Investitionsplanung für Bundesschulen

Außer Kraft getreten und ersetzt durch Rundschreiben Nr. 11/2012 ; BMUKK-39.780/0002-B/Haushaltsang./2012 ; Investitionsplanung im Bereich der Bundesschulen

Geschäftszahl: 39.685/21-Z/04
Sachbearbeiter/in: Dr. Silvia Müller-Fembeck
Abteilung Z/6
DW: 531 20 – 4470
Fax: 531 20 – 4482

Rundschreiben Nr. 5 /2005 (Version A) (BMBWF)

Verteiler: N
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Investitionen, Planung, Abwicklung
Geltung: unbefristet

Allen Landesschulräten/Stadtschulrat für Wien
Allen Direktionen der Zentrallehranstalten
Allen Pädagogischen und Berufspädagogischen Akademien des Bundes

Vorliegendes Rundschreiben ersetzt das Rundschreiben Nr. 62/1997 , das hiermit außer Kraft tritt.

Investitionsplanung für Bundesschulen

Im Sinne der budgetären Autonomie der Bundesschulen ist bei der Planung und Durchführung der Anschaffung von Investitionsgütern (Anlagen und geringwertige Wirtschaftsgüter im Rahmen der Aufwendungen; das sind Einrichtungsgegenstände, Lehrmittel und technische Geräte) in folgender Weise vorzugehen:

1. Grundsätze
a) Einbeziehung der geringwertigen Wirtschaftsgüter:
Die Investitionsplanung der Schulen soll nicht nur die Anlagen (UT3), sondern auch die bei den Aufwendungen (UT8) veranschlagten geringwertigen Wirtschaftsgüter umfassen. Auf diese Weise soll eine gleichartige Vorgangsweise für alle Investitionen unabhängig vom Einzelanschaffungswert erreicht werden.

b.) Trennung der laufenden Investitionen von den außerordentlichen Investitionen (Projekte):
Die Investitionen sind in laufende Investitionen und in außerordentliche Investitionen (Projekte) zu gliedern.

1.b.a.) Laufende Investitionen sind jene Neu- und Ersatzanschaffungen bei Anlagen und geringwertigen Wirtschaftsgütern, die zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebs benötigt werden und von den Schulen aus den jährlich zur Verfügung gestellten Krediten getätigt werden. Die Planung der laufenden Investitionen erfolgt autonom durch die Schulen. Eine Genehmigung dieser Planung durch die Schulbehörden (Landesschulrat/ Stadtschulrat, Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur) ist nicht vorgesehen.

1.b.b.) Als außerordentliche Investitionen (Projekte) gelten jene Investitionen, welche die Schulen nicht aus den für die laufenden Investitionen vorgesehenen Krediten zu bedecken haben. Dazu gehören insbesondere die Ausstattung von Neu-, Zu- und Umbauten mit Möbeln und technischen Geräten, grundsätzlich aber nicht Ersatzanschaffungen sowie ergänzende Neuanschaffungen einzelner Ausstattungen. Die Planung der außerordentlichen Investitionen erfolgt durch die Schule in Zusammenarbeit mit der Schulbehörde 1. Instanz. Das Ergebnis dieser Planungen (Einrichtungsverzeichnis, Kostenschätzungen und Leistungsverzeichnis sowie Zeit- und Finanzierungsplan) bedarf der Genehmigung durch das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur.

Sofern Rahmenverträge der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) bestehen, sind Kostenschätzungen für außerordentliche Investitionen auf Basis der Zuschlagsergebnisse zu erstellen. Wenn Rahmenverträge der BBG bestehen, ist auf die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses zu verzichten. Stattdessen ist auf die Positionen des Rahmenvertrages Bezug zu nehmen.

c.) Festlegung durch das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur nach Beschluss des jeweiligen Bundesfinanzgesetzes
- Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur legt im Einvernehmen mit der Schulbehörde 1. Instanz fest, welche außerordentlichen Investitionen (Projekte) auf Basis der genehmigten Kosten dotiert werden.
- Die Aufteilung der Kredite wird den Landesschulräten/dem Stadtschulrat für Wien bzw. den Zentrallehranstalten schriftlich bekannt gegeben.

d.) Projektbezogene Vorschau der außerordentlichen Investitionen:
Die außerordentlichen Investitionen sollen projektbezogen über einen Zeitraum von drei Jahren geplant und die Planung jährlich aktualisiert werden, wobei weiter in der Zukunft liegende Jahre nur überblicksmäßig darzustellen sind, das unmittelbar folgende Jahr hingegen im Detail.

e.) Begleitende Maßnahmen:
Erstellung von Ausstattungsempfehlungen für Bundesschulen Sofern vom Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur keine Ausstattungsempfehlungen erteilt worden sind, können auch die Landesschulräte/ der Stadtschulrat für Wien Ausstattungsempfehlungen erstellen.

Erstellen von Leistungsverzeichnissen und Überarbeitung dieser Leistungsverzeichnisse
Sofern Vergabeverfahren durch einzelne Schulen oder die Schulbehörde 1. Instanz durchgeführt werden, wird der formale Teil der Ausschreibungsunterlagen (Formblätter) für typische Beschaffungen der Schule vom Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur zur Verfügung gestellt; Leistungsverzeichnisse (Leistungsbeschreibungen) sind von den Schulen (allenfalls in Zusammenarbeit mit dem Landesschulrat/Stadtschulrat bzw. der Behörde 1. Instanz) autonom zu erstellen.
Wenn der Beschaffungsvorgang aufgrund der Verordnungen zum Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH-Gesetz*) durch die BBG zu erfolgen hat, so haben die Schulen und die Schulbehörde 1. Instanz an der Bedarfserhebung (Festlegung des Bedarfs in Quantität und Qualität) mitzuwirken und Rahmenverträge der BBG zu berücksichtigen.

Nachkontrolle der laufenden und außerordentlichen Investitionen durch die Schulbehörde 1. Instanz
Die Nachkontrolle hat die Einhaltung der haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften sowie der Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu prüfen. Besonders ist auf die Lehrplankonformität sowie auf die pädagogische Notwendigkeit der Anschaffungen zu achten. Die Nachkontrolle ist grundsätzlich auch dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur möglich.

Unterstützung und Information der Funktionsträger der Schulen
Die Unterstützung und Information der Funktionsträger der Schulen soll von den Landesschulräten/dem Stadtschulrat für Wien durchgeführt werden.

2. Ablauf bei Planung und Durchführung der Anschaffung von Investitionsgütern

Die Anschaffung von Investitionsgütern erfolgt in folgenden Schritten:
- Planung und Erstellung des Voranschlages
- Festlegung der Höhe der Kredite gegenüber den Schulen für das Kalenderjahr durch die Schulbehörde 1. Instanz

- Nach erfolgter Lieferung Überprüfung der erbrachten Leistung und Bezahlung

2.1. Ablauf bei Investitionen aus dem laufenden Budget

Jede Schule hat zu Beginn des jeweiligen Finanzjahres einen Finanzplan (Siehe Beilage 1!) aufzustellen und diesen regelmäßig zu aktualisieren und zu überwachen. Aus dem laufenden Budget sind vordringlich die Betriebsaufwendungen (z.B. Reinigung, Energiebezüge) und laufende Verpflichtungen (Fahrtkostenzuschüsse, Bildungszulagen) abzudecken. Darüber hinaus dient das laufende Budget auch der notwendigen und rechtzeitigen Ersatzbeschaffung und Nachschaffung von Ausstattung (Möbel, Lehrmittel und technische Geräte).

a.) Planung
Die Schulen planen unter Einhaltung der haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften autonom die erforderlichen Investitionen. (Es ist im Zuge der Planung auf die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel sowie auf die gemäß Bundesvergabegesetz* einzuhaltenden Fristen Bedacht zu nehmen.) In diese Planungen sind betroffene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, wie z.B. Abteilungsvorstände und Abteilungsvorständinnen, Fachvorstände und Fachvorständinnen, Kustoden und Kustodinnen, Administratoren und Administratorinnen oder Werkstättenleiter und Werkstättenleiterinnen in geeigneter Weise einzubeziehen. Die gesetzlich geregelten Beratungsrechte des Schulgemeinschaftsausschusses bleiben hievon unberührt. Eine Genehmigung der Planung durch das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur oder den Landesschulrat/den Stadtschulrat für Wien ist nicht erforderlich.

b.) Durchführung der Investitionen
Die Schulen tätigen die Investitionen unter Beachtung der haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften. Vorab ist zu prüfen, ob der vorgesehene Beschaffungsvorgang in den Zuständigkeitsbereich der BBG fällt. Ist keine derartige Zuständigkeit gegeben, können auf Wunsch der Schulen für Investitionsgüter Ausschreibungen auch durch die Landesschulräte/den Stadtschulrat für Wien abgewickelt werden.

c.) Nachschaffungskontrolle
Um den für Nachschaffungen erforderlichen Aufwand mittelfristig bewerten zu können, sind dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur alle zwei Jahre die Daten aus dem Inventar der Schulen im Wege der Schulbehörde erster Instanz zur Verfügung zu stellen.

