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Neufassung des RS 16 aus 2016 betreffend Lern- und Arbeitsmittelbeiträgen an Bundesschulen

Geschäftszahl: 2020-0.342.574
BMBWF - II/C (Personalvollzug und Schulerhaltung)
Sachbearbeiter: Dr. Helmut Moser

T +43 1 53120-5400
Minoritenplatz 5
1010 Wien

Rundschreiben Nr. 12/2020

Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Lern- und Arbeitsmittelbeiträge an Bundesschulen
Geltung: unbefristet
Rechtsgrundlage: § 5 SchOG, § 61 SchUG

1. Regelungen für sämtliche Schulen des Bundes

1.1 Schulrechtliche Grundlagen

Gemäß § 5 Schulorganisationsgesetz ist der Besuch öffentlicher Schulen unentgeltlich („Schulgeldfreiheit“). Das bedeutet, dass der Bund als Schulerhalter all jene Ressourcen zur Verfügung zu stellen hat, die für den lehrplangemäßen Schul- bzw. Unterrichtsbetrieb einer Schule erforderlich sind. Demgegenüber normiert § 61 Schulunterrichtsgesetz, dass die Erziehungsberechtigten ihre Kinder mit den erforderlichen Unterrichtsmitteln im Sinne des § 14 SchUG auszustatten haben.

Es ist daher eine Abgrenzung zwischen jenen Unterrichtsmitteln (Lehrmitteln), welche der Bund als Schulerhalter zu finanzieren und bereitzustellen hat, und solchen Lern- und Arbeitsmitteln, welche von Schüler/innenseite bzw. von ihren Erziehungsberechtigten kommen, notwendig:

  • Lehrmittel sind jene Sachen, welche die Lehrkraft zur Umsetzung des Lehrplanes bzw. zur Verdeutlichung der Lehrinhalte benötigt oder dieTeil der schulischen Infrastruktur sind. Dazu zählen beispielsweise Tafel, Kreide, Beamer, Maschinen, Werkzeuge, Geräte, aber auch schuleigene Hard- und Software, Access-Points, Drucker, Kopierer u.Ä.
    Es ist unzulässig für die Nutzung bzw. Bereitstellung derartiger Lehrmittel, aber auch für die Nutzung der schulischen Infrastruktur, Beiträge von den Schüler/innen bzw. deren Erziehungsberechtigten einzuheben.
  • Lernmittel hingegen benötigen die Schüler/innen zur Erfüllung ihrer Pflichten und stehen in deren Eigentum. Dazu zählen u.a. Hefte, Füllfeder, Zirkel, Taschenrechner, Laptop, Tablett-PC u.Ä., aber auch Materialien für den praktischen Unterricht (Arbeitsmittel). Grundsätzlich sind diese Lern- und Arbeitsmittel von den Schüler/innen bzw. deren Erziehungsberechtigten bereitzustellen bzw. zu beschaffen.

1.2 Kalkulation der Lern- und Arbeitsmittelbeiträge

Als Lern- und Arbeitsmittelbeiträge sind von den Schulen einzuheben:

  • Entgelt für Materialien, welche von der Schule angeschafft und den Schüler/innen ausgehändigt wurden
  • Ersatz des Einstandspreises für von der Schule für die Schüler/innen angeschaffte Lernmittel
  • Ersatz des Einstandspreises für von der Schule für die Schüler/innen angeschaffte Materialien für den praktischen Unterricht, sofern sie in die hergestellte Leistung eingehen bzw. von den Schüler/innen konsumiert werden

Keinesfalls dürfen im Rahmen der Lern- und Arbeitsmittelbeiträge Entgelte für

  • Kosten der Maschinen, Geräte, Anlagen, Einrichtungen u.Ä.
  • Kosten der Werkzeuge u.Ä.
  • Infrastrukturkosten, wie Raummiete, Strom, Heizung, Reinigung u.Ä.
  • Kosten der Schulausstattung, wie Desktop-PC , Beamer, Drucker, Kopierer, Kreide u.Ä.
  • Personalkosten
  • im Rahmen des Unterrichts durch Schüler/innen verursachte Schäden (Verschmutzungen, Werkzeug- bzw. Glasbruch u.Ä.)

erhoben werden.

Daraus folgt auch, dass

  • keine undifferenzierten bzw. nicht belegbaren Pauschalbeträge erhoben werden dürfen,
  • mit diesen Geldern keine Lehrmittel angeschafft werden dürfen,
  • die Mittel nicht zur Finanzierung der schulischen Infrastruktur eingehoben werden dürfen.

