IT-Planungsausschuß

GZ 60.000/1-IT-PA/96
Sachbearbeiter: Z/1 Ref d. Gerhard Matl
Freyung 1
A-1010 Wien
Tel. +43-1/531 20-3107
Fax +43-1/531 20-3106

Rundschreiben Nr. 69/1996 (BMBWF)

Verteiler: III, VII
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Inhalt: IT-Planungsausschuß, Konstituierung, Aufgabe, Arbeitsweise
Geltung: unbefristet

(1)

Beim Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten wurde mit Geschäfts- und Personaleinteilung vom 10. Juni 1996 ein IT-Planungsausschuß eingerichtet.

(2) Ziel des IT-Planungsausschusses ist es,

• die im Ressort zu besorgenden Geschäfte durch den Einsatz der Informationstechnologien nach den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit effizient und effektiv zu erledigen;
• die sektionsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl zwischen den IT-relevanten Verwaltungseinheiten als auch zwischen IT-Bereich und Nutzern zu verbessern und zu vertiefen;
• mit Hilfe von Richtlinen und entsprechender organisatorischer Maßnahmen die Linienorganisation des Ressorts beim optimalen Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressourcen und bei der Abwicklung von IT-relevanten Projekten zu unterstützen.

(3) Aufgaben des IT-Planungsausschusses:

• Überwachung der Einhaltung der Grundsätze und Strategien für den IT-Bereich des Ressorts
• Überwachung der Einhaltung des "Vier-Jahres-Planes"
• Unterstützung der Ressortleitung und des IT-Strategieausschusses bei der Festsetzung der grundlegenden IT-Strategien des Hauses
• Entwicklung und Pflege von Richtlinien für die Schlüsselabläufe im IT-Bereich
• Entwicklung und Pflege von Arbeitsbehelfen für die Schlüsselabläufe
• Koordination und Harmonisierung der IT-Projekte
• Planung der IT-Ressourcen (Budget, Personal, Zeit, Prioritäten) von IT-Projekten
• Projektcontrolling
• Projektdokumentation
• Archivierung und Pflege aller IT-relevanten Daten

(4) Zusammensetzung des IT-Planungsausschusses:

Der IT-Planungsausschuß ist als Beratungsorgan zu verstehen, das einerseits die Ressortleitung und den IT-Strategieausschuß bei der Entscheidung über die grundlegenden Strategien im IT-Bereich durch Aufbereitung der relevanten Informationen und andererseits die Verwaltungseinheiten bei der Abwicklung von IT-relevanten Projekten koordiniert und unterstützt.

Dementsprechend besteht der IT-Planungsausschuß aus ständigen und nichtständigen Mitgliedern.

Ständige Mitglieder sind:

Vorsitz: MinRat AR. Rudolf Apflauer
Geschäftsführer: AR Gerhard Matl
Controlling: ORev.. Peter Csizmazia
Protokoll und Dokumentation: VB Andrea Tonzer (ohne Stimmrecht)

Nichtständige Mitglieder (beim jeweiligen Projekt) sind:

• ein Vertreter der projektführenden Verwaltungseinheit (Projektleiter)
• je ein Vertreter der ebenfalls vom Projekt betroffenen Verwaltungseinheiten. Diese werden entweder von der projektführenden Verwaltungseinheit bei Projektbeginn genannt oder vom IT-Planungsausschuß in seiner Koordinationsfunktion beigezogen, wenn erkannt wurde, daß das Projekt für sie relevant ist bzw. von ihnen ein Beitrag zur Realisierung des Projektes geleistet werden kann.
• interne und externe ExpertInnen in beratender Funktion ohne Stimmrecht

Grundsätzlich ist bei den Beratungen so vorzugehen, daß Einstimmigkeit erzielt werden kann. Falls ausnahmsweise keine Einstimmigkeit erzielt werden kann, sind die strittigen Punkte der Ressortleitung im kurzen Wege vom Vorsitzenden bzw. Geschäftsführer zur Entscheidung vorzulegen.

(5) Zukünftige Vorgangsweise bei IT-relevanten Projekten:

Der IT-Planungsausschuß wird kurzfristig oben genannte Richtlinien für die Schlüsselabläufe "Planung", "Projekt" und "Beschaffung" und entsprechende Arbeitsbehelfe dazu entwickeln.

Vor Beginn eines IT-Projektes ist der IT-Planungsausschuß auf Basis dieser Richtlinien von der projektplanenden Verwaltungseinheit zu befassen. Dabei sind Projektziel, verfügbare Ressourcen, geplante Aktivitäten sowie die projektverantwortliche Person bekanntzugeben. Diese Angaben können gegebenenfalls auch gemeinschaftlich mit dem IT-Planungsausschuß erarbeitet werden.

Von der projektverantwortlichen Person sind regelmäßig Berichte über den Stand des IT- Projektes abzugeben.

Der IT-Planungsausschuß hat das Recht, bei unvorhergesehenen Problemen, die die Ressourcen nach den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit über Gebühr belasten, der Ressortleitung vorzuschlagen, das IT-Projekt abzubrechen.

Als IT-Projekte bzw. Schlüsselabläufe im Sinne dieses Rundschreibens sind alle zeitlich begrenzbaren, in sich geschlossene Handlungen und Maßnahmen zu verstehen, die zur Erreichung der im Pkt. 2 genannten Ziele notwendig sind.

Dazu gehören insbesonders:

• organisatorische Maßnahmen,
• technische Maßnahmen
• Beschaffungen,
• Zusammenarbeit mit anderen Bundeseinrichtungen (z.B. Verwaltungsübereinkommen)
• Verträge mit Dritten

Die begrüßten Sektions-, Gruppen, Abteilungsleiter werden ersucht, den IT-Planungsausschuß bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen und sich bei der Durchführung ihrer IT-Projekte an die Vorgaben und Richtlinien zu halten, um einen effizienten und effektiven Einsatz der vorhandenen Ressourcen zu gewährleisten.

Wien, 6. Dezember 1996

Die Bundesministerin:
Gehrer

Für die Richtigkeit der Ausfertigung: