Neuordnung der Investitionsplanung für Bundesschulen

Außer Kraft getreten und ersetzt durch Rundschreiben Nr. 5/2005 ; Geschäftszahl: 39.685/21-Z/04 ; Investitionsplanung für Bundesschulen

Geschäftszahl: 14.180/100-2/97

Sachbearbeiter: MR Dr. Müller-Fembeck
Tel.: 01/53120-4269
Fax: 01/53120/4504

Verteiler: N
Sachgebiet : Budget- und Rechnungswesen
Inhalt : Investitionen, Planung, Abwicklung
Geltung : unbefristet

Rundschreiben Nr. 62/1997 (BMBWF)

Allen
Landesschulräten/Stadtschulrat für Wien
Allen
Direktionen der Zentrallehranstalten
Allen
Pädagogischen und Berufspädagogischen
Akademien des Bundes

Neuordnung der Investitionsplanung für Bundesschulen

Im Sinne der budgetären Autonomie der Bundesschulen ist bei der Planung und Durchführung der Anschaffung von Investitionsgütern (Anlagen und geringwertige Wirtschaftsgüter im Rahmen der Aufwendungen; das sind Einrichtungsgegenstände und Lehrmittel in größerem Umfang) in folgender Weise vorzugehen:
1. Grundsätze

a) Einbeziehung der geringwertigen Wirtschaftsgüter:

Die Investitionsplanung der Schulen soll nicht nur die Anlagen, die bei Unterteilung (UT) 3 verrechnet werden, sondern auch die bei den Aufwendungen (= UT 8) veranschlagten geringwertigen

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Wirtschaftsgüter umfassen. Auf diese Weise soll eine gleichartige Vorgangsweise für alle Investitionen unabhängig vom Einzelanschaffungswert erreicht werden. Laufende Investitionen sind schulautonom zu planen, da für größere Ersatzanschaffungen und für größere Neuanschaffungen, insbesonders bei Neueinrichtung von Gebäuden oder Gebäudeteilen, die nicht aus den laufenden Krediten getätigt werden können, eine Befassung des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten erforderlich ist.

b) Trennung der laufenden Investitionen von den außerordentlichen Investitionen (Projekte ):

Die Investitionen im Bereich der Gebrauchsgüter für Schulen sind in laufende Investitionen und in außerordentliche Investitionen (Projekte) zu gliedern.

Laufende Investitionen sind jene Neu- und Ersatzanschaffungen bei Anlagen und geringwertigen Wirtschaftsgütern, die zur Aufrechterhaltung des Schulbetriebes benötigt werden und von den Schulen aus den jährlich aufgrund von Maßzahlen zur Verfügung gestellten Krediten getätigt werden. Die Planung der laufenden Investitionen erfolgt autonom durch die Schulen. Eine Genehmigung dieser Planung durch die Schulbehörde 1. Instanz ist nicht vorgesehen.

Als außerordentliche Investitionen (Projekte) gelten jene Investitionen, die die Schulen voraussichtlich nicht aus den für die laufenden Investitionen vorgesehenen Krediten bedecken können; dazu gehören insbesonders die Ausstattung von Neu-, Zu- und Umbauten mit Einrichtungsgegenständen und Lehrmitteln sowie Ersatzanschaffungen in einem größeren Umfang für funktionell zusammengehörende Bereiche, nicht jedoch Neu- und Ersatzanschaffungen von einzelnen Einrichtungsgegenständen und Lehrmitteln. Inwieweit die Neuausstattung von einzelnen Räumen zu den laufenden Investitionen oder zu den außerordentlichen Investitionen gehört, hängt von der Größe der Maßzahl des jeweiligen Voranschlagsansatzes ab. Die Planung der außerordentlichen Investitionen erfolgt durch die Schule in Zusammenarbeit mit der Schulbehörde 1. Instanz. Diese Planungen (Einrichtungsverzeichnis, Schätzkostensumme und Leistungsverzeichnis sowie Zeit- und Finanzierungsplan) bedürfen der Genehmigung durch das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten.