Die Höhe des Lern- und Arbeitsmittelbeitrages ist zu Beginn jeden Schuljahres festzulegen und den Erziehungsberechtigten bzw. den Schüler/innen mitzuteilen. Grundlage für die Ermittlung der Höhe der einzuhebenden Beiträge ist die zu Beginn jeden Jahres vorzunehmende Lehrstoffplanung, welche als Grundlage für die Ermittlung der benötigten Materialien und Lernmittel dient.

Vor endgültiger Festlegung der Höhe des Beitrages und der Form des Inkassos (monatlich, quartalsweise, semesterweise oder jährlich) ist der Schulgemeinschaftsausschuss (SGA) zu konsultieren.

Am Ende des Schuljahres und Durchführung der Zahlungen ist eine Endabrechnung zu erstellen. In dieser sind die beschafften Materialien und Lernmittel samt den dafür getätigten Auszahlungen den eingehobenen Lern- und Arbeitsmittelbeiträgen gegenüberzustellen. Diese Abrechnung ist den Schüler/innen bzw. Erziehungsberechtigten zur Kenntnis zu bringen.

1.2.1 Umsatzsteuer

Da die Schule für die erhobenen Lern- und Arbeitsmittelbeiträge als Teil der staatlichen Hoheitsverwaltung weder umsatzsteuerpflichtig noch vorsteuerabzugsberechtigt ist, sind alle Preise brutto, d.h. inkl. der bei der Anschaffung bezahlten Umsatzsteuer, zu verrechnen.

1.3 Verrechnung/Verbuchung

Die Verrechnung ist jedenfalls im Haushaltsverrechnungssystem des Bundes (SAP/ZBF) zu führen. Es darf kein eigenes Konto bei einem Geldinstitut – außer dem Schulkonto – geführt werden.

1.3.1 Einzahlungen

Einzahlungen (durch Erziehungsberechtigte bzw. von Schüler/innen) von Lern- und Arbeitsmittelbeiträgen sind durch die Schule voranschlagsunwirksam (Sachkonten 3675.001 – 3675.021) zu verrechnen.

1.3.2 Auszahlungen

Die Auszahlungen sind analog den jeweiligen Einzahlungen voranschlagsunwirksam zu verrechnen.

1.3.3 Salden in der voranschlagsunwirksamen Verrechnung

Soll/Auszahlungssalden sind unzulässig.

Habensalden/Überschüsse (je Sachkonto) aus Lern- und Arbeitsmittelbeiträgen: Allfällige geringfügige Differenzen (max. 10%) zwischen eingehobenem Lern- und Arbeitsmittelbeitrag und tatsächlichen Auszahlungen können auf Rechnung des nächsten Jahres vorgetragen werden. Größere Differenzen hingegen sind dem Einzahler rückzuerstatten. Ausscheidenden Schüler/innen bzw. deren Erziehungsberechtigten sind Überschüsse jedenfalls auszuzahlen bzw. Fehlbeträge nachzuverrechnen.

2. Zusatzregelungen für technisch-gewerbliche, gewerbliche und humanberufliche Lehranstalten des Bundes

2.1 Schüler/innenarbeiten

Die im Rahmen des lehrplanmäßigen Unterrichts an berufsbildenden Schulen herzustellenden Erzeugnisse bzw. zu erbringenden Leistungen dienen dazu, die schulrechtlich vorgegebenen Ziele zu erreichen und den Lehrplan umzusetzen. Von den Schüler/innen darf daher nur die Anfertigung von Werkstücken, Produkten u.Ä. oder die Erbringung von Leistungen verlangt werden, welche im Lehrplan konkret vorgesehen sind oder der Zusammenschau von Bildungs- und Lehraufgabe und Lehrstoff entsprechen. Schüler/innenarbeiten, die nicht der Erreichung der Lehrziele dienen bzw. nicht in den Lehrplänen vorgesehen sind, dürfen in der Unterrichtszeit nicht durchgeführt werden. Schüler/innen dürfen nicht zur Erbringung von Leistungen für die Schule außerhalb des lehrplanmäßigen Unterrichts – z.B. im Rahmen von teilrechtsfähigen Einrichtungen – verpflichtet werden.

Auch wenn die Herstellung im Rahmen des Unterrichts erfolgt, steht die Verfügung über die hergestellte Sache bzw. die Nutzungsgestattung ausschließlich den Eigentümer/innen bzw. Urheber/innen zu.

