010-IT/2d/2017
Sachbearbeiter/in:
Dr. Thomas Menzel
Abteilung IT/2d
T +43 1 53120-
F +43 1 53120-
zentraleinformatik@bmb.gv.at

Rundschreiben Nr. 26/2017 (BMBWF)

Verteiler: N
Sachgebiet: Dienstrecht
Inhalt: Einsatz dienstlicher E-Mail-Adressen an mittleren und höheren Schulen
Geltung: ab November 2017

Gemäß § 5 Abs. 6 des Bildungsdirektionen-Einrichtungsgesetzes [BD-EG] (Art. 7 des Bildungsreformgesetzes 2017, BGBl. I Nr. 138/2017) hat (unter anderem) jede an einer Schule im Anwendungsbereich des BD-EG beschäftigte Lehrperson zum Zweck der Wahrnehmung der Aufgaben des Qualitätsmanagements und des Bildungscontrolling über ein elektronisches Postfach zu verfügen, welches die Information der Bediensteten und deren Erreichbarkeit ermöglicht. Das BD-EG wird mit 1. Jänner 2019 in Kraft treten (§ 37 Abs. 1 BD-EG).

Die Gruppe der Lehrpersonen (im Bereich der mittleren und höheren Schulen) ist im Wesentlichen die letzte große Bedienstetengruppe in der Bundesverwaltung, die noch nicht über eine einheitliche dienstliche E-Mail-Adresse verfügt. Es werden daher für die dienstliche Kommunikation häufig private bzw. auf Schulebene organisierte elektronische Postfächer verwendet. Dies ist sowohl datenschutzrechtlich als auch aus Sicht der IT-Sicherheit nicht zu empfehlen.

Vor diesem Hintergrund wird seitens des Bundesministeriums für Bildung ab November 2017

• für Bundeslehrpersonen an mittleren und höheren Schulen (und andere Lehrpersonen an solchen Schulen, wenn deren Besoldung über die Anwendung PM-SAP des Bundes erfolgt),
• für (sonstige) Bundesbedienstete an mittleren und höheren Schulen des Bundes (Verwaltungsdienst, Krankenpflegedienst, schulärztlicher Dienst) und für Personen, die an solchen Schulen ein Verwaltungspraktikum gemäß VBG oder eine Lehre absolvieren, sowie
• für Personen im Unterrichtspraktikum

ein cloudbasiertes, endgeräteunabhängiges elektronisches Postfach mit der E-Mail-Adresse

vorname.zuname@bildung.gv.at

bereitgestellt. Durch die Verwendung der generischen Domain „gv.at“ wird der Bedeutung dieser Personengruppen für die Funktion Bundesverwaltung Rechnung getragen.

Zur Absicherung des Zugangs zum dienstlichen Postfach sind geeignete Passwörter zu verwenden; diesbezügliche Empfehlungen enthält die Broschüre: „Sind Sie sicher? Informationssicherheit in der öffentlichen Verwaltung“ (abrufbar unter: http://pubshop.bmb.gv.at/detail.aspx?id=646). Die Weitergabe von Passwörtern ist nicht zulässig.

Soweit für den obengenannten Personenkreis Postfächer mit anders lautenden E-Mail-Adressen für den Schulgebrauch eingerichtet worden sind (Schulpostfächer), können diese mit einer Übergangsfrist bis 1. Jänner 2019 weiterhin verwendet werden, um dort einlangende E-Mails an die dienstliche bildung.gv.at-Adresse weiterzuleiten. Eine Weiterleitung der elektronischen Post von der dienstlichen bildung.gv.at-Adresse an ein anderes Postfach, z. B. ein Schulpostfach oder ein privates Postfach, ist im Hinblick auf eine einheitliche Nutzung und effiziente Bereitstellung sowie auf Datenschutz und IT-Sicherheit nicht zulässig.

Die Inhaberinnen und Inhaber der elektronischen Postfächer - bildung.gv.at haben diese zumindest einmal wöchentlich (ausgenommen Ferialzeiten) zu sichten.

Diese E-Mail-Adresse kann – nach Maßgabe der pädagogischen Erfordernisse – neben den vor-gesehenen Möglichkeiten der persönlichen Kommunikation (z. B. im Rahmen von Sprechstunden) auch für die Kommunikation im Außenverhältnis mit Schülerinnen und Schülern sowie im Zusammenwirken mit den Erziehungsberechtigten eingesetzt werden.

Gemäß § 79d BDG 1979 (§ 29n VBG) dürfen die dienstlichen E-Mail-Adressen in einem eingeschränkten Maß auch privat genutzt werden, sofern diese Nutzung nicht missbräuchlich erfolgt, dem Ansehen des öffentlichen Dienstes nicht schadet, der Aufrechterhaltung eines geordneten Dienstbetriebes nicht entgegensteht und sie die Sicherheit und die Leistungsfähigkeit der IKT-Infrastruktur nicht gefährdet. In privaten E-Mails dürfen keine Hinweise auf die dienstliche Stellung und keine dienstlichen E-Mail-Signaturen aufgenommen werden.

Nähere Informationen zu den Themen Zugang, Passwort-Service und Hilfestellungen sind über das Portal Austria (Anmeldung über http://bildung.portal.at) in der Anwendung „MA-Informationen“ abrufbar. Generell werden zukünftig auch neue Funktionen, technische Änderungen sowie geänderte Nutzungsbedingungen über Portal Austria / MA-Information kundgemacht.

Wien, 3. November 2017

Für die Bundesministerin:
SektChef Ing. Mag. Andreas Thaller