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c) Festlegung von Maßzahlen für die laufenden Investitionen :

Für die laufenden Investitionen werden auf Basis von Grund- und Steigerungsbeträgen, Maßzahlen in Geldbeträgen, getrennt für jede Schulart bzw. Schulform, festgelegt. Diese Maßzahlen dienen als Grundlage für die Erstellung des Bundesvoranschlages durch die Landesschulräte/den Stadtschulrat für Wien. Sie werden jährlich nach Maßgabe der im Bundesfinanzgesetz festgelegten Kredite unter Berücksichtigung der für außerordentliche Investitionen benötigten Kreditteile bei Bedarf in einem ausgewogenen Verhältnis angepaßt.

d) Projektbezogene Planung der außerordentlichen Investitionen:

Die außerordentlichen Investitionen sollen projektbezogen über einen Zeitraum von drei Jahren geplant und jährlich aktualisiert werden.

e) Begleitende Maßnahmen:
Erstellung von Ausstattungsempfehlungen für Bundesschulen

Durch die Fachabteilungen des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten sollen unter Beiziehung der Landesschulinspektoren Ausstattungsempfehlungen erstellt werden, die neben den Einrichtungsgegenständen auch Lehrmittel, soweit zweckmäßig mit Schätzpreisen, enthalten. Sollten vom Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten keine Ausstattungsempfehlungen erstellt worden sein, können auch die Landesschulräte/der Stadtschulrat für Wien Ausstattungsempfehlungen erstellen.
Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Überarbeitung dieserLeistungsverzeichnisse

Der formale Teil der Ausschreibungsunterlagen (Angebotsbestimmungen, allgemeine rechtliche Vertragsbestimmungen und Angebotsschreiben) wird vom Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten zur Verfügung gestellt; Leistungsverzeichnisse (Leistungsbeschreibungen) sind von den Schulen (allenfalls in Zusammenarbeit mit dem Landesschulrat/Stadtschulrat bzw. der Schulbehörde 1. Instanz) autonom zu erstellen.
Nachkontrolle durch die Schulbehörde 1. Instanz

Die Nachkontrolle hat die Einhaltung der Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sowie der Vergabevorschriften zu prüfen. Besonders ist auf die pädagogische

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Notwendigkeit der Anschaffung zu achten. Die Nachkontrolle ist grundsätzlich auch dem Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten möglich.
Schulung der Mitarbeiter der Schulbehörde 1. Instanz und der Funktionsträger der Schulen

Das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten wird Schulungen der Mitarbeiter der Landesschulräte/des Stadtschulrats für Wien, die mit Angelegenheiten der Investitionsplanung befaßt sind, durchführen und für die Funktionsträger der Schulen ein Schulungsprogramm samt Schulungsunterlagen entwickeln. Die Schulung der Funktionsträger der Schulen soll von den Landesschulräten/dem Stadtschulrat für Wien (eventuell in Zusammenarbeit mit den Pädagogischen Instituten) durchgeführt werden.

2. Ablauf bei der Planung und Durchführung der Anschaffung vonInvestitionsgütern
Die Anschaffung von Investitionsgütern erfolgt in folgenden Schritten:

- Planung und Erstellung des Voranschlages

- Festlegung der Höhe der Kredite für das Kalenderjahr nachMaßgabe der Landesschulrats-Jahresquoten

- Einholung von Angeboten bzw. Ausschreibung

- Vergabe

- Nach erfolgter Lieferung Überprüfung der erbrachten Leistung undBezahlung
2. 1. Ablauf bei den laufenden Investitionen

a) Planung

Die Schulen planen unter Beachtung der schul- und haushaltsrechtlichen Vorschriften autonom die erforderlichen Investitionen. In diese Planungen sind einschlägig beschäftigte Personen, wie z.B. Abteilungsvorstände, Fachvorstände, Kustoden, Administratoren oder Werkstättenleiter in geeigneter Weise einzubeziehen. Eine grundsätzliche Genehmigung der Planung durch das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten oder den Landesschulrat/den Stadtschulrat für Wien ist nicht erforderlich.

