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Kostenbeiträge zu Schulveranstaltungen; Neufassung

GZ . 14.180/36-2/95
Sachbearbeiter:
MinRat Dr. Josef Müller-Fembeck
Telefon: 0222/53120-4269 Dw.

Rundschreiben Nr. 44/1995

Verteiler: VII, N
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Kostenbeiträge, Schulveranstaltungen,
Neufassung Geltung: unbefristet
Rechtsgrundlage: § 13 SchUG in Verbindung mit §§ 16 Abs. 2 Z 10, 71 Abs. 2 und 80 BHG

An alle Landesschulräte (SSR für Wien)
An alle Zentrallehranstalten
An die Abteilungen Präs. 10 (34),
I/3, I/7, II/6, III/5
sowie die Buchhaltung im Hause

Für die Verrechnung von Kostenbeiträgen für die Durchführung von Schulveranstaltungen im Sinne des § 9 Abs. 1 der Verordnung des Bundesministers für Unterricht und Kunst vom 7. Juni 1990, BGBl. Nr. 397/1990 i.d.g.F., werden nachstehende Regelungen getroffen, die jedoch nur für die gebarungsmäßig bedeutenden Kostenbeiträge für mehrtägige Schulveranstaltungen gelten.

Für eintägige Schulveranstaltungen findet diese Regelung nur Anwendung, wenn z.B. Vorauszahlungen zu leisten sind oder zwischen der Einhebung der Kostenbeiträge und deren Verausgabung mehr als 4 Wochen (Richtwert) liegen.

1. Die Eröffnung und Benutzung privater Konten bei Geldinstituten zum Zweck der Einzahlung von Kostenbeiträgen für Schulveranstaltungen ist unzulässig.

2. Einzahlungen von Kostenbeiträgen zu Schulveranstaltungen haben auf das PS-Konto der Schule zu erfolgen.

3. Zum ausschließlichen Zweck der Verrechnung der Kostenbei träge für Schulveranstaltungen sind für alle Landesschulräte und Bundesschulen durchlaufende, nicht voranschlags wirksame, Konten mit der Nr. 3690 und der Bezeichnung "Schulveranstaltungen" zu eröffnen. Dies erfolgt durch die Anlegung eines Kontoblattes mit der obgenannten Zahl und Bezeichnung bei Einlangen der ersten Einzahlung im Rechnungsjahr. Andere Beträge als Kostenbeiträge für Schulveranstaltungen dürfen auf diesen Konten nicht verbucht werden.

Die Verwendung eines anderen als des oben bezeichneten bundeseinheitlichen Kontos zum Zweck der Verrechnung von Kostenbeiträgen ist unzulässig.

4. Gemäß § 69 BHV ist die durchlaufende Verrechnung gesondert zu führen und zu Ende jeden Kalenderjahres abzuschließen. Ein allfälliger Saldo ist auf das Folgejahr und auf das gleiche Konto zu übertragen.

5. Zu Ende jeden Unterrichtsjahres ist das Konto auf 0 zu stellen.

6. Wenn für bestimmte Schulveranstaltungen eingezahlte Kostenbeiträge nicht zu Gänze verbraucht wurden, so sind diese Restbeträge nach durchgeführter Schulveranstaltung den Einzahlern umgehend zurückzuerstatten. Mit den Einzahlern kann aber vereinbart werden, daß geringfügige Restbeträge im Zuge der Veranstaltung aufgebraucht werden können (z.B. für die Gestaltung von Freizeitaktivitäten und dergleichen).

7. Die Gebarungsvorgänge sind vom Rechnungsführer (Bedienstete der Verwendungsgruppe B/C, A3 bzw. der Entlohnungsgruppe b/c) der Schule unter der Verantwortlichkeit des Dienststellenleiters (Schulleiters) durchzuführen.

An allen jenen Lehranstalten, wo kein hauptberuflicher Rechnungsführer installiert ist, sind weiterhin die Gebarungsvorgänge vom Leiter der Schulveranstaltung wahrzunehmen.