2.2 Eigentumsverhältnisse an Schüler/innenarbeiten

Wird eine Sache von den Eigentümer/innen verarbeitet, ändert sich an den Eigentumsverhältnissen nichts. Das Eigentum an einer Schüler/innenarbeit folgt daher grundsätzlich dem Eigentum am verarbeiteten Material, das zur Erstellung eines Erzeugnisses (Arbeit bzw. Produkt) notwendig ist:

Beispiel:

  • Rohmaterialien, Verbrauchs- und Hilfsstoffe. Gemäß § 61 Abs. 1 SchUG haben die Erziehungsberechtigten die Schüler/innen mit den erforderlichen Lernmitteln auszustatten. Dazu gehören auch die notwendigen Materialien, welche im Rahmen des fachpraktischen Unterrichts verarbeitet werden.
  • fachkundiges Personal, Werkstätten bzw. Küchen samt Einrichtungen und Maschinen, EDV-Geräte und Programme u.Ä. Dieses wird, da zum Schulerhalteraufwand zählend, vom Bund unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

Auch wenn Rohmaterialen, Verbrauchs- und Hilfsstoffe, die im Eigentum der Schüler/innen stehen, durch Lehrer/innen oder mit Maschinen und Einrichtungen des Bundes be- oder verarbeitet werden, erwirbt der Bund keinerlei Eigentum an den hergestellten Sachen. Daher kann er auch nicht über die Ergebnisse der Schüler/innenarbeiten verfügen. Das Eigentum sowie die Nutzungsmöglichkeiten stehen zur Gänze den Schüler/innen bzw. deren Erziehungsberechtigten zu. Nur diese können daher über das Ergebnis der Arbeit verfügen.

2.3 Instandhaltungs- oder Montagearbeiten

Insbesondere in den Lehrplänen der technisch-gewerblichen Lehranstalten ist die Durchführung von Instandhaltungs- und Montagearbeiten vorgesehen, welche an Übungsgegenständen durchgeführt werden. Diese hat der Schulerhalter samt den notwendigen Materialien, Werkzeugen und Vorrichtungen zur Verfügung zu stellen. Da nach Durchführung der Übung in der Regel der Übungsgegenstand wieder in den Ausgangszustand versetzt wird, entsteht keine verwertbare Leistung, an der die Schülerin, der Schüler oder sonst jemand Eigentum erwerben kann. Der Übungsgegenstand verbleibt daher im Eigentum des Schulerhalters.

Um derartige Arbeiten praxisnäher durchführen zu können und dem Schulerhalter das Erlangen entsprechender Übungsgegenstände zu erleichtern, können derartige Übungsgegenstände auch von Dritten bereitgestellt werden. Ausschließlicher Zweck dieser Bereitstellung ist das Erproben und Verbessern der Fertigkeiten der Schüler/innen unter Bedingungen, die der gewerblichen und industriellen Praxis möglichst nahekommen, keinesfalls jedoch das Herstellen oder Reparieren eines Produktes oder die Erbringung einer bestimmten Arbeits- oder Dienstleistung. Daher verbleibt auch in diesem Fall das Eigentum beim Dritten, der den Übungsgegenstand bereitstellt.

Dritte sind vor Bereitstellung des Übungsgegenstandes darauf aufmerksam zu machen, dass keine Leistungsvereinbarung eingegangen und auch kein Werkvertrag abgeschlossen wird und der Bund daher keine Gewähr für die Qualität und/oder zeitgerechte Durchführung der Arbeit übernimmt, sondern dass der Gegenstand primär zur Erfüllung des gesetzlichen Bildungsauftrages übernommen wird und den Schüler/innen zur Einübung von praktischen Fertigkeiten dient. Aus Beweisgründen ist eine derartige Vereinbarung mit Dritten schriftlich zu treffen.

Die zuständige Schulbehörde wird ermächtigt ausschließlich mit folgenden Dritten derartige Vereinbarung zu treffen, wobei das im Anhang befindliche Muster zu verwenden ist:

  • Schulen bzw. Schulerhalter
  • öffentlich-rechtliche Einrichtungen
  • karitative bzw. gemeinnützige Einrichtungen (gem. § 34 Bundesabgabenordnung (BAO) und der dazu ergangenen Rechtsprechung)

Mit Unternehmen oder Privatpersonen dürfen derartige Vereinbarungen nicht geschlossen werden.

Diese Ermächtigung kann an die Schulen weitergegeben werden.