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b) Teilvoranschlag

Der Landesschulrat/Der Stadtschulrat für Wien erstellt für den Teilbereich der laufenden Investitionen auf Grundlage der Maßzahlen den Antrag für den Teilvoranschlag.

c) Kredite

Die laufenden Investitionen werden aus den Krediten getätigt, die den Schulen bei UT 3 und UT 8 als Jahresausgabenhöchstbeträge zur Verfügung gestellt werden.

d) Durchführung der Investitionen

Die Schulen tätigen die Investitionen unter Beachtung der Vergabe-, Haushalts- und Schulrechtsvorschriften. Auf Wunsch der Schulen können für einen eingeschränkten Bereich der Investitionsgüter Ausschreibungen auch durch die Landesschulräte/den Stadtschulrat für Wien abgewickelt werden.

e) Nachkontrolle

Am Ende des Kalenderjahres wird durch den Landesschulrat/den Stadtschulrat für Wien bzw. die Schulbehörde 1. Instanz die Nachkontrolle über die getätigten Investitionen durchgeführt. Hiebei wird insbesonders die pädagogische Notwendigkeit und die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften überprüft.

2. 2. Ablauf bei den außerordentlichen Investitionen

a) Erstellung eines Projektprogrammes durch die Schule

Die Schulen haben die Möglichkeit, erforderliche außerordentliche Investitionen als Projekte beim Landesschulrat/Stadtschulrat für Wien zu beantragen. (siehe Beispiel in Beilage 1). Dieses Projektprogramm soll für drei Kalenderjahre erstellt werden. Der Termin für die Vorlage des Projektprogrammes durch die Schule wird entsprechend den Vorgaben des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten von der Schulbehörde 1. Instanz festgelegt.

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b) Erstellung eines Gesamtprogrammes für jeden VA-Ansatz durch die Schulbehörde
1. Instanz

Dieses Gesamtprogramm wird anläßlich der Erstellung des Bundesvoranschlages erstellt (siehe Beilage 2). Die Schulbehörde 1. Instanz hat bei der Erstellung des Gesamtprogrammes folgendes zu beachten:

- Die Anträge der Schulen sind kritisch zu prüfen; die Schulbehörde 1. Instanz ist an die Anträge der Schulen nicht gebunden, kann von den Schulen eingebrachte Anträge streichen und kann auch selbst Projekte aufnehmen, die von den Schulen nicht eingebracht wurden (z. B. Einrichtung von Neu-, Zu- und Umbauten).

- Bei der Prüfung durch die Schulbehörde 1. Instanz ist insbesonders festzustellen,

* ob die für die Realisierung der Investition benötigten Räume im betreffenden Kalenderjahr vorhanden sind; das heißt, ob allfällige Umwidmungen und bauliche Adaptierungen sicherge stellt sind bzw. ob die baulichen Fertigstellungstermine absehbar sind; die Ausstattung von erst im Planungsstadium befindlichen Räumen kann nicht als Projekt aufgenommen werden,

* ob aufgrund der vorgelegten Beschreibung die Art, die Notwendigkeit und die Höhe des beantragten Projektes beurteilt werden können und

* ob die beantragten Investitionen beim jeweiligen VA-Ansatz oder aus einem anderen VA- Ansatz zu tätigen sind (z.B. sind teilweise bauliche Investitionen bei Bundesgebäuden aus den VA-Ansätzen des Bundesministeriums für wirtschaftliche Angelegenheiten zu tätigen).

Die Schulbehörde 1. Instanz hat im Gesamtprogramm eine Reihung der Projekte nach Dringlichkeit vorzunehmen. Für jedes Projekt sind unter Bezug auf die Genehmigungszahl des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten eine entsprechende Begründung sowie ein Zeitplan für die Durchführung vorzulegen. Die Anträge der Schulen werden dem Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten nicht vorgelegt. Wenn notwendige Änderungen des vorgesehenen Zeit- und Finanzierungsplanes absehbar sind, ist das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten davon unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

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c) Festlegung durch das Bundesministerium für Unterricht undkulturelle Angelegenheiten nach Beschluß des jeweiligen Bundesfinanzgesetzes

- Das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten paßt die Maßzahlen der Höhe des verfügbaren Budgets an und legt auf Grund dieser Maßzahlen die Kredite für den laufenden Investitionsaufwand pro VA-Ansatz je Bundesland fest.

- Gleichermaßen erfolgt gemeinsam mit der Schulbehörde 1. Instanz die Festlegung der im Kalenderjahr realisierbaren außerordentlichen Investitionen (Projekte) auf Basis der genehmigten Schätzkosten.