Ergänzend wird bemerkt, daß das Bundesministerium für Finanzen an einem Projekt "Software-gestütztes Kassabuch" arbeitet, wodurch die gesonderte Evidenthaltung von fremden Geldern erleichtert wird.

Alternative Vorgangsweise über dotierte PS-Konten:

Für jede Schulveranstaltung wird gemäß § 71 Abs. 2 BHG ein eigenes dotiertes PS-Konto eröffnet. Für dieses Konto werden von der PSK Erlagscheine und Schecks aufgelegt. Jede Zahlung für eine Schulveranstaltung hat mit einem entsprechend gekennzeichneten Erlagschein zu erfolgen. Den der Schule zugesandten Kontoauszügen liegen die Erlagscheinabschnitte als Belege bei. Der Rechnungsführer hat diese in chronologischer Reihenfolge abzulegen und die am Kontoauszug aufscheinenden Zugänge (oder Abgänge) einmal monatlich im Kassabuch zu buchen. Für das Konto müßte im Kassabuch ein entsprechendes Durchlaufkonto (s. P 3 Nr. 3690) geführt werden. Die Belege werden der zuständigen Lehrkraft zur Kontrolle der Einzahlungen bzw. der Rückstände zwecks weiterer Veranlassung ausgefolgt und anschließend wieder beim Rechnungsführer abgelegt. Dem Leiter einer Schulveranstaltung obliegen weiterhin im Rahmen der fachlichen Gesamtleitung die Auswahl und die Bestellung der Transportmittel, Unterkunft und dergleichen. Zahlungen dafür tätigt primär der Rechnungsführer der jeweiligen Lehranstalt, subsidiär der jeweilige Leiter der Schulveranstaltung. Die Zahlungen erfolgen zulasten des Kontos. Subsidiäre Zuständigkeit ist dann gegeben, wenn kein Rechnungsführer bestellt ist oder dieser längere Zeit an der Ausübung seiner Funktion verhindert ist.

Benötigen die Lehrkräfte Bargeld, erhalten sie vom Rechnungsführer gegen nachträgliche Verrechnung einen oder mehrere Schecks, welche bei jenen Postämtern eingelöst werden können, bei denen Unterschriftsproben aufliegen. Es besteht jedoch nach wie vor die Möglichkeit, Geldbeträge mittels Zahlungsanweisung postlagernd an das örtliche Postamt zu senden.

Barzahlungen dürfen jedoch nur im unumgänglich notwendigen Ausmaß geleistet werden; der unbaren Zahlung ist absoluter Vorrang einzuräumen.

Das monatliche Guthaben des PS-Kontos (Durchlauferkonto) wird durch das Formblatt Lager-Nr. 34 im Kassenbestand der Schule erfaßt und der Buchhaltung monatlich mitgeteilt.

Die zum Jahresende anfallenden Zinsen sind vom Konto auf das Nebenkonto der Schule zu übertragen und voranschlagswirksam zu vereinnahmen.

Es ist darauf zu achten, daß das Konto zu Ende jeden Unterrichtsjahres auf 0 gestellt wird. Wenn für bestimmte Schulveranstaltungen eingezahlte Kostenbeiträge nicht zur Gänze verbraucht werden, so dürfen diese Restbeträge nach durchgeführter Schulveranstaltung nicht kassenmäßig vereinnahmt werden, sondern müssen den Einzahlern zurückerstattet werden. Mit den Einzahlern kann vereinbart werden, daß geringfügige Restbeträge im Zuge der Veranstaltung aufgebraucht werden (z.B. für die Gestaltung von Freizeitaktivitäten und dergleichen).

Sämtliche Gebarungsvorgänge sind unter der Verantwortlichkeit des Schulleiters durchzuführen.

Durch die gegenständliche Neufassung tritt das bisherige RS-Nr. 46/1994 vom 31. Mai 1994 außer Kraft.

Wien, 24. Juli 1995

Für die Bundesministerin:
Dr. Müller-Fembeck

Zugeordnete/s Sachgebiet/e

Budget- und Rechnungswesen