2.4 Erzeugnisse aus dem Unterricht in Lehrküchen

Zur Erreichung der durch den Lehrplan vorgegebenen Bildungs- und Lehraufgabe sowie zur Festigung und Verbesserung der bereits erworbenen Kompetenzen, der Anwendung dieser in der beruflichen Arbeitssituation bzw. in einem neuen Lernumfeld, aber auch im Sinne eines ökonomischen Vorgehens können die in den Lehrküchen hergestellten Leistungen an folgende Personen bzw. Organisationen abgegeben werden:

  1. Schüler/innen der eigenen Schule und deren Angehörige
  2. Mitarbeiter/innen der eigenen Schule
  3. Schüler/innen anderer Schulen
  4. Mitarbeiter/innen anderer Schulen, öffentlich-rechtliche Körperschaften
  5. karitative und gemeinnützige Einrichtungen (gem. § 34 BAO und dazu ergangener Rechtsprechung)

Wenn aus Kapazitätsgründen nicht sämtliche Personen am Essen teilnehmen können, ist den zuerst genannten Personengruppen der Vorzug zu geben.

Die Abgabe von Essen an natürliche und juristische Personen, welche zu keiner der genannten Gruppen gehören, sowie für Zwecke, welche nicht erwähnt wurden – insbesondere für gewerbliche Zwecke –, ist unzulässig.

2.5 Prüfungsarbeiten

Die Kosten für die Herstellung von Erzeugnissen bzw. Leistungen im Rahmen von Vorprüfungen und fachpraktische Klausuren sind nicht von den Kandidat/innen zu tragen, sondern – sofern sie nicht von Dritten getragen werden – zu Lasten der reellen Gebarung zu verrechnen.

Ausnahme für Mode/Kunst: Die Kandidat/innen haben die Möglichkeit, besondere Materialien für die fachpraktischen Anteile der Klausuren selbst zu besorgen.

2.6 Entgelt für Leistungen an Dritte

Werden Leistungen der Schule zulässigerweise an Dritte abgegeben bzw. nehmen Dritte zulässigerweise Leistungen der Schule in Anspruch (s. Pkt. 2.3 und 2.4), dann sind sämtliche damit im Zusammenhang stehende Auszahlungen zuzüglich eines mindestens 20%igen Zuschlages für die Bereitstellung der schulischen Infrastruktur vom Dritten zu ersetzen, sofern die verarbeiteten Materialien nicht vom Dritten in natura bereitgestellt werden.

Die für die Leistungen an Dritte angefallenen Auszahlungen haben bei der Ermittlung der Höhe des Arbeitsmittelbeitrages außer Betracht zu bleiben.

2.6.1 Verrechnung

Einzahlungen von Dritten sind ebenfalls voranschlagsunwirksam zu verrechnen. Für diese Ein- und Auszahlungen sind eigene, von den Lern- und Arbeitsmittelbeiträgen unabhängige, Abrechnungen zu führen. Die Überschüsse aufgrund des Zuschlags sind spätestens am Ende des Schuljahres in die zweckgebundene Gebarung umzubuchen. Als Beleggrundlage ist eine von der Schulleitung unterfertigte Gegenüberstellung der aus diesen Projekten vereinnahmten Zahlungen mit den dafür angefallenen Auszahlungen beizufügen (einzuscannen).

2.6.2 Barverkäufe

Kleinere Beträge (z.B. der Verkauf einer einzelnen Mahlzeit, Verkäufe im Rahmen eines Buffets) sollten vorzugsweise bar einkassiert werden. Dabei sind für jeden Verkaufsvorgang zumindest folgende Daten zu erfassen:

  • eingehobener Betrag,
  • Art der verkauften Ware (z.B. Menü, Suppe, Wurstsemmel, Tee, Kaffee u.Ä.).

Die Form der Datenerfassung steht der Schule frei (z.B. Verkaufs-Strichlisten), jedoch muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Aufbewahrungsfristen jederzeit nachvollziehbar sind. Die Verpflichtung zur Führung sonstiger Aufzeichnungen (z.B. Materialkontoblätter) und die Verpflichtung zur Dokumentation der verwendeten Materialien (z.B. durch Menüplan, Rezepte) bleiben davon unberührt.

Wird an Verkaufsstellen (Buffet, Mittagstisch, Cafeteria u.Ä.) Bargeld eingehoben, so sind Handkassen einzurichten, die als „Handverlag“ für Wechselgeld (Konto 2700.000) von der Rechnungsführung ausgegeben werden. Diese sind grundsätzlich täglich abzurechnen.

3 Inkrafttreten

Dieses Rundschreiben tritt mit dem Schuljahr 2020/21 in Kraft und ersetzt das Rundschreiben 16/2016 - Lern- und Arbeitsmittelbeiträge an Bundesschulen, GZ 10.960/0069-III/8/2016.

Wien, 5. Oktober 2020

Für den Bundesminister:
SektChefin Mag.a Margareta Scheuringer

Zugeordnete/s Sachgebiet/e

Budget- und Rechnungswesen