- Die Aufteilung der Kredite wird den Landesschulräten/dem Stadtschulrat für Wien bzw. den Zentrallehranstalten schriftlich bekanntgegeben.

d) Durchführung der Investitionen

Ausschreibung und Vergabe erfolgen durch die Schulbehörde 1. Instanz im Einvernehmen mit den Schulen. Die Schulbehörde 1. Instanz kann festlegen, daß die Ausschreibung und die Vergabe bei Vorhandensein der entsprechenden personellen und fachlichen Voraussetzungen durch Schulen abgewickelt werden.

Wenn das Ergebnis der Ausschreibung mehr als 10 % über den Schätzkosten liegt, ist im Dienstweg das Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten herzustellen. Bestellung und Bezahlung erfolgen durch die Schule.

Auf Anforderung des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten hat die Schulbehörde 1. Instanz nach erfolgter Auftragsvergabe (Zuschlagserteilung) hierüber Bericht zu erstatten.

3. Verteilung der Zuständigkeit

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(X) bedeutet subsidiäre Zuständigkeit

4. Vorgangsweise für die Schulbehörde 1. Instanz bei den Paragraphen1260 und 1261

Die für die Bundesschulen oben angeführte Vorgangsweise ist für dieSchulbehörde 1. Instanz bei den Paragraphen 1260 und 1261 sinngemäß zu beachten.

5. Inkrafttreten

Diese Neuordnung der Investitionsplanung tritt mit 1. Jänner 1998 inKraft.

Die Schulbehörden 1. Instanz werden angewiesen, die Bundesschulen inihrem Amtsbereich von der Inkraftsetzung der Neuordnung der Investitionsplanungnachweislich und unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Es sind alle organisatorischen undinstruktionellen Maßnahmen zu setzen, um die Umsetzung ab dem genannten Zeitpunkt zugewährleisten.

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Folgende Rundschreiben (RS) und Erlässe des Bundesministeriums fürUnterricht und kulturelle Angelegenheiten werden hiermit außer Kraft gesetzt:

. RS Nr. 21/93 betreffend Planung und Abwicklung von Investitionender Landesschulräte (des Stadtschulrat für Wien) und der Bundesschulen in der Fassungdes Erlasses des Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten vom23. Jänner 1996, GZ 14.180/80-2/95.

. RS Nr. 11/97 betreffend Einschränkung der Genehmigungspflichtdes Bundesministeriums für Unterricht und kulturelle Angelegenheiten fürAuftragserteilungen nach Beschaffungsverfahren für Neueinrichtungen von Bundesschulen vom24. Juni 1997, GZ 14.180/4-2/97.

. Erlaß des Bundesministeriums für Unterricht und Kunst vom4. Februar 1994, GZ 11.016/1-I/7/94, betreffend die Planungsgrundsätze für dieErstellung der vierjährigen Investitionsprogramme der allgemeinbildenden höherenBundesschulen.

. Erlaß des Bundesministeriums für Unterricht und Kunst vom 12.Dezember 1995, GZ 10.959/337-26/95, betreffend Festlegung der Richtwerte für diePlanung des Anlagenbedarfes für die berufsbildenden mittleren und höheren Schulen.

6. Übergangsregelung

Bis zur Durchführung der entsprechenden Schulungen des Personals inden Schulen und den Landesschulräten (dem Stadtschulrat für Wien) sind die geplantenAnschaffungen (unter Angabe der geschätzten Kosten) zur Gewährleistung der Einhaltungder haushaltsrechtlichen (insbesonders der Vergabe-) Bestimmungen am Beginn des Jahres vonden Schulen im Dienstweg listenmäßig dem Bundesministerium für Unterricht undkulturelle Angelegenheiten zur Kenntnis zu bringen. Eine Genehmigung der laufendenInvestitionen durch das Bundesministerium für Unterricht und kulturelle Angelegenheitenist nicht vorgesehen.

Beilagen

Wien, 15. Dezember 1997

Für die Bundesministerin:

Dr. Mahringer

F.d.R.d.A.:

Kratochvilla

Beilage 1

Schule ____________________________________

Projekte für Anlagen und Aufwendungen