2. 2. Ablauf bei den außerordentlichen Investitionen

a.) Voraussetzung für die Antragstellung
Für jede außerordentliche Investition ist vor Antragstellung zu prüfen,
* ob die beantragte Investition alle mit ihr wirtschaftlich zusammengehörigen und einheitlich mit zu planenden Leistungen umfasst,
* ob die für die Realisierung der Investition benötigten Räume im betreffenden Kalenderjahr vorhanden sind; das heißt, ob allfällige Umwidmungen, bauliche Adaptierungen und deren Finanzierung sichergestellt sind und die bauliche Fertigstellung im betreffenden Kalenderjahr zu erwarten ist (Die Ausstattung von erst im Planungsstadium befindlichen Räumen kann nicht in die Planung aufgenommen werden.),
* welche Kosten mit der außerordentlichen Investition verbunden sind (Kostenschätzung),
* aus welchem VA-Ansatz die beantragte Investition zu bedecken ist und
* ob die Bedeckung der beantragten Investition auf Grund des vorliegenden Zahlungsplanes (Siehe Beilage 2!) im betreffenden Kalenderjahr fällig wird.

Die Anträge samt den Planungsunterlagen (Siehe Beilage 3!) sind der Schulbehörde 1. Instanz vorzulegen. Der Termin für die Vorlage durch die Schule wird von der Schulbehörde 1. Instanz festgelegt.

b.)Erstellung eines Gesamtprogrammes für jeden VA-Ansatz durch die Schulbehörde 1. Instanz

Die Anträge der Schulen sind jedenfalls formal und inhaltlich auf die Erfüllung der beim Punkt 2.2.a) angeführten Erfordernisse zu prüfen. Die Schulbehörde 1. Instanz hat darüber hinaus festzustellen, ob auf Grund der von der Schule vorgelegten Unterlagen die Art, die Notwendigkeit und die voraussichtlichen Kosten der beantragten Investition beurteilt und bestätigt werden können.

Die Schulbehörde 1. Instanz ist an die Anträge der Schulen nicht gebunden. Sie kann von den Schulen eingebrachte Anträge streichen oder mit anderen Prioritäten versehen. Sie kann ihrerseits auch Projekte aufnehmen, die von den Schulen nicht eingereicht wurden (z. B. Einrichtungsvorhaben in Abstimmung mit Neu-, Zu- und Umbauten).

Die Schulbehörde 1. Instanz hat im Gesamtprogramm eine Reihung der Projekte nach Dringlichkeit (Siehe Beilage 4!) vorzunehmen. Für jedes Projekt sind unter Bezugnahme auf eine allfällige Genehmigungszahl des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur (siehe 1.b.b.) eine Begründung sowie ein Zeitplan für die Durchführung vorzulegen. Die Anträge der Schulen werden dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur nicht vorgelegt. Wenn notwendige Änderungen des vorgesehenen Zeit- und Finanzierungsplanes absehbar sind, ist das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur davon unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

c.) Durchführung der Investitionen
Vor Einleitung eines Beschaffungsvorganges hat die Schulbehörde 1. Instanz zu prüfen, ob die beabsichtigte Investition in die Zuständigkeit der BBG fällt und ob ein aufrechter Rahmenvertrag vorliegt. Ist kein aufrechter Rahmenvertrag vorhanden, so ist der Beschaffungsvorgang durch die Schule oder die Schulbehörde 1. Instanz unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften durchzuführen.

Ausschreibung und Vergabe erfolgen durch die Schule oder die Schulbehörde 1. Instanz im Einvernehmen mit den Schulen. Die Schulbehörde 1. Instanz hat die Schulen insbesondere bei haushalts- und vergaberechtlichen Fragestellungen zu unterstützen. Wenn das Ergebnis des Beschaffungsvorganges über dem vom Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur genehmigten finanziellen Rahmen liegt, ist vom Landesschulrat/vom Stadtschulrat für Wien vor Beauftragung der Leistungen in kurzem Wege das Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur herzustellen. Bestellung und Bezahlung erfolgen durch die Schule.

Auf Anforderung des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur hat die Schulbehörde 1. Instanz nach erfolgter Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung) hierüber Bericht zu erstatten.

3. Eine zusammenfassende Darstellung der mit der Investitionsplanung für Bundesschulen verbundenen Abläufe und Aufgaben ist Beilage 5 zu entnehmen.

4. Vorgangsweise für die Schulbehörde 1. Instanz bei Paragraph 1260
Die für die Bundesschulen oben angeführte Vorgangsweise ist für die Schulbehörde
1. Instanz bei Paragraph 1260 sinngemäß zu beachten.

5. Inkrafttreten
Das Rundschreiben tritt am 1. Jänner 2005 in Kraft.

Wien, 28. Februar 2005

Für die Bundesministerin:
Dr. Moser

elektronisch abgefertigt
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* Die jeweils gültige Fassung der Verordnungen zum BB-GmbH-Gesetz sowie des
Bundesvergabegesetzes sind auf der Homepage des BMBWK einsehbar.

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